Довідники системи

Значну частину економічної, у т.ч. облікової інформації, складає нормативно-довідкова інформація, яка об’єднує норми та нормативи, що визначаються законодавством, керівництвом підприємства (наприклад, норми витрат матеріалів). До довідкової відносять інформацію, як правило, постійну, тобто, однакову для всіх функціональних підсистем, і умовно-постійну. Це, наприклад, реквізити підприємства, штатний розпис, список постачальників і покупців підприємства, відомості про основні засоби, товарно-матеріальні цінності, працівників тощо.

У системі "1С: Підприємство 8.2" для накопичення, систематизації і зберігання нормативно-довідкової інформації призначені довідники. Ключові об’єкти (елементи) довідників мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати, незалежно від значень інших параметрів, у тому числі й назви. Також довідники використовуються для формування списків можливих значень субконто, тобто для організації аналітичного обліку. Використання довідників дозволяє виключити неоднозначність при заповненні тих чи інших реквізитів документів або інших довідників.

Робота з довідниками може здійснюватись в двох режимах:

- перегляду і редагування – форма довідника відкривається переважно через команди меню програми, або за допомогою засобів панелі інструментів, або панелі функцій;

- вибору – форма довідника відкривається тільки при введенні значення субконто, реквізиту документу або реквізиту іншого довідника.

Перелік елементів довідника в системі "1С: Підприємство 8.2" може бути багаторівневим, при цьому всі елементи довідника поділятимуться на два види: безпосередньо елементи і групи елементів. Групи дозволяють переходити на нижчі рівні багаторівневої структури. Використання багаторівневих довідників дозволяє деталізувати ступінь введення і зберігання інформації. Елементи і групи елементів в багаторівневому довіднику можна переносити з однієї групи в іншу. Теоретичний рівень вкладеності в системі до 10 рівнів, однак на практиці рідко коли виникає потреба у такій розгалуженості облікових об’єктів.

Над елементами та групами елементів довідників можна виконувати різні дії:

- створювати нову групу, підгрупу або елемент;

- змінювати назву;

- змінювати значення реквізитів;

- переміщати з однієї групи до іншої;

- позначити на видалення і видаляти;

- здійснювати пошук за назвою та іншими реквізитами;

- впорядковувати за зростанням або спаданням,

- копіювати тощо.

Система "1С: Підприємство 8.2 " використовує механізм підтримки підпорядкованих довідників, що дозволяє зв’язати між собою елементи різних довідників. Довідник, який зв’язаний з підпорядкованим довідником, йменується довідником-власником. При роботі у вікні підпорядкованого довідника набір реквізитів визначається поточним значенням елемента довідника-власника.

До основних довідників, які забезпечують формування господарських операцій з обліку товарно-матеріальних цінностей, у системі "1С: Підприємство 8.2 " відносять: "Класифікатор одиниць виміру", "Склади (місця зберігання)", "Номенклатурні групи", "Тип цін номенклатури", "Класифікатор одиниць виміру", "Номенклатура", "Контрагенти".

Довідник "Склади (місця зберігання)" – являє собою список місць зберігання ТМЦ на підприємстві (рис. 1.5.13). Доступ до довідника відкривається командою рядка меню "Підприємство" або "Склад". Елементи довідника використовуються практично у всіх документах, що реєструють рух запасів і визначають місце їх збереження. У типовій конфігурації " Бухгалтерія для України " передбачені такі види складів: гуртові (оптові), роздрібні, неавтоматизовані торгові точки. Вибір складу впливає на формування документів, що оформлюють операції, пов’язані з його використанням. Для кожного виду складу задається тип цін за замовчуванням, який автоматично буде підставлятися системою "1С: Підприємство 8.2" в облікові документи.

Рис. 1.5.13. Вікно формування записів у довіднику "Склади (місця зберігання)"

Довідник "Номенклатурні групи" призначений для групування виробничих затрат за групами використовуваної номенклатури (рис. 1.5.14). Відкрити довідник для користування можна командою рядка меню "Підприємство" – "Товари (матеріали, продукція, послуги)". Довідник використовується для організації аналітичного обліку по рахункам бухгалтерського плану рахунків як вид субконто "Номенклатурні групи".

Рис. 1.5.14. Вікно довідника " Номенклатурні групи "

У довіднику реєструються назви і склад групувань номенклатурних позицій, подібних за своїми властивостями. Для кожного елементу довідника вказується його податкове призначення з метою податкового обліку виробничої діяльності.

В одну номенклатурну групу може входити декілька номенклатурних позицій, однак кожна номенклатурна позиція може входити тільки в одну групу. Склад групи заповнюється або у формі елемента довідника через піктограму списку "Склад групи", або автоматично при заповненні реквізиту "Номенклатурна група" у формі елемента довідника "Номенклатура".

Довідник "Типи цін номенклатури" призначений для зберігання можливих типів цін, що використовуються у розрахунках з постачальниками чи покупцями. Доступ до довідника відкривається командою меню "Підприємство"–"Товари (матеріали, продукція, послуги)" або через картку конкретної номенклатури (рис. 1.5.15).

Рис. 1.5.15. Вікно формування нового запису в довіднику ”Типи цін номенклатури”

Ціни можуть задаватися у будь-якій валюті. При підстановці в документи ціни автоматично перераховуються у валюту документу. Встановлення конкретних значень цін певного типу для конкретних номенклатурних позицій відбувається за допомогою документу "Встановлення цін номенклатури". Один документ встановлює значення для одного типу цін.

Крім цього, безпосередньо в кожному документі з використанням кнопки "Ціни й валюта" можна встановити значення цін для всієї номенклатури документу за вибраним типом, або за допомогою екранної кнопки "Змінити"–"Встановити ціни по типу" - для окремих виділених позицій номенклатури.

Довідник "Номенклатура" призначений для формування списку номенклатури запасів, обладнання (не введеного в експлуатацію матеріальних необоротних активів), а також послуг, отриманих або наданих підприємством. Доступ до довідника відкривається командою "Підприємство"–"Товари (матеріали, продукція, послуги)". Довідник є основним, не залежить від переліків складів і організацій, що надає можливість використовувати його елементи при відображенні господарських операцій по всіх місцях зберігання й організаціях. Елемент довідника практично не містить облікових характеристик або параметрів об’єкта, тому вид номенклатурної позиції визначається в контексті господарської операції.

Якщо в картці довідника виставлений прапорець "Послуга", то система розглядає дану номенклатуру як нематеріальну, для якої не ведеться складський облік. Якщо даний прапорець вимкнений, тоді для номенклатурної позиції ведеться кількісний і складський облік руху і залишків.

Довідник дозволяє групувати записи для оптимізації пошуку потрібної інформації. Як правило, у типовій конфігурації "Бухгалтерія для України" передбачені такі групи: "Матеріали", "Напівфабрикати", "Послуги", "Товари", "Устаткування до встановлення". Редагування структури можна здійснювати на будь-якому етапі роботи з інформаційною базою.

Встановлення прапорця "Бланк суворої звітності" призначине для матеріальної номенклатури, облік якої потрібно вести не тільки на балансовому рахунку, а й паралельно на позабалансовому 08 "Рахунки суворої звітност". Встановлення прапорця "Є транспортною послугою" впливає на формування друкованої форми документу "Податкова накладна", що оформлюється для покупця. Значення реквізиту "Ставка ПДВ" використовується системою для підстановки за замовчуванням в документи, пов’язані з операціями придбання-продажу даної номенклатури. Встановлення реквізиту "Пільга по ПДВ" можливе лише за умови вибору значення реквізиту "Ставка ПДВ" – "Без ПДВ" (рис. 1.5.16).

Рис. 1.5.16. Вікно введення основних параметрів номенклатури

(довідник "Номенклатура")

Прапорець "Вимірюється в сумовому виразі" відкриває доступ до реквізиту "Текст для друку в ПН" і використовується у випадку відображення послуги, що не вимірюється кількісними показниками. Реквізит "Стаття витрат" використовується лише при списанні ТМЦ на витрати виробництва.

Типова конфігурація "Бухгалтерія для України" дозволяє відображувати операції з однією номенклатурою у різних одиницях виміру. Одна з них визначається базовою і фіксується на вкладці "Основні". Рух ТМЦ в кількісному вимірі перераховується в дану одиницю виміру. Для перерахунку з базової одиниці виміру в іншу використовується коефіцієнт перерахунку (вкладка "Одиниці виміру"). Перелік всіх одиниць виміру, що використовуються в інформаційні базі системи, зберігається в довіднику "Класифікатор одиниць виміру" (рис. 1.5.16), який заповнюється довільно користувачем, або шляхом підбору з класифікатора стандартних міжнародних і національних одиниць виміру.

Рис. 1.5.16. Вікно формування записів у довіднику "Класифікатор одиниць виміру"

На закладці "Ціни" відображаються актуальні ціни, встановлені для номенклатури.

На закладці "Рахунки" відображаються рахунки обліку номенклатури, які будуть використовуватися при створенні нових документів для обраного підприємства й складу (рис. 1.5.17).

Рис. 1.5.17. Вікно задання рахунку номенклатури у довіднику "Номенклатура"

Для того щоб у документах щораз не вибирати вручну рахунки обліку номенклатури, вони визначаються один раз через регістр відомостей "Рахунки номенклатури". Рахунок за замовчуванням вказується в прив'язці до номенклатури, складу, виду складу, організації. Причому, можна вказати пріоритети вибору правила підстановки. Наприклад, якщо в документі встановлені значення складу та організації, то в списку правил, що визначають вибір рахунку за замовчуванням, у першу чергу будуть аналізуватися правила, у яких значення номенклатури, складу та організації збігаються зі значеннями, установленими в документі.

Інформація закладки "Специфікація" заповнюється для виробленої продукції з довідника "Специфікації номенклатури".

Довідник "Специфікація номенклатури" призначений для зберігання специфікацій - складу виробів. У специфікації можна вказати кілька найменувань продукції (вихід специфікації) і список матеріалів, необхідних для виготовлення зазначеного виходу.

Таблична частина "Вихідні комплектуючі" довідника заповнюється списком використовуваних у виробництві матеріалів, напівфабрикатів (з довідника "Номенклатура"). Довідник норм витрат матеріалів на виробництво зазначеної продукції, потрібний для автоматичного розрахунку матеріалів при введенні на підставі цього документу "Накладної-вимоги"

Довідник "Контрагенти" зберігає інформацію про всіх контрагентів, з якими підприємство здійснює господарську діяльність. Під контрагентом розуміють юридичну або фізичну особу, яка є постачальником, покупцем або замовником послуг підприємства. Доступ до довідника відкривається командами меню "Підприємство", "Покупка", "Продаж". Оскільки контрагентів у підприємства може бути декілька, то рекомендується записи довідника групувати за спільною для контрагентів ознакою, наприклад, група з назвою "Постачальники", або "Покупці". Довідник не має обмежень на число рівнів вкладеності.

У довідник "Контрагенти" включені як юридичні, так і фізичні особи. Контрагентом може бути компанія, що має кілька власних юридичних осіб. В цьому випадку в довідник "Контрагенти" заноситься контрагент ("Компанія"), і всі юридичні особи, що входять до складу компанії. Для кожної юридичної особи, у цьому випадку, вказується головний контрагент – "Компанія".

Контрагенти можуть бути згруповані по групах класифікатора довідника, наприклад, "Постачальники", "Покупці" і "Реалізатори". Довідник контрагентів має необмежену кількість рівнів вкладеності

Картка контрагента містить його найменування (повне або коротке), яке використовується для друкованих і екранних форм документів, а також реєстраційні відомості (коди ЄДРПОУ, ІПН, ДРФО, номер свідоцтва платника ПДВ тощо). Дана інформація згрупована на вкладці "Загальні" (рис. 1.5.18).

Рис. 1.5.18. Вікно введення загальних параметрів у довідник "Контрагенти "

В довіднику фіксується контактна інформація, а саме адреса підприємства, телефон, електронна адреса, а також відомості про співробітників контрагента, з яким можна контактувати в процесі господарської діяльності, зокрема, їх адреси, телефони, посади, електронні адреси тощо (рис. 1.5.19). Відомості про контактні особи контрагента зберігаються в довіднику "Контактні особи" (команда меню "Операції" – "Довідники").

Рис. 1.5.19. Вікно введення контактної інформації в довідник "Контрагенти"

Інформацію про контактні особи контрагента можна переглянути і роздрукувати у вигляді звіту "Звіт за даними контрагента" з використанням екранної кнопки "Звіт" панелі інструментів діалогового вікна довідника "Контрагенти".

На вкладці "Рахунки й договори" (рис. 1.5.20.) задається список банківських рахунків контрагента, один з яких потрібно вважати основним. Список усіх банківських рахунків зберігається в підпорядкованому довіднику з назвою "Банківські рахунки" (команда меню "Операції"–"Довідники"). На цій же вкладці розміщується інформація про всі договори, що укладені з даним контрагентом від імені організації, яка веде облік в інформаційній базі.

Рис. 1.5.20. Вікно довідника "Контрагенти" (вкладка "Рахунки й договори")

Для здійснення господарських операцій з кожним контрагентом укладаються "Договори ". Найменування договорувідповідає виду операції. Більшість розрахунків з контрагентом здійснюються в розрізі договорів (рис. 1.5.21).

Рис. 1.5.21. Вікно формування договору з контрагентом

Параметри, зазначені в договорі, практично повністю визначають документообіг операцій по договору, облікові параметри операцій (валюта, нарахування ПДВ, варіант вибору бази оподаткування ПДВ), деталізацію обліку взаєморозрахунків тощо. Всі договори з контрагентом зберігаються в підпорядкованому довіднику "Договори контрагентів" (команда меню "Операції" – "Довідники").

Кількість договорів з одним контрагентом необмежена. При цьому, один й той же контрагент по одному договору може бути постачальником, по іншому – покупцем.

Реквізит "Організація" договору заповнюється обов’язково і визначає, від імені якої організації укладено договір з даним контрагентом. У реквізиті "Для друку" автоматично копіюється найменування договору для формування друкованих форм документів "Акт звірки взаєморозрахунків", "Рахунок на оплату постачальнику", "Реалізація товарів і послуг", "Прибутковий касовий ордер" тощо.

Для кожного договору вказується вид, який може приймати значення: " З постачальником", "З покупцем", "Бартерний", "З комітентом", "З комісіонером", "Інше". Доступність тих чи інших параметрів визначається видом договору, який також впливає на характер господарських операцій і документи, що можуть використовуватись в рамках цього договору.

Валюта договору вибирається з довідника "Валюти" (команда меню "Банк"). Якщо валюта договору відрізняється від базової, то операції з таким контрагентом відображуються у двох сумах – валютній та гривневій.

Група параметрів "Ведення взаєморозрахунків" призначена для визначення деталізації обліку взаєморозрахунків у бухгалтерському і податковому обліку. В бухгалтерському обліку це визначає формування рахунків авансів і заборгованості, а в податковому – визначає момент розрахунку бази оподаткування ПДВ.

Прапорець "Встановлений строк оплати за договором" дозволяє встановити термін оплати по договору, який відрізняється від зазначеного в налаштуваннях параметрів обліку. Терміни оплати впливають на формування інформації у звітах "Прострочена заборгованість покупців", "Прострочена заборгованість постачальників" (команда меню "Операції" – "Звіти...").