Информационно- справочные документы управления на предприятиях СКСТ

Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел на предприятии, служат основанием для принятия управленческих решений. К ним относятся справочники, справки, сводки, письма, телеграммы, акты. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам предприятия, не являются обязательными для исполнения, могут быть приняты к сведению.

Акт – это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов: передачи дел, материальных ценностей, результатов ревизии и пр. Текст акта в общем случае состоит из вводной части и констатирующей. В вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого фиксируется акт (событие, действие), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются:

- наименование их должностей;

- наименования представляемых ими организаций (предприятий, учреждений);

- фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то сначала указывается председатель комиссии, а затем в алфавитном порядке остальные члены. Последним в списке указывается секретарь комиссии.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения.

Справка – это документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.). вместе с тем функциональное назначение справок весьма обширно, что, в конечном счете, налагает определенные особенности на порядок их оформления и содержания.

Справка, подтверждающая некий факт, должна содержать:

- ФИО лица, о котором сообщаются сведения (в им.п.);

- должность указанного лица;

- указание о том, для каких целей выдана справка.

Письмо – обобщенное название различных документов служебной переписки, отправляемых по почте.

Телефонограмма – документ, составляемый по телефону по срочным вопросам.

5Документооборот на предприятиях сферы СКСТ.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Документооборот на предприятиях сферы СКСТ.

Документооборот предприятия – это упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).

Принято выделять в документообороте три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Указанные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также других предприятий (организаций, учреждений) – потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

С учетом назначения и среды обращения документов можно выделить внутренний и внешний документооборот. Внутренний – внутренние и входящие документы, не подлежащие возврату. Внешний – исходящие документы и входящие документы, подлежащие возврату.

1. Работа с входящими документами предполагает:

- доставку и прием документов;

- первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение документов;

- рассмотрение документов руководством предприятия;

- передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

- осуществление контроля исполнения документов;

- прием исполненного документа, его помещение в дело;

- последующее хранение и работу с документами (до передачи в архив или на уничтожение).

2. Работа с исходящими документами:

- проверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

- регистрация документов;

- подготовка документов к отправке;

- передача подготовленных документов в экспедиционную группу;

- помещение контрольных экземпляров в дела;

- последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи в архив или на уничтожение).

3. Работа с внутренними документами предприятия предполагает:

- подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

- редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

- согласование уточненного варианта текста документа;

- оформление окончательного варианта текста документа;

- утверждение (подписание документа);

- регистрацию документа;

- тиражирование документа;

- передачу рабочих экземпляров документов соответствующим должностным лицам для применения в практической деятельности;

- помещение контрольного экземпляра документа вдело;

- последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).