Здесь Эффективность!

II

Мелкие дела Телефонные звонки Незапланированные встречи

Делегировать!

НЕ ВАЖНО

IV

Рутина

Не делайте этого! Делегируйте!

Процесс эффективного делегирования

Цель-Ответственность-Контроль-Ресурсы-Поощрение

Перекладывая дело на кого-либо следует:

Описать ЦЕЛЬ дела – должна быть в формате КИДС (SMAC): К онкретная, И змеримая, Д остижимая, С овместимая (с бизнес-задачами заказчика, например); необходимо ОБЪЯСНИТЬ ВАЖНОСТЬ цели для бизнеса в целом и для исполнителя в частности и ожидаемые ВЫГОДЫ для того и другого.

Определить ОТВЕТСТВЕННОСТЬ – какие решения, связанные с выполнением дела, находятся в КОМПЕТЕНЦИИ ИСПОЛНИТЕЛЯ, к кому ему обращаться в случае недостатка собственной компетенции для выполнения дела.

Установить систему КОНТРОЛЯ – СРОКИ исполнения, система ОТЧЕТНОСТИ (простейшая – исполнитель сообщает в любой форме о выполнении дела сразу же после его окончания).

Определить РЕСУРСЫ – время, деньги, люди

Определить ПООЩРЕНИЕ/НАКАЗАНИЕ – для заказчика и коллеги (не подчиненного) этот шаг проводится в процессе описания цели.

Планирование достижения результатов

Ежемесячно – анализ долгосрочных целей и план действий по их достижению. Определение основных приоритетов.

Еженедельно – анализ ежемесячных приоритетов и определение основных дел на неделю.

Ежедневно – учет своевременности выполнения задач в порядке приоритетов, определение конкретного времени на каждое ключевое действие.

Забота о себе как о ценном бизнес-ресурсе

Избегать стресса через автоматизацию монотонного труда, дробление сложных операций до простейших действий, разжигание собственного азарта (например, культивировать в себе желание продвинуться по служебной лестнице, в каждом проекте усматривать выгоду для себя, подсчитать сумму зарплаты за час работы и каждый час смотреть на часы и улыбаться и т.п.), умение отдыхать и не позволять никому и ничему мешать этому процессу.

Забота о здоровье – спорт, хорошее регулярное питание, разнообразие жизни вне работы, отпуск на море, ежегодная диспансеризация и т.п.

Эффективная работа с документами – правило ГРАНАТы:

«Многократное использование не предусмотрено».

Любой документ должен побывать в руках ТП только один раз и ТП должен произвести с ним одно из 4-х действий:

выбросить или передать другому (например, случайно попавший в руки старый счет-фактура),

подшить в папку для информации (отчет по продажам категории шампуней отдела парфюмерии универмага),

отреагировать немедленно (оплатить счет за парковку или написать объяснительную по поводу причин просрочки платежа по письменному запросу кредитного контроля),

внести в план связанные с документом дела (например, краткое описание инициатив следующего месяца).

Пассивный (реагирующий) тип

Модель «Стимул-Реакция»

Активный (ответственный) тип

Реакция

Выбирать ОТВЕТную реакцию значит быть

ОТВЕТственным

Проведение практической части тренинга должно проходить как в процессе практических занятий в офисе (в рамках теоретического тренинга), так и в течение одного дня в полях вместе с ТП, где в формате 4П и с ФСБ-разбором каждого визита менеджер должен научить ТП экономно и эффективно распоряжаться имеющимся у него временем при максимальном выполнении целей каждого визита и дневного плана ТП.