Система грифования документов

В каждой позиции перечня ценных сведений, составляющих тайну организации, рекомендуется указывать гриф конфиденциальности сведений, фамилии сотрудников, имеющих право доступа к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок действия грифа или наименование события, снимающего это ограничение, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

На основе перечня сведений составляется и ведётся перечень (список) документов фирмы, подлежащих защите и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа.

Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет собой служебную отметку (реквизит), которая проставляется на носителе информации или сопроводительном документе.

Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

● первый, низший и массовый уровень — грифы «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;

● второй уровень — «Коммерческая тайна. Строго конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально — Особый контроль».

В практической деятельности может использоваться также одноуровневая система грифования (грифов только первого уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по значимости гриф - «Коммерческая тайна особой важности».

Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа — «Лично», «Только адресату» и др.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

● исполнителем на стадии подготовки проекта документа;

● руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы на стадии согласования или подписания документа;

● адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.

Изменение грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности являются:

● соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или конфиденциальных документов фирмы;

● истечение установленного срока действия грифа;

● наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия контракта, требование заказчика продукции, опубликование описания изделия в печати, патентование изобретения и т.п.).

После снятия грифа документ передается в службу открытой документации фирмы. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.