Глава 4. Управление взаиморасчетами с контрагентами

Расчеты с контрагентами по управленческому учету

Организация системы взаиморасчетов в конфигурации построена по принципу двойной записи. Такой принцип организации озна-чает, что для моделирования хозяйственного процесса из всего многообразия регистров (параметров) выбираются лишь те, для которых изменение одного регистра из этой совокупности всегда повлечет компенсирующее изменение одного или нескольких других регистров. Это идея аналогична системе двойной записи в бухгалтерском учете. «Двойная запись» обеспечивает полноту и согласованность состояния регистров. Достоверность же модели определяется выбранным набором регистров, качеством докумен-тирования хозяйственного процесса и корректностью процедур преобразования фактов хозяйственной жизни в изменения реги-стров.

С точки зрения взаиморасчетов, принципами двойной записи в конфигурации связаны следующие учетные блоки:

• Учет денежных средств;

• Учет заявок на расходование денежных средств;

• Комиссионная торговля;

• Учет заказов поставщикам;

• Учет заказов покупателей;

• Складской учет.

То есть при оформлении хозяйственной операции по одному из блоков, как правило, меняется состояние учета в других блоках.

Основные требования, предъявляемые к системе взаиморасчетов, - это точная фиксация момента возникновения задолженности между контрагентом и фирмой, сумм задолженности, причин воз-никновения задолженности, учет вариантов погашения, анализ итогового состояния задолженности на любой момент времени.

Понятие задолженности имеет смысл рассматривать в контексте времени. С этой точки зрения в системе можно рассматривать два условия возникновения задолженности:

• задолженность фактическая;

• задолженность прогнозируемая (отложенная).

Задолженность фактическая связана с операциями расчета, с мо-ментами передачи прав собственности. В системе такая задол-женность возникает при оформлении документов оплаты, доку-ментов отгрузки или приемки ТМЦ. По бухгалтерии возникнове-ние фактической задолженности всегда находит отражение в про-водках.

Отложенная задолженность - это задолженность, которая может возникать, если используется хотя бы одна из следующих подсис-тем:

• учет заказов поставщикам на покупку товаров;

• учет заказов поставщикам на реализацию товаров по договору
комиссии;

• учет заказов покупателей на покупку продукции;

• учет заказов покупателей на комиссионную торговлю продук-
цией;

• учет заявок на расходование денежных средств.

Например, если ведется учет заказов поставщикам, то в момент оформления самого заказа еще никаких обязательств между фир-мой и поставщиком с юридической точки зрения не возникает. Фактическая задолженность возникнет только при получении материалов или при их оплате. Однако при формировании заказа мы прогнозируем, что по этому заказу фирма оплатит стоимость материалов, а поставщик эти материалы привезет. Возникает от-ложенная задолженность, которая фиксируется в системе.

Аналогичным образом можно рассматривать систему заявок на расходование денежных средств. При оформлении заявки еще никакого движения денежных средств не произошло, однако можно прогнозировать, что заявка будет удовлетворена, и денеж-ные средства будут перечислены.

Таким образом, в системе можно получать данные не только о состоянии фактических взаиморасчетов по реально проведенным сделкам, но и получать прогнозную оценку о состоянии взаимо-расчетов по планируемым сделкам.

Ведение указанных выше пяти подсистем не является обязатель-ным, так как всегда остается возможность вести взаиморасчеты по фактически свершившимся сделкам.

Детализация взаиморасчетов

Все взаиморасчеты в системе ведутся в разрезе договоров и контрагентов. Для каждого контрагента может быть указано не-сколько договоров. Договор - это необходимый разрез взаимо-расчетов. При оформлении хозяйственных операций необходимо указывать договор, по которому пройдут взаиморасчеты в момент фиксации хозяйственной операции. В рамках одного договора с контрагентом можно вести взаиморасчеты либо по договору в целом, либо с учетом дополнительной детализации по сделкам.

Режим ведения взаиморасчетов по договору в целом или по дого-вору и по сделкам указывается в самом договоре. Причем, в слу-чае ведения взаиморасчетов по сделкам возможны три режима:

• по расчетным документам;

• по заказам;

• по счетам.

Независимо от того, ведется дополнительный учет взаиморасче-тов по сделкам или нет, для анализа можно рассматривать взаи-морасчеты по договору контрагента в целом.

В договоре помимо способа ведения взаиморасчетов указывается вид договора: с поставщиком, с покупателем, с комитентом, с ко-миссионером, прочее. Вид договора влияет на то, какие хозяйст-венные операции можно проводить по этому договору. Например, операцию поступления товаров от комитента, а соответственно и отражение во взаиморасчетах такой сделки, можно проводить только по договору с видом «С комитентом». По виду договора также различаются операции комиссионной торговли и торговли по договору купли-продажи.

По расчетным документам

В этом режиме в качестве сделок выступают расчетные докумен-ты (оплаты, отгрузки, поступления и т.п.), т.е. документы, фикси-рующие хозяйственные операции, связанные с изменением за-долженности. Указание таких документов в качестве сделок в подсистеме взаиморасчетов будет означать, что погашается за-долженность, образованная не просто в рамках договора с контр-агентом, а образованная именно этими документами. Например, при оформлении оплаты поставщику помимо договора с постав-щиком можно указать в качестве сделки документ поступления материалов от этого поставщика. В этом случае будет погашаться задолженность именно за полученные от поставщика материалы.

При оформлении хозяйственной операции в качестве сделки мо-гут выбираться только сделки по документам, образующим «про-тивоположный»- знак задолженности, по сравнению с текущей хозяйственной операцией. Например, для документов отгрузки сделкой могут выступать только документы оплаты и наоборот. Таким образом, получается связь один ко многим, т.е. одна оплата и много отгрузок по ней или одна отгрузка и много оплат.

Принципиальным ограничением, которое жестко контролируется системой, является следующее: сумма взаиморасчетов, проводи-мая по хозяйственной операции, не может частично закрыть долг по указанной сделке и на остаток суммы образовать аванс. На-пример, недопустима ситуация, когда одной оплатой на 200 руб-лей закрывается отгрузка на 150 рублей и по этой же сделке об-разуется аванс на 50 рублей.

При возникновении такой ситуации в системе пользователю со-общается о некорректности введенных данных, такой документ не будет проведен.

Таким образом, можно жестко организовать соответствие отгруз-ки и оплаты. Для нежесткой связки документов оплаты и отгрузки необходимо использовать режимы по договору в целом или по договору и сделке в режиме по заказам, по счетам.

По заказам

В этом режиме в качестве сделок могут выступать только заказы или счета на оплату. Это фактически дополнительный уровень взаиморасчетов, аналогичный договору. В этом режиме документ, влияющий на взаиморасчеты, может в рамках заказа погасить имевшуюся по этому заказу задолженность и, если сумма по до-кументу превышает размер долга, образовать аванс, но в рамках того же заказа.

Пример. Оформлен заказ на сумму 1000 руб., отгрузка произво-дится частями, на какой-то момент времени отгрузили продукции на 400 руб. Далее при поступлении платежа на сумму 700 руб. по этому заказу будет закрыт долг на сумму 400 руб. и образован аванс на сумму 300 руб.

По счетам

В качестве сделок выступают счета на оплату. Такие счета мы можем выставлять покупателю, например, на основании сформи-рованных заказов, можем регистрировать счета от поставщиков, например, на основании заказов поставщикам. Задолженность в этом случае будет погашаться в рамках указанного счета. Если сумма по документу превышает сумму по счету, то будет сформи-рован аванс в рамках этого же счета. По сути схема аналогична предыдущей с тем лишь отличием, что в качестве сделок высту-пают не заказы, а счета на оплату.

Пример. Покупателю оформлен заказ на сумму 5000 руб. По это-му заказу выставлен счет на такую же сумму, то есть на 5000 руб. От покупателя поступила оплата на сумму 5200 руб. На сумму 5000 руб. будет закрыт долг по счету, а на сумму 200 руб. по это-му счету будет записан аванс, который можно будет погасить, на-пример, дополнительной отгрузкой продукции этому покупателю.

Механизмы автоматического контроля дебиторской задолженности

К договору привязан ряд настроек, позволяющих указывать па-раметры контроля дебиторской задолженности по договору. Эти настройки действуют при оперативном контроле дебиторской за-долженности при записи хозяйственной операции в системе.

Контролировать сумму задолженности. Реквизит устанавлива-ет необходимость контроля сумм дебиторской задолженности по договору.

Допустимая сумма дебиторской задолженности. Этот рекви-зит определяет сумму максимально возможной дебиторской за-долженности контрагента по данному договору. Имеет смысл для любого способа учета взаиморасчетов по договору:

• Для покупателей это означает, что отгрузка может произво-
диться, если дебиторская задолженность по договору после от-
грузки не превысит указанную величину.

• Нулевая величина для покупателей означает стратегию «От-
грузка по мере оплаты».

• Для поставщиков это означает, что оплата может производить-
ся, если дебиторская задолженность по договору после оплаты
не превысит указанную величину.

• Нулевая величина для поставщиков означает стратегию «Оп-
лата по мере отгрузки».

Контролировать число дней дебиторской задолженности. Этот механизм фиксирует максимальное ограничение числа дней дебиторской задолженности контрагента по данному договору. Имеет смысл, только если взаиморасчеты ведутся в режиме «По расчетным документам».

Допустимое число дней дебиторской задолженности. Опреде-ляет максимальное число дней дебиторской задолженности контрагента по договору. При проведении документов проверяет-ся, что ни по одной сделке нет задолженности старше указанного числа дней.

процент неооходимой предоплаты. Э тот реквизит определяет процент необходимой предоплаты по заказу, чтобы по нему мож-но было отгружать товар. Имеет смысл, только если взаиморасче-ты ведутся «По заказам», «По договору в целом», «По счетам». Для расчетов с покупателями это означает, что отгрузка может производиться, если по счету или заказу поступил необходимый процент предоплаты. Для расчетов с поставщиками не использу-ется.

Использование механизмов контроля дебиторской задолженности в зависимости от детализации ведения взаиморасчетов:

Контролируемый параметр Уровень детализации взаиморасчетов	Сумма дебиторской задолженности	Число дней задолжен­ности	Процент предоп­латы
По договору	+	-	+
По расчетным документам	+	+	-
По заказам	+	-	+
По счетам	+	-	+

Система анализа кредиторской задолженности в системе не реа-лизована.

Валюта взаиморасчетов по управленческому учету

Для целей управленческого учета взаиморасчеты могут вестись одновременно в двух валютах:

• в валюте управленческого учета;

• в валюте взаиморасчетов.

Валюта управленческого учета задается на уровне настроек всей системы. Поэтому, независимо от того, в какой валюте была оформлена хозяйственная операция (получение денежных средств, отгрузка продукции и др.), величина долга, с точки зре-

ния системы взаиморасчетов, будет пересчитана в валюту управ-ленческого учета. Это дает возможность анализировать любые взаиморасчеты в единой валюте. Например, если валюта управ-ленческого учета доллары, то независимо от того, в какой валюте платил клиент (в рублях, долларах), сумма операции, с точки зрения взаиморасчетов, будет конвертирована сначала в доллары. Затем уже будет произведен анализ того, как эта сумма будет проведена по взаиморасчетам (увеличение долга, погашение дол-га, получение аванса и т.д.).

Параллельно с взаиморасчетами в управленческой валюте можно вести взаиморасчеты в валюте, определенной для каждого от-дельного договора контрагента. Валюту договора, в которой ве-дутся взаиморасчеты, будем называть валютой взаиморасчетов. В этом случае при оформлении хозяйственной операции, влияющей на взаиморасчеты, валюта, в которой оформляется эта операция, может быть либо равной валюте взаиморасчетов, либо равняться валюте регламентированного учета. Например, валюта взаиморас-четов определена как доллары, валюта регламентированного учета - рубли. Операцию поступления товаров от поставщика по тако-му договору можно оформить либо в долларах, либо в рублях.

Исключением являются документы движения денежных средств. В таких документах валюта операции определяется однозначно валютой платежа. Например, если валюта, которая определена для учета наличных денежных средств в кассе, является евро, то сумма наличных средств, поступающих в кассу, будет указана только в евро. Если поступление денежных средств в кассу связа-но с взаиморасчетами по договору, валюта которого доллары, то сумма взаиморасчетов будет пересчитана сначала из евро в рубли, а потом из рублей в доллары.

При оформлении любых хозяйственных операций в том случае если валюта операции отличается от валюты взаиморасчетов (и от валюты управленческого учета), будет проводиться пересчет из валюты операции в валюту взаиморасчетов (в валюту управлен-ческого учета). Валюта регламентированного учета едина и зада-ется на уровне всей системы. При пересчете сумма операции все-гда будет пересчитываться вначале в валюту регламентированного учета, а затем уже в валюту взаиморасчетов и в валюту управлен-ческого учета.

При пересчете сумм из одной валюты в другую курсы валют бе-рутся по умолчанию на дату свершения операции. Курс и крат-ность курса для пересчета сумм из валюты регламентированного учета в валюту взаиморасчетов указываются в самой хозяйствен-ной операции пользователем. То есть курс, по которому учитыва-ется долг по сделке, является договорным. Другие курсы валют берутся из общего справочника валют и не хранятся в докумен-тах.

Пример. В конфигурации выбраны следующие настройки валют:

• Валюта регламентированного учета = рубли;

• Валюта управленческого учета = доллары.

• Для взаиморасчетов с контрагентом А по некоторому договору
X выбрана валюта ведения взаиморасчетов = евро.

На некоторую дату в справочнике валют имеем следующие курсы валют, заданные по отношению к валюте регламентированного учета, то есть рублям:

Валюта	Курс
Рубль
Доллар	28,49
Евро	36,14

Это означает, что если мы будем оформлять хозяйственную опе-рацию с контрагентом А (например, продажу продукции), и в ка-честве договора будет выбран договор X, то саму хозяйственную операцию мы должны будем оформить либо в евро, либо в руб-лях. В другой валюте оформить операцию невозможно.

Если сумма продаж указывается в евро (200 евро), то курс для валюты взаиморасчетов задается явно в самой операции (напри-мер, 36,50 руб. за 1 евро). По взаиморасчетам эта операция отра-жается следующим образом:

• в валюте взаиморасчетов будет увеличение долга на 200 евро;

• в валюте управленческого учета будет увеличение долга на
200*36,50/28,49 - 256,23 доллара

Если сумма продаж указывается в рублях (200 рублей), то по взаиморасчетам эта операция отражается следующим образом:

• в валюте взаиморасчетов будет увеличение долга на
200/36,50= 5,48 евро;

• в валюте управленческого учета будет увеличение долга на
200/28,49 - 7,02 доллара.