Организация складского ордерного учета

Организация складского учета с использованием ордеров позво-ляет в разные моменты времени фиксировать в автоматизирован-ной системе движения ТМЦ в количественном измерении и от-ражение этих движений в суммовом выражении. Документы, ко-торыми оформляют движения ТМЦ по складу, называют ордера-ми на товары («Приходный ордер на товары», «Расходный ордер на товары»). Причем, несмотря на то, что в названии документов используется термин «товары», в ордерах могут быть указаны любые материальные ценности (товары, материалы, продукция, оборудование). Документы, отражающие движения по суммовому учету {финансовые документы) - это документы, например, «По-ступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг».

Ордера на товары оформляются кладовщиками на складах. В этих документах указывается в обязательном порядке склад, на-именование товара, его количество. Не фиксируются никакие данные о сумме поступивших или списанных ТМЦ. Ордера ис-пользуются для оперативного учета перемещения ТМЦ на скла-дах в количественном выражении. Стоимостная оценка принятых или переданных ТМЦ производится только на основании финан-совых документов. При операциях поступления ТМЦ, как прави-ло, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ор-дера дают возможность оперативно оформить поступление ТМЦ на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной системе. При реализации наоборот, как правило, сначала выписываются финансовые документы, а затем на их основании производится отгрузка со склада с оформлением расходного складского ордера.

Использование ордерной системы не является опциональной на-стройкой всей системы. Решение об использовании ордерной сис-темы можно принимать отдельно для каждого конкретного слу-чая, то есть для одних поступлений ТМЦ можно оформлять ор-дера, другие — приходовать сразу и проводить одновременно по складскому и финансовому учету. Аналогичным образом можно поступать и при реализации ТМЦ.

Механизм складских ордеров удобно использовать и для оформ-ления неотфактурованных поставок. В этом случае приходным ордером ТМЦ приходуются на склад, а при поступлении счета-фактуры оформляется финансовый документ учета поставок.

При использовании ордерной системы важно учесть несколько требований, предъявляемых к такой организации документообо-рота:

• кладовщик (или оператор по вводу ордеров) должен хорошо
знать организацию номенклатурного справочника в системе и
быстро находить нужные позиции;

• в случае прихода новых ТМЦ, которые ранее не проходили по
учетной системе, надо регламентировать ввод новых позиций
ТМЦ в номенклатурный справочник - эти позиции должны
либо быть введены заранее до прихода ТМЦ на склад, либо
кладовщику должно быть разрешено заводить новые элементы
номенклатурного справочника;

• оформление приходных ордеров на товары должно произво-
диться до оформления финансовых документов поступления,
соответственно, оформление расходных ордеров на товары
должно производиться после оформления финансовых доку-
ментов реализации.