Загальна характеристика задач і технологія обліку праці та заробітної плати в системі “1С-Підприємство 8.2”

Матеріальну основу суспільства становить праця як доцільна діяльність людини, в процесі якої вона видозмінює і пристосовує предмети природи для створення матеріальних благ. В цих умовах заробітна плата є, з однієї сторони, елементом доходу найманого працівника, формою реалізації права власності на ресурс праці, що йому належить, а з іншої - стосовно роботодавця заробітна плата є платою за куплений ресурс праці, що використовується ним як один з чинників виробництва і є одним з елементів витрат виробництва. Неможливість отримання високої оплати праці призводить до знецінення соціальних цінностей, зневажання гідності людини, зневіри у власні сили й загалом формує незадоволеність працею та життям, зумовлює низький рівень продуктивності праці, тобто є руйнівною для стану професійного розвитку працівника.

Законодавство про працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності і галузевої належності, а також осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними особами.

Основні положення з оплати праці сформульовано в Кодексі законів про працю України. Саме Кодекс законів про працю регулює трудові відносини всіх працівників в Україні, сприяючи зростанню продуктивності праці, поліпшенню якості роботи, підвищенню ефективності суспільного виробництва і піднесенню на цій основі матеріального і культурного рівня життя трудящих, зміцненню трудової дисципліни і поступовому перетворенню праці на благо суспільства в першу життєву потребу кожної працездатної людини.

Важливу роль у регулюванні трудових відносин відіграють також закони:

Закон України "Про колективні договори і угоди" вiд 01.07.1993 № 3356-XII в чинній редакції;

Закон України "Про оплату праці" вiд 24.03.1995 № 108/95-ВР в чинній редакції;

Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 № 996-XIV в чинній редакції;

Закон України "Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності" вiд 15.09.1999 № 1045-XIV в чинній редакції;

Закон України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)" вiд 03.03.1998 № 137/98-ВР в чинній редакції;

Закон України “Про охорону праці” вiд 14.10.1992 № 2694-XII в чинній редакції;

Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI в чинній редакції;

Закон України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням” вiд 18.01.2001 № 2240-III в чинній редакції;

Закон України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття” вiд 02.03.2000 № 1533-III в чинній редакції;

Закон України ”Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” вiд 09.07.2003 № 1058-IV в чинній редакції;

Закон України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності” вiд 23.09.1999 № 1105-XIV в чинній редакції;

Закон України “Про відпустки” вiд 15.11.1996 № 504/96-ВР в чинній редакції;

Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

З 1 січня 2013 року набув чинності Закон України від 05.07.2012 р. №5067-VI «Про зайнятість населення». З метою стимулювання зайнятості Законом № 5067 вводиться механізм компенсаційних виплат, пов’язаних із витратами зі сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування для роботодавців, які протягом 12 календарних місяців забезпечували створення нових робочих місць, працевлаштовували на них працівників і упродовж цього періоду щомісяця здійснювали їм виплату заробітної плати в розмірі не менше ніж три мінімальні заробітні плати (з 1 січня - це 3 441 грн.). Таким роботодавцям протягом наступних 12 календарних місяців за умови збереження рівня заробітної плати в розмірі не менше ніж три мінімальні заробітні плати за кожну таку особу щомісяця за рахунок коштів Державного бюджету України, передбачених у бюджеті Пенсійного фонду України, компенсуються фактичні витрати у розмірі 50% суми нарахованого єдиного внеску за відповідну особу за місяць, за який він сплачений, у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України. Однак у разі зменшення штатної чисельності працівників та фонду оплати праці роботодавець втрачає право на компенсацію (ст. 24 Закону № 5067).

Питання обліку оплати праці регламентують також такі нормативно-правові документи::

Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій від 30.11.1999 № 291;

Інструкції зі статистики заробітної плати від 13.01.2004 № 5;

Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням від 26.09.2001 № 1266;

Наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року N 489.

Загальну методологію обліку оплати праці регламентує порядок визнання окремих видів зобов’язань за виплатами працівникам, встановлений у П(С)БО 26 «Виплати працівникам» [3] (пп. 7-8, 11-12, 15, 16 та 31), міжнародна й вітчизняна практика обліку. В системі рахунків - це синтетичний облік нарахування і розподілу оплати праці, визначення належної суми працівникам і віднесення витрат на відповідні рахунки за статтями і об'єктами калькулювання. Норми П(С)БО 26 поширюються на роботодавців – підприємства, організації, інші юридичні особи незалежно від форм власності (крім бюджетних установ). Цей нормативно-правовий акт регламентує правила бухгалтерського обліку виплат працівникам, у ньому ж і передбачених, а саме (п. 4 П(С)БО 26): поточних виплат; виплат при звільненні; виплат по закінченні трудової діяльності; виплат інструментами власного капіталу підприємства; інших довгострокових виплат.

У Плані рахунків для узагальнення інформації про розрахунки за виплатами працівникам передбачений балансовий рахунок 66 "Розрахунки за виплатами пра­цівникам", що має три субрахунки: 661 "Розрахунки за заробітною платою"; 662 "Розрахунки з депонентами"; 663 "Розрахунками за іншими виплатами".

За кредитом рахунку 66 "Розрахунки за виплатами працівникам" відображаються нарахована працівникам підприємства основна та додаткова заробітна плата, премії, допомога по тимчасовій непрацездатності, інші належні до нарахування працівникам виплати, за дебетом - виплата основної та додаткової заробітної плати, премій, допомоги по тимчасовій непрацездатності тощо; вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів у рахунок заробітної плати (погашення заборгованості перед працівниками за іншими виплатами); утримання податку з доходів фізичних осіб, відрахування на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, платежів за виконавчими документами та інші утримання з виплат працівникам.

Заборгованість підприємства з виплат працівникам у разі одержання підприємством готівки для виплати через касу підприємства та неотримання її працівниками в установлений строк відображається за дебетом субрахунків 661 "Розрахунки за заробітною платою" і 663 "Розрахунки за іншими виплатами" та кредитом субрахунку 662 "Розрахунки з депонентами".

На субрахунку 663 "Розрахунки за іншими виплатами" ведеться облік розрахунків за виплатами, що не належать до фонду оплати праці, зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності.

Аналітичний облік розрахунків ведеться за кожним працівником, видами виплат та утримань.

Облік заробітної плати в системі "1С: Підприємство 8.2" - це синтетичний облік нарахування та розподілу оплати праці, визначення належної суми виплати працівникам, віднесення нарахованої заробітної плати на відповідні рахунки витрат за статтями і об'єктами калькулювання.

В межах підсистеми розрахунку заробітної плати вирішуються наступні завдання:

- здійснення розрахунків заробітної плати персоналу;

- нарахування, регламентованих законодавством, податків і внесків;

- підготовка платіжних документів на виплату грошових коштів працівникам і відображення взаєморозрахунків з працівниками;

- відображення нарахованої оплати праці та утримань із заробітку в обліку;

- формування внутрішньої та регламентованої звітності з обліку праці та заробітної плати.

Для розрахунку заробітної плати конфігурація "Бухгалтерія для України" системи "1С: Підприємство 8.2" дозволяє користувачу:

- вести необмежений список видів нарахувань і утримань з автоматизованим їх розрахунком за окладом (тарифною ставкою) в залежності від відпрацьованого часу, з врахуванням індексації заробітку, будь-яких надбавок до зарплати та утримань;

- коригування списку нарахувань, що входять до оподатковуваної бази для внеску у фонди соціального страхування. При цьому враховується наявність на підприємстві працюючих інвалідів та податкових нерезидентів.

Виплату заробітної плати можна здійснювати як готівкою, так і перерахунком коштів на банківські карткові рахунки працівника. Готівкові виплати можна оформляти загальною платіжною відомістю, або автоматичним формуванням видаткових касових ордерів по працівниках. Крім того, суми заробітку можуть бути депонованими.

При виплаті заробітної плати конфігурація "Бухгалтерія для України" системи "1С: Підприємство 8.2" надає можливість сформувати пакет документів для перерахувань до бюджету обов'язкових податків і внесків, оскільки конфігурацією підтримується ведення обліку отриманих працівником доходів з метою нарахування податку з доходів фізичних осіб і внесків у єдиного соціального внеску. З метою формування регламентованої звітності здійснюється облік фактів нарахування і сплати до бюджету ПДФО в розрізі працівників.

Для зручності роботи користувача в конфігурації "Бухгалтерія для України" запропоновані такі механізми управління обліком кадрів, відпрацьованого часу та заробітної плати:

"Помічник з обліку зарплати" – допомагає бачити послідовність дій, які необхідно виконати з оплати праці - від прийому фізичної особи на роботу до формування бухгалтерських провдень;

"Управління даними працівника" – інструмент управління кадровою та зарплатною інформацією по працівниках підприємства. Дозволяє вводити, переглядати, редагувати дані кадрового обліку, відомості про планові й фактичні нарахування та утримання.

9.2. Автоматизація кадрового обліку в системі "1С: Підприємство 8.2"

Наукова організація обліку праці та її оплати дає змогу забезпечити інформацію про кількісні і якісні характеристики складу персоналу, використання робочого часу, продуктивність праці та інші показники для управління та звітності, нарахування заробітної плати, розрахунків із працюючими; можливість здійснювати контроль та аналіз цього складного об’єкта управління. Як правило, вона має свою стандартну структуру. Перш за все, це стосується основних напрямів організації: організація обліку персоналу, організація обліку використання робочого часу, організація розрахунків із працюючими.

Незалежно від кількості співробітників на підприємстві ведення кадрового обліку є законодавчо закріпленим й обов'язковим процесом господарської діяльності. Кадровий облік - це постійний внутрішній процес, результатом якого є фіксація інформації про наявність і рух персоналу на підприємстві. Даний процес визначають кадрові операції, що полягають в:

- оформленні штатного розкладу підприємства;

- оформленні організаційної документації (правил внутрішнього трудового розпорядку, положень щодо роботи персоналу);

- прийомі, переведенні та звільненні співробітників;

- табелюванні та передачі даних у бухгалтерію для нарахування заробітної плати;

- оформленні відпусток і документальному оформленні прогулів;

- представленні належної звітності у відповідні державні органи;

- оформленні пенсій і виплат, пов'язаних із нещасними випадками тощо.

Державний комітет статистики України наказом "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці" від 5 грудня 2008 р. №489 затвердив типові форми первинної облікової документації підприємств, установ, організацій щодо обліку особового складу:

- № П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"

- № П-2 "Особова картка працівника";

- № П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки";

- № П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)".

Інформація з кадрового обліку фіксується в інформаційній базі " 1С: Підприємство 8.2" шляхом створення документів, перелік, форма і порядок заповнення яких чітко регламентований державними стандартами.

У конфігурації " Бухгалтерія для України " системи " 1С: Підприємство 8.2 " комп’ютеризацію кадрового обліку забезпечує підсистема "Кадровий облік і розрахунок заробітної плати", яка дозволяє вести облік руху кадрів і формувати звітність окремо по кожній організації.

Для кожної організації системою " 1С: Підприємство 8.2 " налаштовується кадрова облікова політика командою меню " Підприємство"–"Облікова політика"–"Облікова політика (по персоналу)".

Формування штатного розпису організації в систем і здійснюється через довідник "Посади організацій" (команда меню " Кадри"–"Посади") (рис. 1.9.1).Довідник має вигляд списку посад, із зазначенням для кожної посади коду, згідно класифікатору професій (реквізит Код КП), який надалі використовується для формування звітів " Особова картка " і " Розрахунково-платіжна відомість (по працівнику)".

Рис. 1.9.1. Вікно довідника "Посади організацій"

Для заповнення особових даних по персоналу організацій в системі " 1С: Підприємство 8.2 " передбачено використання, в якості допоміжного, довідника " Документи, що засвідчують особу" (команду меню " Кадри "), в якому формується список відповідних документів, наприклад, паспорт, свідоцтво про народження (рис. 1.9.2).

Рис. 1.9.2. Вікно довідника "Документи, що засвідчують особу"

Довідник "Підрозділи організацій" (рис. 1.9.3) використовується для ведення кадрового та аналітичного обліку витрат в розрізі підрозділів кожної організації. Довідник дозволяє вести облік витрат на місцях провадження робіт (цех №1, цех №2) і по місцях концентрації господарських функцій (дирекція, бухгалтерія).

Рис. 1.9.3. Вікно довідника "Підрозділи організацій"

Одна і таж людина (фізична особа) може працювати на декількох підприємствах чи посадах, тому конфігурація "1С: Підприємство 8.2" оперує поняттями " Фізичні особи", " Співробітники" та "Працівники".

Довідник " Фізичні особи " (команда меню " Кадри") призначений для збереження інформації про фізичні особи, які не обов'язково мають бути працівниками підприємства, наприклад, члени родини працівника. Кожен запис в довіднику зберігає відомості про конкретну особу (рис. 1.9.4).

Рис. 1.9.4. Вікно довідника "Фізичні особи"

Інформація довідника по кожній фізичній особі групується у дві вкладки: " Основні" та " Розрахунок зарплати". На вкладці " Основна" (рис. 1.9.5) довідника " Фізичні особи" фіксуються:

- прізвище, ім’я та по-батькові;

- дата і місце народження;

- паспортні дані;

- громадянство;

- чи є фізична особа пенсіонером;

- номер страхового свідоцтва;

- код за Державним реєстром фізичних осіб (ДРФО);

- адреса проживання та телефон.

Рис. 1.9.5. Вікно довідника "Фізичні особи " (вкладка "Основна")

При введенні нового елементу в довідник "Фізичні особи" і заповненні реквізиту " Ім’я" автоматично заповнюються значеннями поля " ПІБ". У полях " ПІБ" зберігається дійсне прізвище, ім’я, по-батькові фізичної особи, а в полі " Ім’я" зберігається його “псевдонім”. Такий механізм дозволяє вести історію зміни прізвища та розрізняти людей з однаковим прізвищем. Дійсне прізвище фізичної особи змінюється екранною кнопкою "Докладніше..." вікна довідника. Екранна кнопка "Історія" може вивести список усіх прізвищ фізичної особи.

Введення інформації про місце народження, громадянство працівника, про те, чи є фізична особа пенсіонером, документ, що посвідчує особу здійснюється окремими діалоговими вікнами. Дана інформація не впливає на розрахунки із заробітної плати.

Виключення складає інформація реквізиту "Громадянство", оскільки вонавпливає на розрахунок ПДФО та реквізит "Резидент", що вводиться в довідник " Фізичні особи" лише для нерезидентів.

Вкладка " Розрахунок зарплати" вікна елемента довідника "Фізичні особи " зберігає інформацію про членів родини працівника, наявні у працівника пільги та можливу його інвалідність (рис. 1.9.6). Саме ця інформація може вплинути на розрахунок пільг на податок з доходу фізичної особи (ПДФО).

Рис. 1.9.6. Вікно довідника "Фізичні особи " (вкладка "Розрахунок зарплати")

Довідник "Співробітники організацій" (команда меню "Кадри") зберігає інформацію про персонал підприємства із зазначенням табельного номера працівника, відомостей про статус працівника на підприємстві (дата прийняття на роботу із зазначенням підстав (основне місце роботи, за сумісництвом), дата службових переміщень тощо).

В довіднику фіксується ознака актуальності працівника, яка має бути відсутньою для звільнених працівників. Працівники фіксуються в довіднику перед оформленням наказу про прийняття на роботу. Якщо реєструється зовсім новий працівник, можна відразу вводити його дані в обидва довідники: "Співробітники організацій" і "Фізичні особи".

Якщо співробітник раніше вже працював на підприємстві або його особисті дані вже були попередньо внесені в довідник "Фізичні особи", тоді необхідно вибрати відповідний елемент і перенести його в довідник "Співробітники організацій".

Заповнити значеннями довідник "Співробітники організацій" можна такими методами:

1. Попередньо заповнити інформацією довідник "Фізичні особи". Потім додати новий запис у довідник "Співробітники організацій" і зазначити, що створення нового співробітника буде відбуватися шляхом вибору його з довідника фізичних осіб. Картку з даними співробітника потрібно обов’язково записати в інформаційній базі (рис. 1.9.7).

Рис. 1.9.7. Вікно довідника "Співробітники організацій", режим " Створення нового співробітника шляхом вибору з довідника "Фізичних осіб"

2. Додати новий запис у довідник " Співробітники організацій", зазначивши, що створення нового співробітника буде відбуватись шляхом введення даних про нього у довідник фізичних осіб.

Для працюючого співробітника у формі елемента довідника з'являється закладка " Кадрові дані" де відображається інформація про підрозділ, посаду працюючого, посилання на накази керівника підприємства (рис. 1.9.8).

Рис. 1.9.8. Вікно довідника "Співробітники організацій" (вкладка "Кадрові дані")

Причини можливих звільнень працівників зазначаються у довіднику "Підстави звільнень" (команда меню "Кадри") (рис. 1.9.9).

Рис. 1.9.9. Вікно довідника "Підстави звільнеь із організацій"

Уся кадрова інформація по працівниках підприємства зберігається в регістрі відомостей "Працівники організацій" ( команда меню "Операції"–"Регістри відомостей...") системи "1С: Підприємство". Термін "працівник " використовується для більш детального опису трудових відносин, тобто встановлення того, яку посаду і в який термін займала конкретна фізична осіба на підприємстві. Перегляд кадрових змін можливий через екранну кнопку "Історія" панелі інструментів вікна регістру відомостей "Працівники організацій" (рис. 1.9.10.).

Рис. 1.9.10. Вікно регістру відомостей "Працівники організацій"

Список працівників організацій доповнюється і змінюється документами кадрового обліку:

"Прийом на роботу в організацію";

"Кадрове переміщення організації";

"Звільнення з організації".

Отже, кадровий облік системи "1С: Підприємство" дозволяє реєструвати в інформаційній базі:

- дані про працівника як фізичну особу, тобто інформація має загальний характер, не пов'язана з конкретними посадовими обов'язками;

- дані, пов'язані з посадовими обов'язками працюючого;

- дані по оплаті праці кожного працюючого.

Прийняття працівника на роботу в системі " 1С: Підприємство 8.2 " оформлюється документом " Прийом на роботу в організацію" (рис. 1.9.11).

Рис. 1.9.11. Вікно документу "Прийом на роботу в організацію"

У документі зазначається:

- підрозділ, в якому буде працювати співробітник (вибирається з довідника " Підрозділи організацій"),

- посада (вибирається з довідника " Посади організацій");

- дата прийому співробітника на роботу (може відрізнятись від дати створення документу "Наказ про прийняття на роботу"). Дата прийому співробітника на роботу буде вважатись базовим періодом для розрахунку індексації, якщо не буде вказана інша дата, більш пізня в реквізиті " Базовий період індексації заробітку";

- спосіб відображення в обліку для планових нарахувань працівника. Згідно цього шаблону будуть формуватись проводки за плановими нарахуваннями;

- у табличних частинах закладок "Нарахування" і "Утримання" діалогового вікна документу вказуються списки щомісячних нарахувань і утримань співробітника, їх розмір і спосіб відображення в обліку;

- табличні частини закладок "Внески" і "Внески на ФОП" автоматично заповнюються переліком внесків, які підприємство зобов’язане розрахувати та стягувати із співробітників і нараховувати на ФОП. Користувач системи може змінювати цей список в залежності від пільг працівника, наприклад, за інвалідністю.

Отже, у системі "1С: Підприємство 8.2" при оформленні документу "Прийом на роботу в організацію" вказується не лише де і на якій посаді буде працювати співробітники, а й параметри для розрахунку зарплати, тобто постійно діючі (періодичні) персональні нарахування і утримання; перелік внесків, які повинні бути розраховані, виходячи із заробітку працівника; правила відображення зарплати в обліку (шаблони проводок).

За документом роздруковується розпорядження про прийом на роботу (типова форма П1).

Оформлення працівника на роботу за сумісництвом теж оформлюється документом "Прийом на роботу в організацію", а вид сумісництва визначається видом зайнятості співробітника в довіднику "Співробітники організацій".

Якщо працівник, якого приймають на роботу в організацію, має картковий рахунок у банку, тоді в системі "1С: Підприємство 8.2" передбачена можливість оформлення на підставі документу "Прийом на роботу в організацію" документу "Введення відомостей про банківські картки працівників" (рис. 1.9.12).

Рис. 1.9.12. Вікно документу "Введення відомостей про банківські картки працівників"

Переведення працівника в інший підрозділ або на іншу посаду оформлюється в системі "1С: Підприємство 8.2" документом "Кадрове переміщення організацій".

При заповненні документу за кожним працівникам закріпляються реквізити, що діють на момент кадрових змін. Користувач, при необхідності, користуючись відповідною екранною кнопкою, може редагувати значення реквізитів. Якщо зміна розміру заробітної плати повинна супроводжуватись очищенням базового місяця для розрахунку індексації, тоді потрібно встановити прапорець "Індексація заробітку з коефіцієнтом".

Звільнення працівників з підприємства реєструються документом "Звільнення з організації", за яким відміняються усі нарахування, утримання і пільги працівника (рис. 1.9.13). Дата звільнення вважається останнім робочим днем для працюючого.

Рис. 1.9.13. Вікно документу "Звільнення з організації"

У системі "1С: Підприємство 8.2" передбачена наступні види звітності з кадрового обліку:

- "Особова картка" (типова форма № П-2);

- "Списки працівників організації" (відбір працівників організації здійснюється за певним критерієм);

- "Звіт з праці" (форма №1-ПВ);

- "Звіт про наявність вакансій" (форма №3-ПН);

- "Звіт про прийнятих працівників" (форма №5-ПН);

- "Звіт про кількість працівників" (форма №6-ПВ);

- "Звіт про використання робочого часу " (форма №3-ПВ);

- "Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів" (форма №10-ПИ).

9.3. Автоматизація обліку нарахування заробітної плати в системі "1С: Підприємство 8.2"

Трудові відносини регулюють Кодекс законів про працю України від 10 грудня 1971 р. № 322-УІІІ і Закон України від 24 березня 1995 р. № 108/95-ВР "Про оплату праці".

Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про виплати (у грошовій і негрошовій формах) за роботи, виконані працівниками, та її розкриття у фінансовій звітності підприємствами, організаціями, іншими юридичними особами незалежно від форм власності (крім бюджетних установ) визначені П(С)БО 26 "Виплати працівникам", який затверджено наказом Міністерства фінансів України від 28 жовтня 2003 р. №601.

Згідно з П(С)БО 26 є п'ять видів виплат працівникам, які згруповані за подібними ознаками: поточні виплати; виплати при звільненні; виплати по закінченні трудової діяльності; виплати інструментами власного капіталу підприємства; інші довгострокові виплати.

Поточні виплати працівникам включають заробітну плату за окладами і тарифами, інші нарахування з оплати праці; виплати за невідпрацьований час (щорічні відпустки та інший оплачуваний невідпрацьований час); премії та інші заохочувальні виплати, що підлягають сплаті протягом дванадцяти місяців по закінченні періоду, у якому працівники виконують відповідну роботу, тощо. До цієї категорії належать будь-які виплати персоналу, передбачені в Інструкції зі статистики заробітної плати, яка затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13 січня 2004 р. № 5.

Зобов'язання щодо виплат при звільненні визнається у разі, якщо підприємство має невідмовне зобов'язання звільнити працівника або кількох працівників до досягнення ними пенсійного віку або надавати виплати при звільненні за власним бажанням згідно із законодавством, контрактом чи іншою угодою. Виплати при звільненні визнаються витратами того періоду, в якому виникають зобов'язання за такими виплатами.

Виплати по закінченні трудової діяльності – це виплати працівнику (окрім виплат при звільненні та виплат інструментами власного капіталу підприємства), які підлягають сплаті по закінченні трудової діяльності працівника.

Виплати інструментами власного капіталу підприємства – це виплати працівнику, за якими йому надається право на отримання фінансових інструментів власного капіталу, емітованих підприємством (або його материнським підприємством), або сума зобов'язань підприємства працівнику залежить від майбутньої ціни фінансових інструментів власного капіталу, емітованих підприємством.

Іншими довгостроковими виплатами вважаються виплати працівнику (окрім виплат по закінченні трудової діяльності, виплат при звільненні та виплат інструментами власного капіталу підприємства), які не підлягають сплаті у повному обсязі протягом дванадцяти місяців по закінченні місяця, у якому працівник виконував відповідну роботу.

Нарахування, виплата та облік заробітної плати мають проводитися згідно з чинним законодавством, нормативними та інструктивними матеріалами, які регулюють трудові відносини.

Державний комітет статистики України наказом "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці" від 5 грудня 2008 р. № 489 затвердив типові форми первинної облікової документації підприємств, установ, організацій щодо використання робочого часу та розрахунків з працівниками із заробітної плати:

- № П-5 "Табель обліку використання робочого часу";

- № П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника";

- № П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)".

Облік відпрацьованого часу в конфігурації "Бухгалтерія для України" реалізується методом прямого задання фактичної кількості відпрацьованих співробітником годин, спеціального документу для автоматизованого виконання такої операції системою не передбачено.

Первинним документом, в якому ведеться облік відпрацьованого і не відпрацьованого часу є "Табель обліку використання робочого часу", форму якого можна роздрукувати через екранну кнопку "Табель П-5 (бланк)" діалогового вікна документу "Нарахування зарплати працівникам організацій" (команда меню "Зарплата"). Табель щоденно протягом місяця заповнюються співробітником, який відповідальний за його ведення. У ньому міститься інформація про явки та неявки на роботу кожного співробітника - кількість вихідних і святкових днів, кількість відпрацьованих днів і годин, дані про відпустки, лікарняні, відрядження.

"Табель обліку використання робочого часу" є підставою для розрахунку та нарахування заробітної плати співробітникам підприємства.

Фактична кількість робочих днів у кожному місяці звітного року розраховується в інформаційній базі підприємства на початок року через "Регламентований виробничий календар" (команда меню "Зарплата") (рис. 1.9.14).В календарі зафіксовані всі святкові та вихідні дні кожного календарного року. Редагування "Регламентованого виробничого календаря" здійснюється стандартними для програми вцілому способами (екранні кнопки "Додати", "Змінити", "Вилучити" панелі інструментів діалогового вікни довідника або контекстного меню запису). Після закінчення редагування інформацію необхідно записати через відповідну екранну кнопку.

Рис. 1.9.14. Вікно довідника "Регламентований виробничий календар "

Перед початком здійснення розрахунків з оплати праці необхідно налаштувати нормативно-довідкову базу системи "1С: Підприємство 8.2":

- Нормативні параметри (команда меню "Зарплата" – "Нормативні параметри"), що визначаються державним законодавством: шкала ставок податків, відомості про межі податків, ставки ПДФО, розміри пільг ПДФО, мінімальна оплата праці, неоподатковуваний мінімум, прожиткові мінімуми, святкові неробочі дні. Дана інформація відноситься до регламентованої і зберігається в інформаційній базі в регістрах відомостей.

- Параметри відрахувань з оплати праці (команда меню "Зарплата" – "Облік ПДФО і внесків") – податки, внески. Перелік обов’язкових для співробітника внесків фіксується при прийнятті його на роботу і може змінюватись документом "Введення відомостей про планові нарахування працівників " (команда меню "Зарплата"–"Планові параметри"). Для спрощення й прискорення введення даних про нарахування в документіі "Введення відомостей про планові нарахування працівників" рекомендується підбирати список працівників у полі "Працівники організації" екранною кнопкою "Підбір" або командою меню "Заповнити". При цьому табличні частини основних і додаткових нарахувань будуть автоматично заповнені діючими на дату документу нарахуваннями працівників.

- Довідник "Способи відображення зарплати в регламентованому обліку" (команда меню "Зарплата") (рис. 1.9.15) – фіксує відповідності між обліковими записами з нарахування заробітної плати, пов'язаними з нею утриманнями та проведеннями бухгалтерського і податкового обліку. Тобто, способи відображення зарплати в регламентованому обліку представляють собою шаблони кореспонденцій рахунків, які будуть сформовані при відображенні нарахувань заробітної плати та утримань в обліку.

- Довідник "Статті витрат" (команда меню "Підприємство") (рис. 1.9.16)зберігає перелік статей витрат за структурою "Декларації по прибутку". Довідник використовується як при редагуванні документів, так і для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках витрат: 23, 39, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99.

- Довідник "Види виплат" (команда меню "Операції" – "Довідники…") – містить визначений список елементів, кожному з яких відповідає свій вид розрахунків з працівниками.

- Плани видів розрахунків (нарахувань і утримань) (команда меню "Зарплата " – "Нарахування організацій" або "Утримання організацій") - використовується для зберігання списку можливих видів нарахувань та утримань, пов'язаних з оплатою праці. Запланованими нарахуваннями і утриманнями вважаються такі, які повинні розраховуватись щомісячно. Вони призначаються працівнику кадровими документами. Користувач самостійно може роз

ширювати дані списки необхідними видами розрахунків. Сума нарахувань чи утримань може задаватися як фіксовано, так і у відсотках від певних видів оплат (рис. 1.9.17).

Рис. 1.9.15. Вікно довідника "Способи відображення зарплати в регламентованому обліку"

Рис. 1.9.16. Вікно довідника "Статті витрат"

Рис. 1.9.17. Вікно формування записів у плані видів розрахунку "Основні нарахування організації" (закладка "Основні")

У плані видів розрахунку "Нарахування організації" задаються:

- "Спосіб розрахунку" – визначає алгоритм розрахунку: відсотком, фіксованою сумою, за місячною тарифною ставкою, за денною тарифною ставкою тощо;

- "Категорія розрахунку" – первинне, залежне першого рівня і т.д.; Результат первинного нарахування не залежить від результатів будь-яких інших нарахувань і залежить лише від відпрацьованого працівником часу. Результати залежних нарахувань різних рівнів можуть залежати від результатів нарахувань, що мають більш вищий рівень. Наприклад, індексація зарплати буде мати категорію "Залежне першого рівня" і ґрунтуватися на основному окладі працівника. Оклад в даному випадку виступає в ролі "Базового нарахування";

- "Код ПДФО" – вибирається з довідника "Види доходів ПДФО".

- "Соціальна група населення" – група, до якої входять фізичні особи, що отримують готівку;

- "Показники видів оплати праці" – використовуються для формування "Звіту з праці" (форма № 1-ПВ). Вказується номер рядка звіту, в який буде включена дана сума;

- "Індексується розрахунком" – вказується чи підлягає дане нарахування індексації і задається спосіб відображення нарахованих сум в обліку;

- Прапорець "Зараховувати як відпрацьований час" встановлюється для нарахувань, за якими здійснюється оплата за відпрацьований час;

- Прапорець "Зараховується в норму часу" встановлюється для нарахувань, за допомогою яких здійснюється оплата робочого часу не залежно від того, чи працював співробітник фактично, наприклад, для окладу і для лікарняних, відпусток;

- Прапорець "Це оклад" використовується для впорядкування та групування видів оплати у звітах і документах.

В закладці " База для розрахунків " діалогового вікна для залежних нарахувань задається перелік видів розрахунків, від яких залежить сума даного нарахування. В табличній частині " Є базою для розрахунків " вказується перелік внесків, базою для яких є дане нарахування (рис. 1.9.18).

Рис. 1.9.18. Вікно формування бази для розрахунків залежних нарахувань

По кожному працівнику підприємства в регістрах відомостей зберігаються планові параметри заробітної плати: перелік щомісячних нарахувань (команда меню "Операції" – "Регістри відомостей" – "Планові нарахування працівників організацій") (рис. 1.9.19), перелік щомісячних утримань (їх розмір і спосіб відображення в обліку (шаблони проведень)) (команда меню "Операції" – "Регістри відомостей" – "Планові утримання працівників організацій"), сума авансу працівника, яка призначена для автоматичного заповнення відомостей з виплати авансу. Запланованими нарахуваннями й утриманнями вважаються такі, які повинні розраховуватись щомісячно і які призначаються через кадрові документи.

Рис. 1.9.19. Регістр відомостей "Планові нарахування праціників організації"

Звернути увагу! Щомісячні нарахування й утримання можуть призначатися лише відповідними документами конфігурації. Суми планових авансів вносяться в регістр відомостей ручним способом командою меню "Зарплата"–"Планові параметри"– "Аванси працівникам організацій".

Для підприємств, що застосовують погодинну систему оплати праці (відповідно до встановлених посадових окладів), для автоматизації введення операцій, пов'язаних з нарахуванням заробітної плати, розрахунком сум відрахувань і утримань, виплатою заробітної плати, в типовій конфігурації "Бухгалтерія для України" програми призначені документи "Нарахування зарплати" та "Зарплата до виплати організації" (команда меню "Зарплата").

Звернути увагу! Операції з нарахування оплати праці потрібно оформляти тільки документами типової конфігурації. В іншому випадку звітна форма № 1ДФ не буде автоматично створюватися.

Усі розрахунки, за якими нараховується заробітна плата здійснюються одним документом "Нарахування зарплати",в якому заплановані нарахування розраховуються автоматично в такій послідовності:

- для розрахунку сум по окладах (тарифах) в шапці документу вказується норма часу за місяць, яка при заповненні табличної частини буде проставлятися по всіх працівниках як нормативний і відпрацьований час. При потребі значення відпрацьованого часу можна коригувати;

- ручним способом вводяться суми разових нарахувань і утримань (наприклад, оплати за лікарняними листами, оплата відпусток, штрафів). При цьому можна вказувати інший місяць нарахувань, наприклад, при перехідній відпустці);

- здійснення розрахунку всіх нарахувань, податків, єдиного соціального внеску.

В документі "Нарахування зарплати" обов'язково вказується місяць, за який провадиться нарахування зарплати і відповідно якому, з довідника "Регламентований виробничий календар" визначається норматив робочих днів і годин у місяці.

Для заповнення табличної частини документу передбачений механізм автозаповнення через екранні кнопки діалогового вікна документу або заповнення ручним способом. При цьому перевіряється стан працюючого (працює чи звільнений). Реквізити табличної частини документу заповнюються інформацією, діючою на місяць, за який здійснюється розрахунок.

В табличній частині вкладок "Нарахування", "Внески", "Утримання" фіксуються суми, задані для кожного працівника документами "Прийом на роботу в організацію", "Кадрове переміщення організацій", "Введення відомостей про планові нарахування працівників".

Після автозаповнення необхідно відкоригувати відпрацьований час для співробітників, які працювали не всі дні місяця. Розрахунки по документу здійснюються в залежності від обраного методу через екранну кнопку "Розрахувати" (по всіх працівниках, по працівнику, по працівнику з коментарями).

Проводки, зведені по рахунках і за аналітикою витрат, які будуть сформовані за документом, відображаються в закладці "Проведення".

Звернути увагу! Можливі проведення описані як шаблони в довіднику "Способи відображення зарплати в регламентованому обліку" (рис. 1.9.15).

Результати розрахунку по кожному працівнику можна проаналізувати на вкладці "Розрахунковий листок" документу "Нарахування зарплати".

Через екранну кнопку "Друк" діалогового вікна документу "Нарахування зарплати" можна роздрукувати бланк "Табеля обліку використання робочого часу" (типова форма № П-5) та відомість "Нарахування ПДФО" по працівниках підприємства.

В результаті проведення документу "Нарахування зарплати працівникам організацій" на витратних рахунках відображаються, як суми нарахованої заробітної плати, так і нарахування внесків регламентованого обліку, в тому числі на ФОП, а статті витрат, за якими відображаються внески і статті податкової Декларації по прибутку повинні вказуватись користувачем в регістрах відомостей "Відображення внесків у регламентованому обліку", "Відображення внесків на ФОП у регламентованому обліку".

Проаналізувати інформацію про щомісячні доходи та утримання по кожному співробітнику можна через регістр накопичення "Взаєморозрахунки із працівниками організацій" (команда меню "Операції") (рис. 1.9.20).

Рис. 1.9.20. Вікно регістру накопичення "Взаєморозрахунки із працівниками організацій"

9.4. Автоматизація обліку виплати заробітної плати, розрахунків з бюджетом і фондами в системі "1С: Підприємство 8.2"

Кожний працюючий громадянин має право на отримання винагороди за виконану роботу та соціальний захист в межах, встановлених законодавством. Зазначене право громадян гарантується Конституцією України та законами, що регулюють питання оплати праці та соціального захисту. Форми виплати заробітної плати визначені статтею 23 Закону України "Про оплату праці", згідно з якою заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України. Виплата заробітної плати у формі боргових зобов'язань і розписок або у будь-якій іншій формі забороняється.

Згідно зі статтею 115 Кодексу Законів про працю України заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, який не перевищує шістнадцяти календарних днів. У разі, коли день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні. Заробітна плата працівникам за весь час щорічної відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.

В конфігурації "Бухгалтерія для України" операції з виплати заробітної плати здійснюються в два етапи:

- створення платіжних відомостей, в яких фіксуються суми, що мають виплачуватись та створення друкованих вихідних форм;

- оформлення платіжних документів для відображення взаєморозрахунків з працівниками.

Усі виплати працівникам фіксуються в документі "Зарплата до виплати організацій". Документ заповнюється значеннями автоматично, в залежності від встановленого виду виплат і призначений для створення друкованих форм відомостей на виплату зарплати. Після проведення за документом проведення не формуються. Перелік видів виплат вибирається з довідника "Види виплат". Так, окремі режими призначені для виплати дивідендів, авансу, перерахування внесків у фонди, податку на дохід фізичних осіб, що не є заробітною платою. Вид виплат "Чергова виплата з погашенням боргів" дозволяє по одній відомості виплачувати заробітну плату за декілька періодів, а вид виплат "Закриття періоду" переносить залишки невиплаченої зарплати на наступний місяць.

Виплата зарплати може здійснюватись як готівкою з каси підприємства, так і через перерахунок коштів на карткові рахунки працівників у банках. Спосіб виплат і дані про карткові рахунки вибираються за замовчуванням, так як зберігаються в періодичному регістрі відомостей "Параметри виплати платні працівникам". В регістр відомостей дана інформація вноситься документом "Введення відомостей про банківські картки працівників" (команда меню "Зарплата"–"Виплата зарплати через банк").

При потребі спосіб виплатиможна змінювати екранною кнопкою . Після фактичної виплати коштів працівникам через касу підприємства ("закриття" "Платіжної відомості") в документі "Зарплата до виплати організацій" необхідно відзначити суми задепонованої зарплати (для спрощення цієї процедури рекомендується використовувати пункти меню ).

Звернути увагу! Рухи та проводки з виплати заробітної плати формуються безпосередньо за касовими або банківськими документами на виплату, а не після проведення документу "Зарплата до виплати організацій".

В залежності від способу виплат, на підставі документу "Зарплата до виплати організацій", створюються документи "Платіжне доручення вихідне" чи "Видатковий касовий ордер", які відображають факт виплати.

Виплата коштів з каси підприємства здійснюється за "Відомістю на виплату грошей", яка створюється через екранну кнопку документу "Зарплата до виплати організацій".

Інформація про усі виплати зберігається в інформаційній базі конфігурації "Бухгалтерія для України" в регістрі відомостей "Відомості про виплати працівникам організацій по платіжних відомостях" (рис. 1.9.21).

Рис. 1.9.21. Регістр відомостей "Відомості про виплати працівникам організацій по платіжних відомостях"

Програмою "1С: Підприємство 8.2." ведеться облік отриманих працівником доходів з метою обчислення податку з доходів фізичних осіб і єдиного соціального внеску. Для формування регламентованої звітності здійснюється облік фактів нарахувань і утримань до бюджету ПДФО в розрізі праціників.

Довідник "Види доходів ПДФО" (команда меню "Зарплата"–"Облік ПДФО і внесків") (рис. 1.9.22) містить записи, що відповідають кодуванню ознак доходів громадян відповідно до Наказу ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020 "Про затвердження форми Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку" (форма № 1ДФ). Довідник заповнений визначеними елементами, але при необхідності може доповнюватись новими записами. Величина ПДФО для кожного виду оплат (основна, подвійна, зменшена) зберігається в періодичному (до місяця), незалежному регістрі відомостей "Ставки ПДФО" (команда меню "Зарплата" – "Нормативні параметри") (рис. 1.9.23).

Рис. 1.9.22. Вікно довідника "Доходи ПДФО"

Рис. 1.9.23. Регістр відомостей "Ставки ПДФО"

Список податків і внесків для кожного співробітника задається автоматично документами "Прийом на роботу в організацію", "Кадрове переміщення організацій" (команда меню "Кадри") і "Введення відомостей про планові нарахування працівників" (команда меню "Зарплата"–"Планові параметри").

Фактична структура вихідної бази для розрахунку єдиного соціального внеску та алгоритм розрахунку внесків зберігається в "Плані видів розрахунку "Внески у фонди" (команда меню "Зарплата"–"Облік ПДФО і внесків"–"Внески у фонди") (рис. 1.9.24).

Рис. 1.9.24. Вікно "Плану видів розрахунку Внески у фонди"

Переглянути список обов'язкових для співробітників внесків і, при необхідності, відредагувати документ, за яким створюється даний список, можна через регістр відомостей "Внески у фонди фізичних осіб організації" (рис. 1.9.25).

Рис. 1.9.25. Вікно регістру відомостей "Внески у фонди фізичних осіб організації"

В інформаційні базі системи "1С: Підприємство 8.2" суми нарахованих внесків та податків по кожному співробітнику фіксуються після проведення документу "Нарахування зарплати працівникам організацій". За документом "Нарахування зарплати працівникам організацій" визначається дохід кожного співробітника за звітний місяць, розраховується сума, що підлягає оподаткуванню, як дохід за мінусом соціальних внесків. В залежності від виду доходу, можливе використання пільг з ПДФО.

Сплата до бюджету податків та внесків здійснюється після створення документу "Зарплата до виплати організацій". Інформація документу "Зарплата до виплати організацій" з видом виплати "Перерахування внесків ФОП" (рис. 1.9.26) використовується для відображення перерахувань ПДФО до бюджету та поділу загальної суми податку по працівниках. Документ створює друковану форму "Довідка про податки та внески ", сплачені підприємством до бюджету (рис. 1.9.27).

Рис. 1.9.26. Документ "Зарплата до виплати організацій" з видом виплати "Перерахування внесків ФОТ"

Рис. 1.9.27. Друкована форма документу "Податки та внески"

Перерахування ПДФО, утриманого з працівника, до бюджету здійснюється за “ Платіжним дорученням ” з посиланням на відомість з видом виплат "Чергова виплата" або "Чергова виплата з погашення боргу".

Автоматичне формування пакету платіжних доручень на перерахування коштів до бюджету організовується через обробку "Формування платіжних документів по внесках у фонди". Дана обробка викликається екранною кнопкою "Перейти" із форми документу "Зарплата до виплати організацій" або командою меню "Зарплата"–"Облік ПДФО і внесків". При цьому інформацію про параметри платіжних доручень необхідно попередньо ввести в регістр відомостей "Параметри платіжних документів по внесках у фонди" (команда меню "Зарплата"– "Облік ПДФО і внесків") (рис. 1.9.28).

Рис. 1.9.28. Регістр відомостей "Параметри платіжних документів по внесках у фонди"

Перерахування нарахованих внесків у фонди відображається за "Платіжним дорученням вихідним", вид виплати "Перерахування податків / внесків по заробітній платі з посиланням на документ "Зарплата до виплати організацій". Для перерахування ПДФО та внесків у фонди з авансових виплат працівників має бути створений документ "Зарплата до виплати організацій" з видом виплати " Аванс ".

Звернути увагу! В платіжних дорученнях обов'язковим має бути посилання на документи "Зарплата до виплати організацій".

Посилання в платідних дорученнях на відомості з виплати визначає рух в регістрах накопичення "Взаєморозрахунки по внесках у фонди" (рис. 1.9.29) і "Взаєморозрахунки по ПДФО" (рис. 1.9.30)(команда меню "Операції"), що є необхідним для формування регламентованої звітності.

Рис. 1.9.29. Елемент вікна регістру накопичення "Взаєморозрахунки по внесках у фонди"

Рис. 1.9.30. Елемент вікна регістру накопичення "Взаєморозрахунки по ПДФО"

За результатами розрахунку заробітної плати, для аналізу стану цієї ділянки обліку в системі "1С: Підприємство 8.2" передбачені такі форми звітності (команда меню "Зарплата"):

- "Розрахунково-платіжна відомість (попрацівнику)" – формується по кожному працівнику окремо чи зведена,

- "Розрахункова відомість організацій (зведена)" – зведений звіт про нарахування і утримання,

- "Структура заборгованості організацій" – звіт надає можливість одержати відомості про зміну накопиченої заборгованості перед працівниками організацій за зазначений у звіті період. Крім сум заборгованості на початок і кінець періоду в звіт можна вивести загальні нараховані й виплачені суми (рис. 1.9.31).

Рис. 1.9.31. Звітний документ "Структура заборгованості організації"

- "Аналіз витрат на оплату праці " – призначений для отримання інформації про витрати на оплату праці та відрахування на соціальні потреби. Звіт сформовано за даними бухгалтерського обліку організації. Показники звіту визначаються за кредитовими оборотами рахунків 66 "Розрахунки з оплати праці" та 65 "Розрахунки за податками й платежами" у кореспонденції з рахунками обліку витрат (91, 92, 23 и т.д.). Кожна графа звіту відповідає рахунку обліку розрахунків з персоналом або рахунку нарахувань на соціальне страхування. Кожний рядок звіту відповідає рахунку обліку затрат або об'єкту аналітичного обліку на конкретному рахунку (рис. 1.9.32).

Рис. 1.9.32. Звіт "Аналіз витрат на оплату праці"

- "Звід відрахувань у фонди" – відображає інформацію про розміри внесків як по підрозділах для кожного працівника, так і в цілому по підприємству.

Програма "1С: Підприємство 8.2" дає можливість створення "Довідки про доходи" (команда меню "Зарплата")для кожного працівника підприємства. В екранну форму документу вводиться працівник, період, за який необхідно видати довідку. Екранна кнопка автоматично переность в документ дані з інфрмаційної бази (рис. 1.9.33).

Рис. 1.9.33. Діалогове вікно створення "Довідки про доходи" працівника

В прикладному рішенні "1С: Підприємство 8.2" передбачено автоматичне заповнення регламентованого статистичного звіту – "Звіт по праці" (форма № 1–ПВ).

Так як законодавством передбачене надання детальної регламентованої звітності, то інформація про доходи фізичних осіб зберігається в розрізі видів доходів, ставок оподаткування, місяців податкового періоду та дат нарахування (Форма № 1ДФ – "Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого на користь платників податку, і сум утриманого податку").