Учет поступивших документов пакетов, носителей конф. информации

Конфиденциальные документы должны пересылаться между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов.

Журнал имеет следующие графы: 1. Дата поступления. 2. Откуда поступили 3. Количество пакетов 4. Подпись лица, доставившего пакет 5. Порядковые номера пакетов 6. Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов 7. Учетные номера документов, зарегистрированных по учету поступивших документов. 8. Учетные номера документов, зарегистрированных по учету поступивших документов выделенного хранения 9. Учетные номера возвращенных документов и носителей. 10. Отметка о возврате ошибочно присланных документов.

После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы: 1. Учетный номер и гриф конфиденциальности документа. 2. Дата поступления 3. Вид и заголовок документа. 4. Откуда поступил 5. Номер и дата издания 6. Количество листов а) основного документа, б) приложений. 7. Кому выдан. 8. Количество листов 9. Подпись за получение и дата 10. Подпись за возврат и дата. 11. Индекс (номер) дела, номера листов дела 12. Номер по учету документов выделенного хранения, количество листов. 14. Примечание.

Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации или как часто их называют в научной литературе, документов предварительного учета, можно назвать следующие:

1. закрепление факта присвоения носителю категории конфиденциальности, ограниченного доступа;

2. присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк данных для контроля за использованием и проверки наличия;

3. документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками учреждения, фирмы, закрепление персональной ответственности за его сохранность;

4. контроль за работой исполнителя над документом и своевременным уничтожением носителя или его частей, потерявших практическое значение.

Все типы носителей конфиденциальной документированной информации должны быть учтены до начала составления на них проектов черновика, вариантов и беловика будущего документа. При этом реализуются следующие требования, обеспечивающие защиту информации:

1. формирование основы для последующей персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя, повышенного внимания к нему;

2. предупреждение возможности нецелевого использования носителя или его неправильного хранения;

3. формирование схемы доступа в соответствии с грифом конфиденциальности будущего документа;

4. предупреждение возможности тайной подмены носителя, изъятие из него или включение в него отдельных частей (листов, кусков фото-, кино-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются технические характеристики носителя (количество листов, длина ленты, наличие склеек и др.);

5. предупреждение технической возможности тайной

6. разборки кассет, пеналов, футляров, конвертов и других оболочек, содержащих технические носители информации;

7. включение носителя в сферу регулярного контроля за сохранностью и местонахождением.