Документация по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

┌───────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Форма документа │ Наименование документа │

├───────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ По учету кадров │

├───────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-1 │Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-1а │Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-2 │Личная карточка работника │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-2ГС (МС) │Личная карточка государственного (муниципального) служащего │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-3 │Штатное расписание │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-4 │Учетная карточка научного, научно-педагогического работника │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-5 │Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-5а │Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-6 │Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-6а │Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-7 │График отпусков │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-8 │Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с│

│ │работником (увольнении) │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-8а │Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с│

│ │работниками (увольнении) │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-9 │Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-9а │Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-10 │Командировочное удостоверение │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-10а │Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-11 │Приказ (распоряжение) о поощрении работника │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-11а │Приказ (распоряжение) о поощрении работников │

├───────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда │

├───────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-12 │Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-13 │Табель учета рабочего времени │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-49 │Расчетно-платежная ведомость │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-51 │Расчетная ведомость │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-53 │Платежная ведомость │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-53а │Журнал регистрации платежных ведомостей │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-54 │Лицевой счет │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-54а │Лицевой счет (СВТ) │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-60 │Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-61 │Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником│

│ │(увольнении) │

├───────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Т-73 │Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному│

│ │на время выполнения определенной работы │

└───────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Названные унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

Формы N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" и N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу" используются для оформления приема сотрудника (сотрудников) на работу на основании заключенного трудового договора (договоров). Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику (работникам) под расписку.

На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а).

Формы N Т-2 "Личная карточка работника" и N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего" заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а);

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Форма N Т-3 "Штатное расписание" применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). При заполнении графы 4 "Количество штатных единиц" по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и пр. В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утвержается оно приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.

Формы N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" и N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу" применяются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу, в другое структурное подразделение в той же организации или в другую местность вместе с организацией. Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д., а под другой местностью - местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копию приказа о переводе на другую работу (ст. 62 ТК РФ). Копия должна быть заверена надлежащим образом и предоставлена работнику безвозмездно.

Формы N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" и Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпусков работникам" применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

Форма N Т-7 "График отпусков" на следующий календарный год утверждается руководителем не позднее 15 декабря предыдущего года с учетом режима производственно-хозяйственной деятельности организации (ст. 125 ТК РФ). Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (подросткам, инвалидам, ветеранам, донорам, Героям Советского Союза, Героям России). По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Форма графика применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график.

Формы N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" и N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)" составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации, объявляются работнику (работникам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ. На основании данного приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

Формы N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" и Т-9а "Приказ о направлении работников в командировку" применяются для оформления и учета направления работника (работников) в командировку. Заполняются они работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации. В приказе указываются фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (командируемых), а также цель, время и место (места) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Форма N Т-10 "Командировочное удостоверение" является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается форма N Т-10 в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9). После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Формы Т-11 "Приказ о поощрении работника" и Т-11а "Приказ о поощрении работников" применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

Формы N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда.

Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях).

Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13: 1) при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету общим для всех работников, включенных в табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8; 2) при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Отметки в табеле о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (например, работа по совместительству) производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (в данном случае - заявление о совместительстве). Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (например, часов работы по совместительству).

Формы N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость" и N Т-53 "Платежная ведомость" применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и N Т-53 не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются. Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии. Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику. На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа. В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

Форма N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей" ведется в бухгалтерии для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.

Формы N Т-54 "Лицевой счет" и Т-54а "Лицевой счет (СВТ)" применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Форма N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.