Учет расчетов с подотчетными лицами

В практике хозяйственной деятельности организаций часто возникают расходы, производимые через своих сотрудников, которым выдаются деньги под отчет. Подотчетные лица – это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д. Список лиц, которые могут получать деньги в подотчет, оформляется приказом руководителя организации.

Для учета таких расчетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». ПО дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту – расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Дебетовое сальдо показывает задолженность работника перед организацией, а кредитовое – задолженность организации перед работником. Аналитический учет ведут по каждому подотчетному лицу.

На командировки приказ руководителя оформляется в каждом отдельном случае, а также работнику выдается командировочное удостоверение (при необходимости также служебное задание). После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету (форма № АО-1) прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном порядке.

Схема отражения операций по расчетам с подотчетными лицами:

• на выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств;
• на израсходованные подотчетными лицами суммы, указанные в утвержденном авансовом отчете, счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов;
• подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Таким образом, на счете 71 могут быть оформлены следующие основные бухгалтерские проводки:

Дт 71 Кт 50 – на сумму наличных денег, выданных под отчет, включая суммы, выданные командированным работникам. В принципе, возможны случаи, когда подотчетное лицо самостоятельно получает деньги с расчетного счета (51 «Расчетный счет») или аккредитива (55 «Специальные счета в банках»). Однако такие ситуации являются исключительно редкими;

Дт 10 Кт 71 – на сумму стоимости приобретенных материалов;

Дт 41 Кт 71 – на сумму стоимости товаров, приобретенных за наличный расчет. По нашему мнению, чаще такой проводкой будет оформляться не приобретение товаров, а покупка комплектующих изделий в организациях, занятых промышленным производством — в тех случаях, когда такие комплектующие следует учитывать на счете 41;

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, выполненных или оказанных в интересах производства и оплаченных наличными деньгами. Такими же проводками отражается списание авансовых отчетов командированных работников;

Дт 94 Кт 71 – на подотчетную сумму (или ее часть), не погашенную вовремя (сумму, в оправдание которой не был представлен авансовый отчет, утвержденный руководителем организации);

Дт 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 – на сумму, подлежащую взысканию с работника;

Дт 70 Кт 71 – проводка оформляется в той же ситуации, что и предыдущая. Разница состоит в том, что при оформлении данной проводки предполагается, что всю непогашенную сумму можно, без нарушения норм трудового законодательства (имеется в виду ограничение максимального размера удержаний с сумм оплаты труда, письменное согласие работника на удержание), удержать из сумм оплаты труда за текущий месяц, а сам срок выплаты заработной платы наступает весьма скоро.

Аналитический учет по счету 71 так же, как и раньше, ведется по каждой сумме, выданной под отчет.