Назначение и порядок проведения проверки наличия документов, дел и носителей информации

Проверка наличия документов, дел и носителей информации - предназначена для установления реального соответствия имеющихся в наличии конфиденциальных документов, дел и носителей записям в учетных формах.

Проверки могут быть регламентированными (периодическими, цикличными) и нерегламентированными (внеочередные).

Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. О недостаче носителей секретной информации немедленно докладывается руководителю учреждения, а также ставится в известность отдел безопасности.

В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:

· установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

· выявление и устранение недостатков в учёте документов;

· выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

· выявление и учёт документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

· выявление непрофильных документов.

Проверка наличия и достояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.

Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

· сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

· подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

· изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

· изымать единицы хранения, заражённые плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

· изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учёта и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в её ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов и в акте проверки наличия и состояния документов.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учёта и описания) проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

Результаты проверки физического состояния документов заносятся в картотеку учёта физического состояния документов.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учётные документы. После проверки наличия коробки с документами могут опечатываться.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов.

Решение о снятии документов с учёта оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учёта.

40 порядок уничтожения документов, дел и носителей информации.

При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой конфиденциального делопроизводства. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:
подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению;
оформление акта на уничтожение;
уничтожение документов по акту;
уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:
выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;
систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.
С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов.