Лекция 6. Контроль как функция управления

6.1. Типы и этапы контроля

После того как разработана система целей и спро­ектирована организация, оптимальная для их реализации, необходи­мо наладить контроль над различными звеньями процесса управле­ния. Контроль - это деятельность, заключающаяся в регулировании и координации отношений в организации, ориентированная на созда­ние благоприятных условий для подготовки и реализации управлен­ческих решений.

Выделяется три типа контроля: стратегический, опе­ративный и функциональный.

Стратегический контроль - способ отслеживания работ по реали­зации запланированных целей и задач организации.

Оперативный контроль реализуется по мере возникновения текущих проблем. Нацелен на регулирование проблемных ситуаций, возникающих при реализации стратегического плана.

Функциональный контроль озна­чает намерение руководителя осуществлять деятельность по управле­нию с учетом предварительно распределенных между исполнителями функций, вытекающих из стратегических целей и задач.

Каждый из выделенных типов контроля нацелен на специфический объект. Объектом стратеги­ческого контроля является система плановых действий, реализующая миссии организации. Объектом оперативного кон­троля являются исполнительные процедуры, осуществляемые в рамках выбранной системы плановых заданий. Объектом функционального контроля является набор функций, проявляющихся в структуре про­ектируемой организации. Назначением этого типа контроля является распределение функций в пределах проектируемой организации, опти­мальное для реализации соответствующей стратегической цели.

Процедура контроля включает три этапа:

1) установление стандартов - поддающихся измерению целевых ори­ентиров, имеющих временные границы. В государственном и муниципальном управлении роль стандартов выполняют административные регламенты, исполнение которых служит основой контроля деятельности работ­ников государственной и муниципальной службы со стороны, как выс­ших руководителей, так и гражданского населения.

2) определение масштаба допустимых отклонений путем сравнения показателей функционирования объекта контроля с заданными стандартами;

3) измерение результатов. Сравнение результатов с заданными стандартами, что позволяет определить, какие действия надо предпринять для совершенствования контрольных функций.

Этапы контроля позволяют реали­зовать входящие в блок управления задачи, распределенные по четырем функциям: диагностической, ориентирующей, стимулирую­щей и корректирующей.

Диагностическая функция контроля включает в себя непрерывный учет на базе текущей информации хода работ по реализации стратеги­ческой цели. В этом случае контроль дает объективную оцен­ку полученных в прошлом результатов для повышения эффективности работ, раскры­вает текущее состояние управляемой системы, существующие возмож­ности, а также способы ее возможной трансформации, то есть она по­зволяет руководителю оценить возможности системы управления.

Ориентирующая функция контроля основана на привлечении вни­мания исполнителей к актуальности решаемых вопросов, вытекающих из целей и задач, стоящих перед организацией.

Стимулирующая функция контроля основана на мотивационных возможностях, позволяющих контролирующему органу мотивировать своих работников к эффективному и осмысленному труду. Она при­звана не столько, запрещать те или иные виды деятельности, сколько стимулировать исполнителя к ответственной и инициативной работе.

Корректирующая функция контроля заключается в направлении процесса в рамки, внутри которых можно свободно вносить разного рода изменения, не подразумевающие искажения целей и задач, сто­ящих перед организацией. Данная функция должна в непрерывном режиме согласовывать промежуточные результаты деятельности с об­щей стратегической целью.

Процесс контроля - процесс диахронный и охватывает по времени как начальную, так и заключительную стадии управления. И если ди­агностическая и ориентирующая функции контроля падают преиму­щественно на входные блоки информационно-кибернетической моде­ли управления, то стимулирующая и корректирующая функции - на выходные.

Согласование контроля по времени является важнейшим свойством контролирующей деятельности, что делает актуальным его деление на предварительную, текущую и заключительную стадии, приходящиеся на две ключевые в рамках информационно-кибернети­ческой модели формы: входной и выходной контроль.

Входной контроль подразумевает наблюдение и регулирование поступающих в аппарат управления информационных потоков. В них должны быть включены сведения о материальных, финансовых, кад­ровых и энергетических ресурсах, обеспечивающих режим производ­ственной деятельности организации. На входе контролирующие орга­ны должны следить за тем, чтобы все задания, вытекающие из схемы стратегического планирования, были правильно распределены, чтобы каждый из членов организации четко представлял себе, что он должен делать, какова его ответственность за допущенные нарушения. Вход­ной контроль также необходим для оценки состояния производствен­ной системы и ее уязвимых мест - своеобразных каналов возможного разрушения системы.

Объектом входного контроля являются поступающие в производственную систему предприятия (процессор) потоки, выступающие исходным условием деятельности этого предприятия. К перечню этих по­токов следует отнести:

- материальные (оборудование, сырье, ресурсы);

- технологические (ноу-хау, патенты и пр.);

- кадровые;

- информационные;

- финансовые (платежные документы и пр.).

Важнейшим условием контроля является доведение до исполнителей текущих целей организации. Для этого контролер должен обязательно знать, что должно получиться на выходе и как этого достичь. Контроль не должен внушать страха, и поэтому целью его является не запрет или угрозы, а поддержание оптимального режима работы подчиненных. Кон­троль должен быть скорее предупреждающим, чем констатирующим.

Существуют два вида входного контроля: прямой и косвенный.

Прямой контроль - это деятельность по управлению входными по­токами, предписанная управляющему по штату в соответствии с его должностными инструкциями. Он делится на два подвида: жесткий исполнительский контроль, объектом которого становится сама дея­тельность исполнителя, и мягкий функциональный контроль, предпо­лагающий слежение главным образом за результатами деятельности, а не за формой.

Под прямой контроль могут подпадать факторы, образую­щиеся на пересечении двух условных осей: цели и средств на ее дости­жение. Ось цели обычно включает такие объекты входного контроля, как наем работников, определение фронта работ, качество и сроки вы­полняемых заданий и т. д. На оси средств можно обозначить такие по­казатели, как личностные качества принимаемых на работу или получа­ющих задания, условия проведения работ, характер подготовки кадров и т. д. Расчет оптимальных сочетаний между поставленными целями и имеющимися средствами позволит руководителю равномерно распре­делить между контролерами ответственность за реализацию целей. Балльная оценка поможет выявить приоритеты в оценке уровней, с тем, чтобы выбрать оптимальную тактику реализации цели контроля.

Косвенный контроль - деятельность по управлению входными по­токами, основанная на использовании непрямых полномочий управ­ляющего, то есть тех полномочий, за исполнение которых он не несет прямой ответственности. Косвенный контроль делится на два вида: контроль через смежные показатели и самоконтроль.

Контроль через смежные показатели основывается на выделении таких нормативов (стандартов), значения которых взаимосвязаны. Так, контролируя уровень затрат на предприятии, должностное лицо не может не контролировать уровень прибыли. Приходится признать, что перечень нормативов, задающих контрольные зоны на предприятии, обусловливает наложение этих зон, что может привести к утрате чет­кости в распределении сфер контроля.

Самоконтроль выражает высшую степень доверия между руково­дителем и подчиненным, особенно в тех случаях, когда прямые мето­ды контроля невозможны или существует серьезный разрыв между исполнительными и контролирующими органами. Избитая фраза «Со­весть - это лучший контролер» является хорошей иллюстрацией это­го вида контроля. В настоящее время доля самоконтроля стремитель­но увеличивается. Это связано с усложнением системы производства и сбыта продукции.