Глава 18. Первичные учетные документы и их содержание

ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА

Первичные учетные документы и их содержание

Бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Согласно принципу полноты все факты хо­зяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность.

Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей. Они также используются для руководства и управления хозяйствен­ной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера — для выплаты из кассы наличных денег, счета на отгруженные поставщиками товары — для перечисления денежных средств с расчетных счетов покупателей и т.д.

На основе бухгалтерских документов контролируется правильность со­вершенных ФХЖ, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, ус­танавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т.е. доку­ментация выполняет контрольно-аналитические функции.

Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую ин­формацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группи­ровкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в со­ответствующих бухгалтерских регистрах.

Носителями юридической информации документы считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для по­лучения исчерпывающего представления о совершенном ФХЖ и обеспече­ния его доказательной силы.

Таким образом, первичный учетный документ — это оформленное в уста­новленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйствен­ной жизни, придающее ему юридическую силу. Правильно оформленные доку­менты служат основанием для записей в бухгалтерском учете и, следователь­но, выполняют роль импульса, дающего начало учетной информации. Пра­вилом бухгалтера должно стать: «Нет документа — нет записи».

Поскольку документы придают юридическую силу ФХЖ, отражаемым в бухгалтерском учете, к ним предъявляются определенные требования: точ­ность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни, своевременность составления и ясность содержания, соблюдение установленных форм и рек­визитов документов.

Порядок документирования хозяйственных операций в бухгалтерском учете и хранения первичных документов определен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» [1].

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются рекви­зитами. В них фиксируются качественные реквизиты-признаки и образова­ния реквизитов — показатели, характеризующие факты хозяйственной жиз­ни. Как правило, экономический показатель представлен несколькими рек­визитами-признаками и одним реквизитом-основанием, дающим количест­венную оценку.

Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относят­ся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного сче­та, номер склада или цеха, табельные номера работников и т.д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. К учету принимаются толь­ко правильно оформленные документы, составленные в соответствии с фор­мой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.

Первичные документы должны содержать следующие обязательные рек­визиты:

наименование документа (формы), код формы;

дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хо­зяйственной жизни и правильность его оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Наименование документа (например, акт, требование на материалы, рас­ходный кассовый ордер и др.) указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.

Дата составления документа несет в себе контрольное и информацион­ное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.

Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отража­ются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, от­личающих данный факт и полученных посредством наблюдения.

Выполнение ФХЖ, правильность и полнота сведений о нем, зарегистри­рованных в документе, должны подтверждаться подписями лиц, ответствен­ных за данный факт. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает ру­ководитель по согласованию с главным бухгалтером. В первичном учетном документе могут содержаться и дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственного факта.

Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишу­щих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Оформительные записи ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.

Первичные документы составляются в момент совершения ФХЖ, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании хозяй­ственной операции. За достоверность содержащихся в документе данных и качество его составления ответственность несут лица, подписавшие доку­мент.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением банковских и кассовых), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправ­ленный текст или суммы. Зачеркивание делают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном до­кументе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено под­писью лиц, подписавших документ, проставлена дата исправления. В кассо­вых и банковских документах исправления не допускаются.

Для полного и точного отражения содержания ФХЖ применяются доку­менты, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учет­ной документации. Использование каких-либо произвольных форм разре­шается только при утверждении этих форм в установленном порядке.

В случаях, предусмотренных законодательством, формы первичных доку­ментов могут относиться к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой от­четности подлежат нумерации типографским способом или нумератором и хранятся в сейфе. Предприятия получают бланки строгой отчетности в ти­пографии, банке и других организациях по доверенности. Учет бланков стро­гой отчетности ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прош­нуровывают, на обороте последнего листа скрепляют печатью и заверяют подписями руководителя и бухгалтера.

На предприятиях используется множество документов, различных по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни. Нап­ример, одним документом нельзя оформить такие неоднородные факты, как выдача денег из кассы и отпуск товарно-материальных ценностей. Выдача де­нег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, а отпуск сырья, ма­териалов и товаров со склада — накладной.