Автоматизація обліку готівкових коштів

Всі операції, які пов'язані з витрачанням та отриманням касової готівки, називаються, відповідно, касовими операціями. До касових операцій відносять операції підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами, що пов'язані з прийманням та видачею готівкових коштів при проведенні розрахунків через касу підприємства. Касові операції здійснюють відповідно до "Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні", затвердженого постановою Правління Національного банку України 15 грудня 2004 р. № 637, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України п. січня 2005 р. за № 40/10320.

Для зберігання грошей і здійснення розрахунків готівкою на підприємстві має бути каса. Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо.

Основними завданнями обліку грошових коштів в касі є:

- здійснення контролю за дотриманням касової та розрахункової дисципліни, в тому числі за зберіганням, своєчасним надходженням і витрачанням отриманих в установах банку грошових коштів відповідно до їх цільового призначення;

- своєчасне і правильне оформлення документів і відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій за рухом грошових коштів;

- проведення інвентаризації грошових коштів та відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку.

Відповідно до прийнятих положень, встановлені правила зберігання готівки, здійснення операцій, проведення контролю, облік грошових коштів у касі. Крім того, забезпечується збереження готівки і правильне її застосування. Відповідальність за дотримання правил покладається на адміністрацію суб'єкта господарювання та керівників певних підрозділів (фінансового відділу, бухгалтерії).

Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій з цілю групування інформації про наявність і рух грошових коштів в касі підприємства призначено активний рахунок 30 "Готівка".

Рахунок 30 "Готівка" має такі субрахунки:

301 "Готівка в національній валюті"

302 "Готівка в іноземній валюті"

За дебетом рахунку 30 "Готівка" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів із каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо) відкриваються субрахунки "Готівка в національній валюті в операційній касі" та "Готівка в іноземній валюті в операційній касі".

В системі "1С: Підприємство 8.2" рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 ”Каса в національній валюті";

302 ”Каса в іноземній валюті" (ведеться валютний облік) (рис. 1.6.10).

Рис. 1.6.10. Вікно Плану рахунків системи ”1С: Підприємство 8.2”

(рахунок 30 ”Каса")

Для формування спеціальної звітності за напрямами використання наявних грошових коштів ("Журнал реєстрації касових документів") ведеться облік наявних грошових коштів у розрізі елементів довідника ”Призначення готівкових коштів” (рис. 1.6.11).

Рис. 1.6.11. Вікно довідника ”Призначення готівкових коштів”

Елементи довідника використовуються для заповнення відповідного реквізиту у касових ордерах. Зазначена користувачем інформація з довідника використовуються для побудови звіту ”Касова книга" з видом звіту ” Журнал реєстрації прибуткових ордерів" або” Журнал реєстрації видаткових ордерів".

До касових документів відносять касові ордери та відомості на виплату грошей, розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо, що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти), квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи, за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку.

Первинний облік касових операційв системі " 1С: Підприємство 8.2" забезпечується формуванням наступних касових документів:

- ”Прибутковий касовий ордер”;

- ”Видатковий касовий ордер”.

Прийом готівки в касу організації оформлюється в системі "1С: Підприємство 8.2" документом ”Прибутковий касовий ордер", який підписує головний бухгалтер підприємства або уповноважена ним особа.

Створення нового документу ”Прибутковий касовий ордер” здійснюється за допомогою команди рядка меню ”Каса” (рис. 1.6.12).

Рис. 1.6.12. Вікно документу "Прибутковий касовий ордер" в системі ” 1С: Підприємство 8.2" (режим вибору виду операцій)

Документ ”Прибутковий касовий ордер” в системі "1С: Підприємство 8.2" забезпечує оформлення таких видів операцій:

- ”Оплата від покупця” – відображує фактнадходження оплати готівки за реалізовані матеріальні цінності, послуги та роботи. Такі операції оформлюються при наявності договору з контрагентом виду ”З покупцем”, ”З комісіонером” або ”З комітентом”. Кореспондуючим рахунком до 301 в цьому випадку виступають рахунки 36, 681, або 377;

- ”Прийом роздрібного виторгу” – відображує факт надходження роздрібного виторгу. Вибір складу в реквізиті з аналогічною назвою впливає на формування проводок документу. Якщо склад має вид ”Роздрібний”, то документ проводиться для формування запису в касовій книзі без формування проводок. Якщо вибрано склад типу ”Неавтоматизована торгівельна точка”, то всі проводки операції реалізації формуються касовим документом з відображенням нарахування доходів від реалізації і собівартості реалізації;

- ”Повернення коштів підзвітною особою” – відображує факт повернення підзвітною особоюневитрачених коштів. Кореспондуючим рахунком до 301 встановлюється субрахунок 3721;

- ”Повернення коштів постачальникам” – відображуєповернення постачальнику надлишку оплачених коштів, або повернення грошей за повернений товар, або повернення авансу у випадку неможливості виконати умови поставки. Операції оформлюються, якщо договір з контрагентом виду ”З постачальником”, ”З комітентом” або ”З комісіонером”. Кореспондуючим рахунком до рахунку 301 встановлюється субрахунок 63, або 371, або 685;

- ”Повернення коштів працівником” – відображується операція повернення співробітником в касу надлишку виплаченої зарплати. Місяць, за який здійснюється повернення грошових коштів, визначається системою автоматично за даними регістру накопичення ”Взаєморозрахунки із працівниками організації" при проведенні документу. Якщо дані про ” перевиплати ” відсутні, то період взаєморозрахунків береться за датою прибуткового касового ордера;

- ”Одержання готівкових коштів у банку” – відображує факт надходження готівкових коштів в касуз банку. Кореспондуючим рахунком до 301 встановлюється субрахунок 311;

- ”Розрахунки за кредитами і позиками” – відображує фактрозрахунків з контрагентами за договором виду "Інше", що може бути пов’язане з отриманням /поверненням кредитів, позик та інших грошових операцій. Кореспондуючим рахунком до 301 встановлюється субрахунок 377 або 685;

- ”Інший прибуток коштів” – відображуєоформлення будь-яких інших операцій надходження готівки в касу.

Для оформлення господарських операцій з витрат готівкових коштів з каси організації в програмі призначений документ " Видатковий касовий ордер" (рис. 1.6.13) з такими видами операцій:

- ”Оплата постачальникові” – відображення факту оплати (авансу) за одержані від постачальника товари, послуги, необоротні активи тощо. Оформляються розрахунки з контрагентами за договором виду ”З постачальником”, ”З комітентом” або ”З комісіонером". Кореспондуючим рахунком до 301 вибираються субрахунки 63, 371, або 685;

- ”Повернення коштів покупцеві” – відображує фактповернення грошей покупцю за товар, що повертається або в зв’язку з неможливістю виконати умови угоди. Оформляються розрахунки з контрагентами за договором виду ”З постачальником”, ”З комітентом” або ”З комісіонером”. Кореспондуючим рахунком до 301 вибираються субрахунки 36, 681, або 377.

- ”Видача коштів підзвітній особі” – відображення факту видачі співробітнику у підзвіт грошових коштів на відрядження, господарські витрати або для погашення заборгованості перед співробітником. Кореспондуючий субрахунок 3721 в документі не зазначається, а підставляється у проводку автоматично в залежності від рахунку обліку грошових коштів в касі;

- ”Виплата зарплати по відомості ”– оформлення операції виплати заробітної плати за платіжною відомістю. При цьому прізвища співробітників і суми до виплати вказані в документі ”Зарплата до виплати організації” і видатковий касовий ордер формує стільки проводок, скільки рядків у платіжній відомості. Кореспондуючі рахунки (субрахунки рахунку 66) підставляються у відповідності з рахунками вказаними у відомості;

- ”Виплата зарплати працівникові” – оформлення факту виплати заробітної плати кожному працівникові;

- ”Внесок готівкою в банк" – відображення в обліку операції передачі грошових коштів з каси в банк. Кореспондуючим рахунком в документі вказується 311 субрахунок;

- ”Розрахунки за кредитами і позиками” – відображення операцій виплат/повернення кредитів, позик тощо. Оформляються розрахунки з контрагентамиза договором виду ”Інше”;

- ”Інкасація коштів” – відображення факту внесення наявних грошових коштів в банк через службу інкасації. Кореспондуючим рахунком в документі вказується 333 або 334 субрахунки;

- ”Інша витрата коштів” - оформлення будь-яких інших операцій витрачення готівки з каси, відображення 301 субрахунку в кореспонденції з будь-якими іншими рахунками.

Рис. 1.6.13. Вікно ” Видатковий касовий ордер ” в системі ” 1С: Підприємство 8.2 ”

(режим вибору виду операцій)

Підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції з відображенням їх у касовій книзі і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства - юридичної особи, внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства (юридичної особи) відповідно до вимог законодавства України, зокрема визначення часу робочих змін, забезпечення бухгалтерського обліку касових операцій тощо.

Узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів у національній валюті в касах, грошових документів, які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, сплачених проїзних документів тощо) здійснюється в Журналі 1 і відомостях до цього Журналу 1.1, 1.3. Журнал 1 використовується для відображення оборотів за кредитом рахунків 30 "Каса", 33 "Інші кошти". У відомостях до Журналу 1 відображаються обороти за дебетом рахунків 30, 33.

Для формування звіту по касових операціях у програмі "1С: Підприємство 8.2" призначений звіт ”Касова книга”. Даний звіт програма формує на підставі сформованих проводок по рахунку 30 „ Каса ”.

Для формування звіту касира на необхідну дату потрібно у відкритому журналі ”Касові документи” на панелі інструментів вибрати екранну кнопку ”Касова книга”, вказати дату за яку формується касова книга і задати команду ”Сформувати”. На екран буде виведений вкладний аркуш "Касової книги" ("Звіт касира"). Для роздрукування документу необхідно вибрати команду меню ”Файл”-”Друк”, або команду < Ctrl> + <P>.

Сформований звіт ”Касова книга” (рис. 1.6.14)формується по організації, заданій у настройках звіту, за вказаний період та буде містити лише проведені касові ордера.

Рис. 1.6.14. Вікно звіту "Касова книга"

Звіт ”Касова книга" надає дані для заповнення регламентованих форм обліку наявних грошових коштів, таких як:

- ”Журнал реєстрації прибуткових ордерів" – дозволяє отримати інформацію про цільове надходження грошових коштів у розрізі дат і касових ордерів;

- ”Журнал реєстрації видаткових ордерів"- дозволяє отримати інформацію про цільове використання грошових коштів у розрізі дат і касових ордерів;

- ”Книга обліку прийнятих і виданих грошей " – надає інформацію про залишки та рух грошових коштів за кожний день вибраного періоду.

При журнально-ордерній формі для обліку операцій за рахунком 30 " Каса " використовують журнал № 1, а сільськогосподарські підприємства - журнал-ордер № 1 с.г.