Создание временных коллективов для внедрения информационных систем и технологий, и управление этими коллективами

Временный коллектив для разработки и внедрения информационных технологий и систем должен включать в себя специалистов разного профиля: руководителя проектной группы, специалиста по управлению проектом, бизнес - аналитика со стороны заказчика, системного аналитика, проектировщиков - специалистов по постановке и алгоритмизации задач, системного администратора, администратора базы данных, системных и прикладных программистов, специалистов по защите информации, администратора репозитория, технического писателя, специалиста по качеству и тестированию, специалистов по внедрению и специалистов по техническим средствам коммуникационно-информационных технологий и ИС.

Организация структуры управления проектной группы зависит от выбранного пути создания информационной системы. Если проект разрабатывается своими силами, то проектная группа создается в составе подразделения предприятия по обработке информации (информационно-вычислительных центров, отдела автоматизации, департамента информационных систем и т.д.).

Вовлеченность заказчика является необходимым условием успешной работы временного коллектива.

Организация структуры управления проектной группы зависит от выбранного пути создания информационной системы. Если проект разрабатывается своими силами, то проектная группа создается в составе подразделения предприятия по обработке информации (информационно-вычислительных центров, отдела автоматизации, департамента информационных систем и т.д.).

Возглавляет работу по созданию информационной системы руководитель проектной группы (главный специалист, генеральный конструктор информационной системы). Руководитель проектной группы предприятия отвечает за формирование технического задания и его реализацию в соответствии с требованиями пользователей условиями экономической эффективности информационной системы. Поскольку собственные силы предприятия ограничены, широко используется аутсорсинг, то есть передача разработки отдельных компонентов информационной системы сторонним организациям.

Если разработка информационной системы осуществляется комплексно специализированной организацией (системным интегратором), то обычно используется матричная структура построения проектной группы (рис. 2), при которой каждый специалист находится в двойной подчиненности. В административном подчинении в соответствии со своим профилем и производственном подчинении у руководителя проекта на время выполнения проекта.

Матричная структура построения проектной группы соответствует процессному подходу в управлении. При организации проектной группы может использоваться принцип единоначалия, когда на время выполнения проекта создается отдельное подразделение, в котором объединяются все участники разработки («проектная структура»).

Рис. 2 Матричная структура управления временным коллективом разработки и внедрения информационной системы

Каждый коллектив должен найти свое место в формальной или неформальной структуре организации, где бы он мог полностью реализовать свои цели и возможности и не препятствовал делать это другим.

Началом формирования временного коллектива является решение о его создании, надлежащим образом оформленное юридически. Затем определяется его функциональная структура, круг обязанностей, прав и ответственности для каждого сотрудника, создается надежная система информирования.

Отношения в коллективе возникают между людьми как носителями определенных социальных ролей.

Роли в коллективе подразделяются на «производственные» (функциональные и социальные) и «межличностные». Производственных ролей специалисты выделяют восемь.

Координатор обладает наибольшими организаторскими способностями и становится обычно в силу этого руководителем коллектива независимо от своих знаний и опыта. Его главная обязанность - уметь работать с теми, кто такими знаниями и опытом обладает, и направлять их активность на достижение поставленных целей.

Генератор идей, как правило, самый способный и талантливый член коллектива. Разрабатывает варианты решения любых стоящих перед ним проблем, но в силу своей пассивности, несобранности и т.п. не способен реализовать их на практике.

Контролер сам творчески мыслить не способен, но вследствие глубоких знаний, опыта, эрудиции может должным образом оценить любую идею, выявить ее сильные и слабые стороны, подтолкнуть других к работе по ее дальнейшему совершенствованию.

Шлифовальщик, обладает широким взглядом на проблему и поэтому при необходимости умеет «увязать» ее решение с другими задачами коллектива.

Энтузиаст - самый активный член коллектива; он увлекает своим примером окружающих на действия по реализации поставленной цели.

Искатель выгод - посредник во внутренних и внешних отношениях, придающий определенное единство действиям членов коллектива.

Исполнитель добросовестно реализует чужие идеи, но нуждается при этом в постоянном руководстве и подбадривании.

Помощник - человек, который лично ни к чему не стремится, довольствуется вторыми ролями, но готов всегда оказать содействие другим в работе и в жизни.