Учет денежных средств в кассе, инвентаризация кассы, учет ее результатов

Бухгалтерский учет движения и использования наличных денежных средств, документальное оформление кассовых операций организуется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. № 107, Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2004 г. № 98 (с изм. от 18.10.2010 г. № 436), Инструкцией об организации наличного денежного обращения в Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30. 03. 2011 г. № 112 и другими нормативными документами.

Организации необходимы наличные деньги в кассе для расчетов с другими юридическими и физическими лицами, для осуществления расчетов с работниками по оплате труда, для выдачи денег в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы, для выплаты стипендий, пенсий, дивидендов, пособий, алиментов, с обособленными структурными подразделениями и на другие текущие нужды. Для осуществления данных расчетов организация может оставлять в кассе часть выручки в размере предполагаемых расходов в этот день.

На начало рабочего дня в кассе могут находиться деньги в пределах сумм, необходимых в качестве разменных денег для обеспечения бесперебойного функционирования, с учетом необходимости ускорения оборачиваемости и своевременного поступления денег в банки, обеспечения их сохранности, сумма которых рассчитывается с учетом объемов и специфики деятельности конкретной организации.

При необходимости размер потребности в разменных наличных белорусских деньгах устанавливается решением руководителя организации, причем отдельно по каждой кассе. В этом случае организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного размера только в период выплаты заработной платы в течение срока не свыше трех рабочих дней, в сельской местности – не более 5 рабочих дней.

Руководитель организации приказом также определяет порядок, планируемый размер и сроки сдачи выручки из касс в обслуживающий или другой банк, работникам службы инкассации, либо в организации Министерства связи и информации Республики Беларусь, срок действия приказа, что должно быть сообщено обслуживающему банку. При установлении сроков сдачи выручки учитываются те же факторы. Порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам. Сроки сдачи выручки уполномоченными лицами устанавливается исходя из необходимости обеспечения сохранности наличных денег, но не реже одного раза в 7 дней.

Организации принимают наличные денежные средства и банковские пластиковые карточки в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг с применением кассового оборудования, модели (модификации) которого включены в Государственный реестр, а также с помощью платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов.

Кассовое оборудование применяется только после регистрации в налоговом органе (в инспекциях Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь).

Организации, имеющие право не применять кассовые суммирующие аппараты, осуществляют прием наличных денег по приходным кассовым ордерам или другим документам в соответствии с действующим законодательством.

Касса организации должна быть оборудована специальным образом. Это должно быть изолированное помещение, имеющее сигнализацию, металлические решетки на окнах, несгораемые металлические шкафы или сейфы для хранения денег и ценных бумаг. Допускается совместное хранение в одном металлическом шкафу или сейфе наличных белорусских рублей и наличной иностранной валюты, но они должны быть размещены отдельно.

Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в кассу посторонних лиц воспрещается.

Кассовые операции производит кассир, являющийся материально ответственным лицом. Для этого при приеме на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с инструкциями по ведению кассовых операций, после чего с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Он несет ответственность за сохранность всех принятых на хранение наличных денег и за всякий ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате ненадлежащего исполнения своих обязанностей. Кассиру запрещено передоверять свои обязанности другим лицам, хранить в кассе наличные деньги, не принадлежащие организации.

Не допускается хранение в кассах наличных денег, принятых без использования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, зарегистрированных в налоговых органах, или без приходных документов, формы которых установлены законодательством.

Перед открытием кассы, металлических шкафов, сейфов кассир обязан осмотреть сохранность печатей, замков, дверей и оконных решеток, убедиться в исправности охранной, тревожной, пожарной сигнализации (в случае их наличия).

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей, решеток или неисправности охранной сигнализации кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю организации, который в свою очередь должен сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. Руководитель, главный бухгалтер или лица, их замещающие, а также кассир после получения согласия сотрудников органов внутренних дел проверяют наличие в кассе наличных денег.

Проверка наличия в кассе наличных денег должна быть проведена до начала операций по приему и выдаче наличных денег из кассы. По результатам проверки составляется акт произвольной формы, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами. Один экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй – остается в организации, в случае наличия договора страхования третий экземпляр акта отсылается в страховую организацию, в случае наличия вышестоящей организации четвертый экземпляр акта отсылается в вышестоящую организацию.

В конце рабочего дня кассир закрывает шкаф или сейф ключом и опечатывает его печатью.

Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в замочных скважинах металлических шкафов, сейфов, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к дубликатам ключей, и хранятся у лиц, ответственных за сохранность ценностей. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю, частному нотариусу необходимо сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры к немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, по иной уважительной причине) находящиеся у него под отчетом наличные деньги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии из лиц, назначенных руководителем организации.

Результаты пересчета и передачи наличных денег отражаются в акте произвольной формы, в котором делается отметка об отсутствии кассира при проведении пересчета и передачи наличных денег.

В случае если пересчет наличных денег и других ценностей невозможен, касса закрывается и опечатывается без пересчета наличных денег.

Не позднее следующего рабочего дня со дня опечатывания кассы пересчет наличных денег осуществляется лицом, назначенным руководителем организации, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии, назначенной руководителем организации, в количестве не менее 3 человек.

Наличные деньги в кассу поступают в виде выручки за реализованную продукцию, работы, услуги, товары и из других источников, например, плата работников за проживание в общежитиях организации, возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов, по чеку из банка и т. д.

При приеме наличных денег в качестве выручки или возврата денег кассиры обязаны проверить их подлинность и платежеспособность. При определении подлинности наличных денег необходимо руководствоваться требованиями законодательства, справочной и методической литературой по определению подлинности денежных знаков, информацией, размещенной на официальном сайте Национального банка Республики Беларусь в глобальной компьютерной сети Интернет, официальными материалами и оперативной информацией органов внутренних дел.

С расчетного или другого счета в банке наличные деньги банк может выдавать по чеку из денежной чековой книжки кассиру организации или другому ее работнику, который на это уполномочен, на следующие текущие нужды:

– выдачу заработной платы работникам организации и всех выплат, связанных с ней, для чего организация подаёт в банк ежемесячно соответствующие сведения;

– командировочные расходы;

– хозяйственные нужды;

– другие цели, например, на закупку сельскохозяйственной и дикорастущей продукции у населения.

Чеки сброшюрованы в чековой книжке, которую организация получает в банке по заявлению – обязательству, подписанному руководителем организации и главным бухгалтером, скрепленному печатью организации согласно заявленным в банк их образцам, и платежное поручение в 2-х экземплярах на оплату стоимости чековой книжки. При получении лимитированной чековой книжки в банк также предоставляется платежное поручение в двух экземплярах для депонирования денежных средств на сумму чековой книжки. В чековой книжке все чеки должны быть пронумерованы, на них проставляется номер расчетного или валютного счета, указывается наименование банка и владельца счета.

Чековая книжка выдается кассиру организации, ФИО которого и образец подписи указаны в заявлении – обязательстве. Она хранится в кассе вместе с наличными деньгами.

Все реквизиты в чеке заполняет организация. В чеке указывается требуемая сумма и ее назначение (на выдачу заработной платы и др.). Сумма пишется с заглавной буквы, прописью с прочеркиванием незаполненной строки. Заполненные чеки подписываются руководителем, главным бухгалтером и скрепляются печатью организации. На оборотной стороне чека указывается, на какие цели необходимы деньги. Никакие исправления в чеке не допускаются. Отрывная часть чека остается в банке при выдаче организации наличных денег с ее банковского счета, а его корешок – в чековой книжке.

Организации имеют право расходовать наличные деньги только на те цели, на которые они получены.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером формы № КО-1.

Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер и кассир. При приеме наличных денег от физических и юридических лиц им выдается квитанция к приходному ордеру. В случае необходимости она заверяется печатью.

Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой работникам заработной платы, выдачей аванса на командировочные расходы, выплатой пособий и др.

Из выручки организации могут расходовать наличные деньги для проведения текущих операций: на выплату заработной платы, на командировочные расходы, на покупку канцелярских товаров, на выплаты по договорам займа, аренды и другие цели с учетом действующего законодательства.

Организации независимо от наличия у них текущего (расчетного) банковского счета могут осуществлять расчеты наличными деньгами с другими юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь, в том числе путем внесения наличных денег непосредственно в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей. Национальным банком Республики Беларусь может устанавливаться предельный размер расчетов наличными денежными средствами.

Выручка может использоваться при условии отсутствия наложения ареста и обращения взыскания на денежные средства организации, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах; приостановления операций по текущим (расчетным) банковским счетам; картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок» (далее – картотека). Данные условия должны быть оговорены при заключении договора текущего (расчетного) банковского счета или при внесении изменений в действующие договоры.

Не имеют права расходовать наличные деньги из выручки ликвидируемые организации, в отношении которых приняты решения о прекращении деятельности, либо в отношении которых открыто конкурсное производство.

Полученные в банке по чеку наличные деньги для выдачи заработной платы должны оформляться приходным кассовым ордером КО-1 типовой формы. Они выдаются по назначению в сроки, установленные решением руководителя организации, или в общеустановленном порядке, то есть, в течение 3 рабочих дней, а в сельской местности – 5 рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке. По истечении указанного срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в обслуживающий или иной банк, инкассаторам либо в организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

Выдача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером формы № КО-2. При выдаче денег конкретному лицу в кассовом ордере указывается фамилия, имя, отчество лица, кому должны быть выданы деньги, цель выдачи, указываются данные документа, подтверждающего личность получателя, берется его подпись в получении денег.

Расходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер, кассир, руководитель организации или работник, им уполномоченный, лицо, получившее деньги. К расходным кассовым ордерам должны быть приложены оправдательные документы: ведомости на выдачу заработной платы и другие.

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтерией в день совершения кассовой хозяйственной операции. Никакие исправления в кассовых ордерах не допускаются.

Бланки типовых форм КО-1 «Приходный кассовый ордер» и КО-1в «Приходный кассовый ордер» относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому их движение должно учитываться в книге учета бланков строгой отчетности в соответствии с Инструкцией о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 12. 08. 2011 г. № 33/77/17. При этом организация может приобрести приходные кассовые ордера для выписки на ПЭВМ с соблюдением всех реквизитов их типовой формы.

При выписке кассовые ордера должны быть зарегистрированы в книге их регистрации (отдельно на белорусские рубли и отдельно на иностранную валюту, отдельно приходные и расходные ордера, либо приходные и расходные ордера регистрируются в одной книге) в следующем порядке: номер, дата, сумма, записывается в соответствующую колонку исходя из содержания кассовой операции, ФИО лица, на которое выписан кассовый ордер.

При необходимости перечень показателей в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров может быть расширен.

Выбор формы ведения журнала определяется руководителем и главным бухгалтером организации.

Регистрации приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться посредством программно-технических средств. Выходная форма «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» составляется за соответствующий день и должна содержать данные учета движения наличных денег по целевому назначению.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, запрещается.

Из главной кассы наличные деньги могут выдаваться перед началом рабочего дня в другие кассы организации (например, в кассу филиала) по утверждённым документам и в соответствии с действующим законодательством.

В этом случае главный кассир ведет книгу учета принятых и выданных кассиром наличных денег. Выдача денег другим кассирам или раздатчикам осуществляется под их роспись в книге.

В книге отражается принятие от них не выданных наличных денег и кассовых документов, подтверждающих проведенные операции. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации. Количество листов в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

При необходимости перечень показателей книги учета может быть расширен, форма ее – изменена.

Работники бухгалтерии и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассира (за исключением небольших организаций, не имеющих в штате кассира).

Кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера только после приема или выдачи наличных денег.

Выдачу заработной платы, премий, пособий и других выплат более чем трем работникам рекомендуется производить по платежной ведомости. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости учиняется разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, или справку, подтверждающую их личность, и расписываются в получении денег в соответствующей графе платежной ведомости.

Выдача заработной платы производится в течение трех рабочих дней, для сельскохозяйственных организаций – в течение 5 рабочих дней.

Выдача наличных денег своим работникам может производиться по удостоверению, выданному организацией при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати организации.

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в платежной ведомости или в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных денег кассиром делается запись «По доверенности», указываются фамилия, имя и отчество лица, которое получило по доверенности наличные деньги.

В случае если доверенность выдана на разовое получение наличных денег, она прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

В случае если доверенность выдана на получение наличных денег в течение определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, хранится в организации.

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов кассир должен:

– в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или написать «Депонировано»;

– составить реестр депонированных сумм;

– в платежной ведомости записать прописью суммы фактически выплаченных и подлежащих депонированию наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал» и ставится подпись раздатчика. Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

– заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости либо по всем платежным ведомостям, проставив в нем их номера, дата и номер расходного кассового ордера проставляется на каждой платежной ведомости.;

– записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег.

Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк на 4-й и 6-й рабочий день соответственно. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

Бухгалтер организации производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Организации сдают выручку и наличные свободные деньги в обслуживающий или иной банк, в организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь либо работникам службы инкассации.

Наличные деньги из кассы могут сдаваться в банк двумя способами: путем инкассации или по объявлению на взнос наличными.

При инкассации организация заключает договор на инкассаторское обслуживание с банком или специализированной организацией, в котором наряду с другими условиями оговаривается время инкассации. К этому времени кассир кассы должен подготовить инкассаторскую сумку, т.е. сложить деньги покупюрно, пересчитать их суммы, оформить препроводительную ведомость к сумке с денежной выручкой, вложить в инкассаторскую сумку деньги и препроводительную ведомость, опечатать сумку. Кассир также оформляет накладную к сумке с денежной выручкой с указанием купюрной описи сдаваемых денег, которая вместе с инкассаторской сумкой отдается инкассатору и копию препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой. Копия остается у кассира, в ней инкассатор расписывается о том, что он принял опломбированную сумку без пересчета вложенных в нее денег.

Все три вышеуказанных документа должны быть подписаны руководителем организации, сдающей деньги, и ее главным бухгалтером.

В препроводительной ведомости и накладной к сумке с денежной выручкой предусмотрен акт о вскрытии сумки и пересчете вложенных денег при их принятии в банке, в котором указывается их фактическое наличие, недостача или излишки, количество неплатежных, сомнительных или дефектных купюр.

На счет организации в банке зачисляется фактическая сумма денег, указанная в акте. Если при этом она отличается от суммы сданных с кассы денег, указанной в накладной, то излишки денег отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 50 К-т сч. 90/7.

На выявленную недостачу денег при их приеме в банке составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 90/10 К-т сч. 50.

При сдаче наличных денег по объявлению на взнос наличными работником организации, сдающей деньги в банк для зачисления на свой расчетный, валютный или специальный счет, для подтверждения приема денег банк выдает квитанцию к объявлению на взнос наличными, которую кассир прикладывает к расходному кассовому ордеру, которым оформляется сдача денег с кассы организации.

Все поступления, выдачи и сдача наличных белорусских рублей организации в банк регистрируются кассиром в кассовой книге формы № КО-4 в следующем порядке: дата, номер кассового ордера, краткое содержание кассовой операции, сумма, корреспондирующий счёт. Исправления в кассовой книге должны быть заверены подписью главного бухгалтера, подчистки не допускаются.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).

Записи в кассовой книге начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист необходимо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Итого по странице» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Кассир записывает в кассовую книгу каждую кассовую операцию сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому кассовому ордеру. Основанием для внесения записей в кассовую книгу организации о получении наличных денег от покупателей и других плательщиков, со счетов организации в банках являются приходные кассовые ордера, корешки чеков чековой книжки. Основанием для внесения записей в кассовую книгу организации о выдаче наличных денег являются расходные кассовые ордера.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает и записывает в кассовую книгу отдельно итоги приходных и расходных кассовых операций за день, выводит остаток денег на следующее число. Первый экземпляр отчета остается в кассовой книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими совершенные кассовые операции, под роспись в кассовой книге. Кассовые отчёты проверяются бухгалтерией по форме и по существу.

В дни выдачи заработной платы в кассовой книге в строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченных по платежным ведомостям на оплату труда. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается в кассовой книге. Платежные ведомости на оплату труда в обязательном порядке хранятся в кассе вместе с остатком наличных денег и являются документами, подтверждающими отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

В аналогичном порядке записи в кассовую книгу осуществляются при выплате по платежным ведомостям стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов.

Записи в кассовой книге ведутся до полного использования листов кассовой книги.

Кассовая книга может вестись с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется выходная форма «Отчет кассира». Названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня и иметь одинаковое содержание.

В последней выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно быть автоматически напечатано общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке в течение года и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании отчетного месяца обобщенная информация по счету 50 за месяц заносится в Главную книгу, затем его конечное дебетовое сальдо записывается в бухгалтерский баланс в актив во 2-ой раздел «Краткосрочные активы».

По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и печатью юридического лица.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения и ведущие учет в книге учета доходов и расходов, кассовую книгу могут не вести.

Имеет особенности документальное оформление движения денежных средств в операционных кассах.Операционные кассы обслуживаются кассирами, которые получают в кассу наличные деньги за реализованные товары, работы, услуги, получают платежи от прочих дебиторов, другие поступления денег.

В соответствии с действующим законодательством выручка наличными деньгами должна приниматься с применением кассового оборудования, зарегистрированного в налоговой инспекции. К каждой единице кассового оборудования должна вестись книга кассира. Книга кассира предназначена для ежедневной контрольной записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием. Она также должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя организации и главного бухгалтера, а также печатью организации. Записи в книге кассира делаются ежедневно в хронологическом порядке перьевой или шариковой ручкой, без помарок на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов.

В начале рабочего дня (смены) в книгу кассира записывается дата, показание нарастающего оборота кассового оборудования на начало дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работы для расходных операций. По окончании рабочего дня (смены) кассиром заполняются остальные реквизиты: выручка за день (смену), возврат денег из кассы, сдача денег в банк, остаток денег в кассе на конец дня (смены).

Кассир составляет Z-отчет о закрытии смены. Для этого ежедневно снимаются показания счётчиков кассовых аппаратов представителем администрации организации, которые записываются в книги кассиров.

Кассовые ленты после их использования хранятся в организации в качестве отчётных документов законодательно установленное время, потом списываются по акту. При расхождении сумм выручки с выручкой, определённой по счётчику кассового оборудования, должны быть выявлены причины расхождения, которые рассматриваются руководством, а излишки или недостачи наличности отражаются в книге кассира. Внесение в книгу кассира исправлений осуществляется путем зачеркивания ошибочных записей и надписи правильных, которые заверяются подписями лица, уполномоченного юридическим лицом.

Если при приеме наличных денег или банковских платежных карточек с использованием кассового оборудования кассир допустил ошибку, например, указал неверную сумму, он должен сформировать правильный платежный документ, который выдается плательщику, а ошибочно сформированный документ записать в реестр ошибочно сформированных документов кассового оборудования и приложить к нему.

Прием наличных денег юридическими лицами, их подразделениями, имеющими право не использовать кассовое оборудование, специальные компьютерные системы и платежные терминалы, осуществляется по приходным кассовым ордерам и специальным документам (квитанция о приеме наличных денежных средств и другие), которые имеют определенную степень защиты.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, в том числе филиалов и представительств, имеющих отдельный баланс, в типовом плане счетов предназначен синтетический активный счет 50 «Касса».

Поступление наличных денежных средств в кассу организации отражается на счете 50 в отчёте кассира следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 50 К-т сч. 75/1 – поступили наличные деньги от учредителей в качестве их вклада в уставный капитал организации;

Д-т сч. 50 К-т сч. 51, 55 – поступили наличные деньги с расчетных и специальных счетов организации для выдачи заработной платы и выплат, связанных с ней, на командировочные расходы, на хозяйственные и другие нужды;

Д-т сч. 50 К-т сч. 52 – поступили наличные деньги с валютных счетов организации для выдачи авансов на командировочные расходы;

Д-т сч. 50 К-т сч. 57/1 – поступили наличные деньги в головную кассу организации из касс филиалов, других подразделений организации;

Д-т сч. 50 К-т сч. 58/2 – возвращен в кассу краткосрочный заем, ранее выданный организацией наличными деньгами другому субъекту хозяйствования;

Д-т сч. 50 К-т сч. 69 – получены наличные деньги в кассу организации из ФСЗН;

Д-т сч. 50 К-т сч. 60 – возвращены поставщиками авансы, ранее выданные им наличными деньгами;

Д-т сч. 50 К-т сч. 62 – поступили авансы от покупателей и заказчиков в счет будущей отгрузки им продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг;

Д-т сч. 50 К-т сч. 90/1 или 62 – оплачено покупателями и заказчиками наличными денежными средствами за реализованную им продукцию, товары, выполненные работы, оказанные услуги;

Д-т сч. 50 К-т сч. 91/1 или 62 – оплачено покупателями и заказчиками наличными денежными средствами за реализованные им долгосрочные активы (объекты основных средств, нематериальных активов, долгосрочных ценных бумаг, долей в уставном капитале других субъектов хозяйствования и других);

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 – внесен в кассу подотчетным лицом неизрасходованный аванс;

Д-т сч. 50 К-т сч. 76/2 – поступило страховое возмещение при наступлении страхового случая;

Д-т сч. 50 К-т сч. 70 – возвращена работником излишне выданная ему заработная плата;

Д-т сч. 50 К-т сч. 50 – поступили наличные деньги в головную кассу организации с ее операционных касс;

Д-т сч. 50 К-т сч. 73/1 – погашен работником заем, ранее выданный ему организацией на строительство жилья и получение первого высшего образования;

Д-т сч. 50 К-т сч. 73/2 – погашена работниками задолженность по недостачам, растратам, хищениям, другим видам ущерба, нанесенного организации;

Д-т сч. 50 К-т сч. 76 – внесены деньги в кассу прочими дебиторами

и другие.

Расходование денег из кассы отражается в отчете кассира на счетах бухгалтерского учета следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 51, 52, 55 К-т сч. 50 – внесены деньги на текущие (расчетные), валютные и специальные счета организации;

Д-т сч. 70 К-т сч. 50 – выплачена из кассы работникам заработная плата, премии, материальная помощь и другие выплаты, связанные с расходами на персонал;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 – выданы деньги подотчетным лицам на командировки, на хозяйственные нужды, на закупку сельскохозяйственной продукции у населения;

Д-т сч. 73/1 К-т сч. 50 – выданы работникам займы на различные цели;

Д-т сч. 60 К-т сч. 50 – произведена оплата счетов поставщиков и подрядчиков за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги;

Д-т сч. 68 К-т сч. 50 – произведены расчеты наличными деньгами с бюджетом по налогам и сборам;

Д-т сч. 76/2 К-т сч. 50 – выданы страховые суммы по договорам страхования при наступлении страхового случая;

Д-т сч. 50 К-т сч. 50 – выданы деньги из головной кассы кассирам операционных касс организации для расчетов с работниками по оплате труда;

Д-т сч. 75/1 К-т сч. 50 – выданы деньги учредителю при его выходе из состава учредителей в сумме его доли в уставном капитале организации и в чистых активах, превышающих размер уставного капитала;

Д-т сч. 76/1 К-т сч. 50 – выданы алименты на содержание несовершеннолетних детей;

Д-т сч. 81 К-т сч. 50 – оплачено наличными деньгами за собственные акции (доли в уставном капитале) организации при их выкупе у акционеров;

Д-т сч. 94 К-т сч. 50 – списывается недостача денег, выявленная при инвентаризации в кассе;

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 50 – списывается недостача денег, произошедшая по чрезвычайным обстоятельствам и выявленная при инвентаризации в кассе;

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 50 – оплачены расходы по финансовой деятельности организации (выданы проценты по ценным бумагам и др.).

Имеет особенности учет движения иностранной валюты в кассе. По иностранной валюте лимит остатка кассы на конец рабочего дня, порядок и сроки сдачи наличной иностранной валюты устанавливает обслуживающий банк по согласованию с организацией ежегодно, как правило, в течение 1-го квартала, исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления наличной иностранной валюты в банк.

Для этого организации должны представить в банк заявку на установление лимита остатка кассы в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте одного вида иностранной валюты по согласованию с организацией, порядка и сроков сдачи выручки, поступившей в кассу, по установленной форме и в установленный срок.

Сроки подачи заявки в банк устанавливаются в договоре текущего (расчетного) банковского счета либо в решении банка на основании представленной ранее заявки. Срок сдачи наличной иностранной валюты считается ежедневным, лимит остатка кассы – нулевым со следующего рабочего дня после календарной даты, установленной для подачи заявки в банк.

Лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи наличной иностранной валюты могут быть пересмотрены обслуживающим банком в течение года на основании представленной заявки организации по ее обоснованной просьбе с указанием причин.

Организациям, имеющим несколько текущих (расчетных) счетов в разных банках, лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки устанавливаются одним из банков – по решению самой организации. В этом случае организации обязаны направить всем остальным банкам, в которых открыты валютные текущие (расчетные) счета, копию заявки, на основании которой установлены лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки.

При наличии у организации несколько валютных текущих (расчетных) счетов допускается получение наличной иностранной валюты в любом из этих банков.

Выручка в иностранной валюте может сдаваться с зачислением на любой из текущих (расчетных) счетов, открытых организациям, либо работникам службы инкассации, в срок, установленный обслуживающим банком.

Для организаций устанавливаются следующие сроки сдачи наличной иностранной валюты:

– ежедневно независимо от дня поступления наличной иностранной валюты в кассы организаций, расположенных в населенных пунктах, где имеются обслуживающие их банки;

– один раз в несколько дней, но не реже одного раза в 5 рабочих дней – для организаций, в местах расположения которых нет обслуживающих банков или находящихся на отдаленном расстоянии от обслуживающих банков, либо если ежедневные либо периодические поступления наличной иностранной валюты в кассы незначительные;

– иные сроки по решению руководителя обслуживающего банка – с учетом особенностей деятельности организации на основании обоснованного ее ходатайства.

Наличная иностранная валюта, полученная от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) после заезда работников службы инкассации, сдачи выручки самостоятельно, не является сверхлимитной в случае наличия документального подтверждения времени продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) и сдачи ее на следующий рабочий день обслуживающего банка. В этом случае учитывается время на подготовку и формирование инкассаторской сумки, выписку соответствующих сопроводительных документов и их последующую передачу работникам службы инкассации, а также подготовку выручки для последующей сдачи в обслуживающий банк.

Прием наличной иностранной валюты в кассу оформляется приходным кассовым ордером формы КО-1в с квитанцией к нему, в котором сумма денежных средств указывается в иностранной валюте и в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, устанавливаемому Национальным банком Республики Беларусь и определяемому на дату получения валюты в кассу.

Выдача наличной иностранной валюты из кассы оформляется расходным кассовым ордером формы КО -2 в. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, кому должны быть выданы деньги, цель выдачи, указываются также данные документа, подтверждающие личность получателя, берется его подпись в получении денег. Сумма денежных средств указывается в иностранной валюте и в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, устанавливаемому Национальным банком Республики Беларусь и определяемому на дату выдачи валюты из кассы.

В случае если главный (старший по должности) кассир организации перед началом рабочего дня выдает другим кассирам, раздатчикам авансом необходимую для расходных операций сумму наличной иностранной валюты и принимает от них не выданную инвалюту и кассовые документы по проведенным операциям, он ведет книгу учета принятой и выданной кассиром наличной иностранной валюты по форме и в порядке, аналогично, как и по белорусским рублям.

Все поступления, выдачи и сдача наличной иностранной валюты организацией в банк регистрируются кассиром в кассовой книге, которую ведут организации аналогично, как и по кассовым операциям в белорусских рублях. Учет наличия и движения наличной иностранной валюты в кассе ведется в кассовой книге как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях на основании кассовых ордеров.

Для учета движения иностранной валюты в кассе к счету 50 предусматривается отдельный субсчет «Валютная касса».

Иностранная валюта может быть получена организацией в кассу со своего валютного счета по денежному чеку, может быть приобретена путем продажи белорусских рублей на ОАО «Белорусская валютно – фондовая биржа (БФВБ) или приобретения валюты в других официальных пунктах продажи, может поступать от физических лиц за реализацию им топлива, нефтепродуктов, сжиженного газа, за туристические услуги, за реализацию новых автомобилей и другие услуги, перечень которых устанавливается государством.

Полученная иностранная валюта обязательно должна быть оприходована в кассу организации в день ее получения с валютного счета или в день ее приобретения в других официальных пунктах продажи, в день валютной поступления выручки по приходному кассовому ордеру формы КО-1в, что на основании отчета кассира отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 50 с/сч. «Валютная касса» К-т сч. 52– на сумму полученной иностранной валюты или К-т сч. 57/2 – на сумму приобретенной иностранной валюты с указанием ее количества, вида, в белорусских рублях по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату оприходования валюты в кассу.

Наличная иностранная валюта из кассы организации выдается на командировочные расходы по командировкам за пределы Республики Беларусь в день подписания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку за границу или в день отъезда в командировку, что оформляется расходным кассовым ордером типовой формы КО-2в.

Выдача иностранной валюты из кассы работнику в подотчет отражается на основании отчета кассира бухгалтерской записью:

Д-т сч.71 К-т сч. 50 с/сч. «Валютная касса».

Возврат неиспользованной инвалюты в кассу организации отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 50 с/сч. «Валютная касса» К-т сч. 71- на сумму возвращенной иностранной валюты с указанием ее количества, вида, эквивалента в белорусских рублях по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату оприходования в кассу.

Неиспользованная иностранная валюта должна быть сдана из кассы в банк.

В связи с изменением официального курса Национального банка Республики Беларусь за период, прошедший с даты получения иностранной валюты в кассу организации до даты ее возврата в кассу, возникает положительная или отрицательная курсовая разница, которая отражается в учете в соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь «О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком Республики Беларусь курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц» от 20.06.2000г. № 15 с изм. от 28.01.2010г. № 1 и постановлением Совета Министров Республики Беларусь «О некоторых вопросах переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте» от 07.02.2012г. № 126 в составе прочих доходов или расходов на счете 91.

Пример. В кассу организации по денежному чеку поступило с валютного счета 1000 долларов США, курс Национального банка Республики Беларусь на дату поступления – 8100 б.р., составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 50 с/сч.«Валютная касса» К-т сч. 52 – 1000 дол. США / 8 100 000 б.р.

Выдача иностранной валюты из кассы работнику в подотчет отражается на основании отчета кассира.

Выдано работнику 1000 долларов США на командировку за пределы РБ. Официальный курс Национального банка Республики Беларусь на дату выдачи – 8100 б.р., составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч.71 К-т сч. 50 с/сч. «Валютная касса» – 1000 дол. США /8 100 000 б.р.

Списание с работника подотчетных сумм производится на основании его авансового отчета, утвержденного руководителем организации.

Командированный работник расходовал 800 долларов США на командировочные расходы, остальные 200 долларов США возвратил в кассу организации. Официальный курс Национального банка Республики Беларусь на дату отчета и возврата денег составил 8800 б. р., то есть вырос с 8100 б.р. до 8800 б. р.

На возврат денег в кассу составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 50 с/сч. «Валютная касса» К-т сч. 71 – 200 дол. США/ 1 760 000 б.р.

Положительная курсовая разница составила 140 000 б. р. (8800 б.р. – 8100 б.р.= 700 б.р. * 200 дол. США) и отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 71 К-т сч. 91/1– 140 000 р.

Прием наличной иностранной валюты в кассу от других физических и юридических лиц, а также расход наличной иностранной валюты на другие цели, например, на оплату счетов поставщиков, производится только в соответствии с действующим законодательством в данной области.

Инвентаризация денежных средств в кассе проводится по распоряжению (приказу, постановлению) руководителя организации или учреждения не реже одного раза в квартал и перед составлением годовой отчетности, но не ранее 1-го декабря.

В ходе инвентаризации проверяется наличие денег в кассе путем их полного полистного пересчета. По итогам инвентаризации комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств, который содержит расписки кассира перед началом и по окончании инвентаризации, указывается наличие денег фактически и по учетным данным, результаты инвентаризации – излишек или недостача денег, последние номера кассовых ордеров (приходного и расходного). У материально – ответственного лица берется объяснение по выявленным недостаче или излишкам денег в кассе. Решение по результатам инвентаризации принимает руководитель организации.

При обнаружении недостачи денег в кассе они списываются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 94 К-т сч. 50.

Затем по результатам рассмотрения результатов инвентаризации недостача отражается в зависимости от ее причины следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 73/2 К-т сч. 94 - на виновного работника организации, если он признал свою вину;

Д-т сч. 90/10 К-т сч. 94 - на прочие расходы по текущей деятельности, если виновный не установлен;

Д-т сч. 76/1 К-т сч. 94 - на виновное лицо по решению суда.

При выявлении недостачи денег в кассе по чрезвычайным обстоятельствам, они списываются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 50.

Административная ответственность за нарушение порядка учета кассовых операций предусмотрена статьей 11.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21. 04. 2003 г. № 194-3.