Копирование конфиденциальных документов

КДы могут копироваться в подразделении КД или в спец. множительном подразделении ор-ии.

Копирование не должно производиться одновременно с копированием открытых д-в.

КДы, поступившие из др. ор-ии, должны копироваться с письменного разрешения руководителя ор-ии или с письменного разрешения издавших их.

Разрешение на изготовление копий учтенного д-а оформляется на обороте последнего листа экз., с к-о производится копирование. Этот экз. подшивается в дело или переводится на учет ВХ.

При копировании поступившего д-а дополнительно делается ссылка на № и дату разрешения.

Подлежащие копированию д-ы регистрируются в журнале учета копирования КД: учетный № и гриф К, дата; кол-во или номера страниц; дата копирования; кол-во снятых копий; учетные №№, присвоенные №№; отметка об уничтожении брака; подпись за получение и дата.

На копиях проставляют их номера.

Если д-т был издан самой ор-ей, то номера копий продолжают номера ранее изготовленных экз., а если др. о-ей, то их номера проставляются дробно: номер присвоенные при издании/на каждом экз. проставляется очередной порядковый № копии, начиная с 1.

Присвоенные копии учетный № проставляется на всех листах копии по середине нижнего поля с добавлением аббревиатуры грифа К.

На экз. д-а, с к-о снималась копия, под разрешением на снятии копии сотрудником КД ставится надпись «снята копия в__ экз. за номером__», к-я заверяется его подписью с проставлением даты.

Выпискам присваивается отдельный учетный № по журналу учета изданных документов.