Автоматизація обліку розрахунків з підзвітними особами

У господарсько-фінансовій діяльності підприємства неминучі операції, пов’язані з купівлею товарно-матеріальних цінностей, оплатою послуг за готівковий розрахунок, поїздкою у відрядження працівників тощо, які реалізовуються за рахунок витрачання готівкових грошових коштів підзвітними особами. Розрахунки з підзвітними особами охоплюють широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо.

Підзвітними особами вважаються працівники підприємства, які отримали грошові суми (аванс) у підзвіт для проведення операційно-господарських витрат, а також на службові відрядження. Нормативним документом, який врегульовує питання порядку відрядження працівників підприємств усіх форм власності є «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон», затверджена Наказом Міністерства фінансів України №59 від 13.03.1998 року. Даною інструкцією визначено, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Підзвітними можуть бути тільки співробітники підприємства. Аванс - це розрахункова сума коштів на передбачені витрати. Кошти, видані підзвіт мають використовуватись лише на ті потреби, на які вони видані.

Кошти підзвітним особам видаються з каси або банківського рахунку підприємства з дозволу керівника підприємства за наявності довідки бухгалтерії про те, що за даною особою немає заборгованості за раніше виданими авансами, а також грошовим переказом через органи зв’язку, якщо відрядженій особі продовжується термін відрядження

Видача готівки під звіт проводиться з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки Звіт про використання коштів. Після затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу перевищує суму витрат за звітом, то різниця повертається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються перевитрати шляхом видачі грошей з каси. Податковим кодексом України (ст. 170, п. 170.9) визначено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо - в складі зобов’язань балансу підприємства

У конфігурації ” 1С:Підприємство 8.2” облік розрахунків з підзвітними особами відображується такими операціями:

- отримання грошових коштів з каси або через рахунок банку підзвітною особою;

- відображення факту використання грошових коштів за авансовими звітами: на закупівлю товарів, оплату послуг і на відрядні потреби (з відображенням на рахунках 23, 91, 92, 93, 94).

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на субрахунках рахунка 372 " Розрахунки з підзвітними особами " в розрізі працівників організації (довідник "Співробітники організації "). Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим.

При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами в системі "1С: Підприємство 8.2" задіяні такі довідники:

" Фізичні особи " –перелік всіх фізичних осіб, які є працівниками підприємства;

" Статті руху грошових коштів ";

" Статті витрат".

Видача грошових коштів у підзвіт з каси оформлюється документом "Видатковий касовий ордер" з видом операції " Видача грошових коштів підзвітній особі ". Валюта підзвіту визначається рахунком каси в документі.

Підприємство може перераховувати готівку підзвітним особам на банківські картки. При цьому можуть використовуватись як особисті картки працівника, так і корпоративні банківські картки. Якщо картка особиста, то підзвітна особа повинна повідомити бухгалтерії підприємства її реквізити.

Для розрахунків через корпоративні банківські картки, організація повинна відкрти в установі банку спеціальний картковий рахунок, отримати в банку необхідну кількість платіжних карток, прив'язаних до даного рахунку і видати картки працівникам. Власником карток при цьому є підприємство. Можна відкривати різні види карток, наприклад на кожну картку відкривати окремий банківський рахунок і навпаки.

На відміну від звичайного банківського рахунку, всі операції з витрат коштів з карточного рахунку вважаються видачею коштів підзвіт.

Перехунок коштів на картку здійснюється через оформлення документів " Платіжний ордер на списання коштів " або " Платіжне доручення вихідне " з видом операції " Перерахунок грошових коштів підзвітній особі ".

Працівник за допомогою картки може розрахуватись з контрагентом і може зняти готівку.

Повернення підзвітною особою в касу підприємства невитрачених сум оформлюється в системі " 1С: Підприємство 8.2 " документом " Прибутковий касовий ордер " з видом операції " Повернення коштів підзвітною особою ". Валюта документу повинна співпадати з валютою видачі грошових коштів.

Витрати підзвітної особи реєструються в документі системи "Авансовий звіт" в тій валюті, в якій видавалися кошти. Документ "Авансовій звіт" створюється командою рядка меню ”Каса” (рис. 1.6.15).

Рис. 1.6.15. Вікно документу ” Авансовий звіт"

Валюта документу "Авансовий звіт" визначається за допомогою кнопки "Ціни й валюта". Якщо був виданий аванс, то валюта авансового звіту повинна співпадати з валютою авансу.

В шапці документа "Авансовий звіт" потрібновказати:

- дату створення звіту;

- фізичну особу, яка звітує про витрачені кошти;

- склад, на який надійшли куплені підзвітною особою матеріальні цінності (якщо такі купувалися);

- призначення авансу.

В системі "1С: Підприємство 8.2" вдокументі "Авансовий звіт" передбачено відображення таких видів витрат підзвітних сум:- придбання ТМЦ – вказується на вкладці "Товари";- оплата постачальнику за матеріальні цінності, роботи, послуги тощо – вказується на вкладці "Оплата";- інші витрати господарської діяльності, у тому числі відрядні – вказується на вкладці "Інше".

У вкладці ”Аванси” документу "Авансовий звіт" вказуються документи, за якими видавалися грошові кошти, за які підзвітна особа звітує. Ці дані впливають на формування друкованої форми звіту.

У закладці ”Товари” вносяться матеріальні цінності, які купувалися підзвітною особою. Інформація про витрачені підзвітною особою суми заповнюються відповідно до наданих підзвітною особою друкованих форм документів. При заповненні документу сума, що була витрачена підзвітною особою, відображається у двох валютах: валюті, зазначеної у друкованій формі документа, на підставі якого оформляється запис про закупівлю матеріальних цінностей, і у валюті взаєморозрахунків підзвітної особи. Якщо закуплені підзвітною особою матеріальні цінності відразу надходить на склад, то в документі вказується вид надходження "На склад" і вказується конкретний склад.

У вкладці ”Оплата” документу "Авансовий звіт " вказуються витрати підзвітної особи на оплату постачальникам. Сума фіксується у двох валютах: валюті, у якій підзвітна особа реально розплатилася з постачальником і у валюті взаєморозрахунків, зазначеної у договорі постачальника. При проведенні авансового звіту автоматично коректується сума заборгованості перед постачальником

Звернути увагу! У вкладці ”Оплата" документу "Авансовий звіт " вноситься інформація не про оплату за матеріальні цінності, які вже вказані у вкладці ”Товари", а про оплату, наприклад, боргу перед постачальником або інша ситуація.

У вкладці ”Інше" документу "Авансовий звіт" можна відобразити додаткові витрати підзвітної особи, наприклад, відрядні витрати, витрати на проїзд, витрати на бензин тощо.

Для коректного відображення операцій необхідно в табличній частині документу "Авансовий звіт" вказати рахунок і аналітику бухгалтерського обліку об'єктів, що закуповуються (або рахунок обліку розрахунків з постачальниками, з яким здійснена оплата). Первісна установка рахунків бухгалтерського обліку може бути виконана автоматично (виходячи з даних, наявних у регістрах відомостей).

Друкдокументу ”Авансовий звіт" здійснюєтьсячерезоднойменнукнопку екранної форми документу (рис. 1.6.16).

Рис. 1.6.16. Вікно друкованої форми документу ” Авансовий звіт ”

Для аналізу стану розрахунку з підзвітними особами в управлінському обліку застосовують ” Відомість по взаєморозрахунках з підзвітними особами", а бухгалтерському обліку - всі стандартні звіти по рахунку 372, наприклад:

- "Оборотно-сальдова відомість по рахунку”;

- ”Обороти рахунку”;

- ”Аналіз рахунку”;

- ”Картка рахунку”.