Тема 11. Обеспечение секретарской деятельности

Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности является секретарь.

Качество и эффективность работы секретаря во многом определяются уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

Должностная инструкция секретаря разрабатывается на основе единой номенклатуры долж­ностей служащих (ЕНДС), Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, Квалификационного справочника должностей служащих. При составлении должностных инструкций необходимо учитывать иерархический уровень управления и ведомственную подчиненность организации. Федераль­ные органы исполнительной власти (министерства) издают свои нормативно-методические до­кументы, которые являются основой для разработки конкретных должностных инструкций и других материалов.

Основой для будущей инструкции может служить личностная спецификация секретаря, в которой излагаются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования со­ставляются после анализа процедур и операций, выполняемых секретарем. Исходные типовые сведения извлекаются из содержания квалификационных характеристик, представленных в справочнике. Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешними» организация­ми – консалтинговыми, консультационными, внедренческими и др. (например, при разработке комплексного оргпроекта, имеющего раздел: регламентация), так и силами самой фирмы (служ­бой персонала, подразделениями организационного развития, НОТ и др.).

Серьезные организационные преобразования на фирме, подразумевающие существенные изменения состава структурных подразделений, полномочий и прав работников, являются объективной причиной пересмотра содержания должностных инструкций. Но эти процессы обычно в меньшей степени затрагивают организационно-правовые условия деятельности секретаря. При необходимости руководитель может издавать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию секретаря.

Структура должностной инструкции секретаря содержит следующие элементы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения; оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельность секретаря, порядок его значения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т. д.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного дела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т. д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, возложенных на секретаря должностной инструкцией.

Допускается объединение близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций, или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда» и др.

Богатый опыт внутрифирменной подготовки управленческого персонала реализуется при разра­ботке обучающих инструкций. Изложение технологии создания этих документов представляет собой элементы проектирования оптимальной модели деятельности, личностных и иных ка­честв секретаря учреждения. Таким образом, традиционный анализ функций секретаря и других параметров дополняется их исследованием с точки зрения специалиста по оргпроектированию или консультанта по усовершенствованию управления.

В самом наименовании «обучающие инструкции» заложена главная цель разработки и область применения документа — обучение сотрудников. Обучение необходимо по ряду объективных обстоятельств:

- когда человек поступает на работу в организацию;

- когда служащего назначают на новую должность или происходит его ротация (по «гори­зонтали» системы управления) и ему вменяется в обязанность выполнение несвойствен­ных ранее функций;

- когда проверка (аттестация, тестирование, собеседование) установит, что у сотрудника не хватает определенных знаний, умений и навыков для эффективного выполнения работы,

- когда планируется повышение квалификации сотрудников.

Практически во всех названных управленческих ситуациях может оказаться и секретарь, что еще раз подтверждает актуальность подготовки обучающих инструкций.

Руководитель, заинтересованный в обеспечении четкой и эффективной деятельности своего секретаря, должен содействовать созданию обучающей инструкции (ОИ).

Разработка специалистами инструкции, как показала зарубежная и отечественная практи­ка, занимает от одного до четырех месяцев. Сроки создания ОИ зависят от количества функ­циональных обязанностей секретаря, сложности работ, степени их формализации и других факторов.

Документ должен быть хорошо структурирован, написан в соответствии с действующими за­конодательными и нормативно-методическими материалами. При разработке ОИ необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов и последова­тельности изложения. ОИ должна отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности секретаря, иметь четкие формулировки, быть гибкой и динамичной.

Разработка обучающей инструкции осуществляется следующим образом:

1 этап «Интервьюирование заинтересованных лиц, консультации с экспертами». Первым эта­пом в процессе подготовки ОИ является опрос сотрудников. Учитывая специфику подчиненно­сти и самой деятельности секретаря, желательно привлечь независимых экспертов. Процесс ин­тервьюирования и консультаций продолжается до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение о том, что должно быть включено в учебную программу секретаря. В итоге формируется предва­рительное представление о критериях выполнения качественной работы и идеальном секретаре. Это представление используется на последующих этапах для совершенствования деятельности секретаря. Подробно на данном этапе анализируются взаимоотношения секретаря с другими со­трудниками и подразделениями организации, которые будут отражены в соответствующем разделе впоследствии.

Эффективным дополнительным методом на первом и других этапах может быть самофото­графия рабочего дня секретаря (СФРД). Ее данные заносятся в наблюдательный лист.

2 этап «Детальный анализ содержания работы секретаря». Второй этап начинается с более детального анализа содержания деятельности секретаря, например наблюдения за его работой и формального определения и регистрации всех выполняемых им задач и действий. Другой метод предусматривает сбор такой информации посредством собеседования. Еще один метод заключа­ется в том, что секретаря просят заполнить вопросник (анкету). Процесс разработки ОИ, как правило, объединяет все эти методы. Таким образом, на данном этапе вся деятельность секрета­ря разделяется на стандартные алгоритмы, которые могут затем быть преобразованы в учебные^: материалы.

На основе этих данных формулируются функциональные обязанности секретаря и определя­ются основные элементы раздела «Рабочий день секретаря». При небольшом объеме работ и со­ответственно изучения данных возможно совмещение второго и третьего этапов.

З этап «Внедрение ОИ, обучение секретаря». На этом этапе корректируются созданные стан­дартные алгоритмы деятельности секретаря. Для этого применяются как уже названные методы (тестирование, собеседование, наблюдение и пр.), так и фотография рабочего дня секретаря, хронометраж, метод моментных случайных наблюдений. На последнем этапе ОИ согласовывает­ся и утверждается. При необходимости секретарь проходит курс обучения, например в случае изменения существующей технологии (выполнение операций на базе новейших компьютерных технологий).

Обучающая инструкция секретаря включает в себя:

- общие положения;

- функциональные обязанности и права;

- требования, предъявляемые к секретарю;

- организацию рабочего места и оптимальные условия труда;

- рабочий день секретаря;

- документацию;

- взаимоотношения с сотрудниками организации, руководителем;

- ответственность.

Структура ОИ, последовательность в расположении элементов могут быть по желанию соста­вителей изменены.

В разделе «Общие положения» приводится точное, краткое, недетализированное объяснение, почему работа существует. Информация для этого может быть получена на основании отве­тов на следующие вопросы:

1. Почему работа существует?

2. Каким целям отвечает должность секретаря?

3. Что для этого должен сделать секретарь?

Другие элементы данного раздела совпадают с теми, что обычно входят в состав должностной инструкции.

Раздел «Основные обязанности» является важнейшим элементом описания работы. В других разделах обязанности, требующие детализации и пояснения особенностей их выполнения, могут быть в расширенном варианте повторены, например, функция контроля исполнения документ в разделе «Документация».

Критерии хорошо составленного перечня обязанностей основываются на следующих посылках:

- обязанности нацелены на ключевые результаты работы;

- обязанности описывают конечные результаты работы, они говорят «что», а не «как»;

- обязанности формулируются таким образом, чтобы выделить действие, которое ведет к конечному результату.

Определения основных обязанностей должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, проблемно-ориентированными, точными, иерархически связанными с описываемой работой.

Перечень основных обязанностей для хорошо структурированной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельности), то вполне вероятно, что в описание работы включены второстепенные обязанности.

Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право осуществления контроля, способы согласования вопросов и т. п.

Еще в одном разделе обучающей инструкции «Документация» не только перечисляются виды документов, с которыми работает секретарь, но и даются также правила заполнения этих документов, приводятся образцы их форм и т. п. В табличной форме (табл.1) может быть прeдcтaвлен процесс обмена информацией секретарем с внешними и внутренними «корреспондентами» (подразделениями, ответственными исполнителями, вышестоящими организациями и др.):

Таблица 1.

Процесс обмена информацией секретарем с внешними и внутренними «корреспондентами»

Получает	Передает
автор информации	Содержание	Сроки и периодичность получения	автор информации	содержание	сроки и периодичность получения

В отдельную таблицу можно зафиксировать все информационные связи секретаря и руководителя.

Учитывая, что такие разделы обучающей инструкции, как «Взаимоотношения секретаря» и «Ответственность», принципиально не отличаются от должностной инструкции, их анализ не дается.

Работа секретаря неразрывно связана с компьютером. В связи с этим важнейшим аспектом организации секретарского труда является его охрана и обеспечение безопасности.

Помещение, в котором расположено рабочее место секретаря, не должно граничить с помещениями, в которых уровни шума и вибрации превышают нормируемые значения.

При организации рабочего места секретаря следует учитывать значения минимальных расстояний между столами, оборудованными ВДТ (видеодисплейными терминалами). Так, расстояние между рабочим столом секретаря и другими столами, оборудованными ВДТ, должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов – не менее 1,2 м.

Конструкция рабочего стола секретаря должна обеспечивать оптимальное размещение на его рабочей поверхности используемого оборудования, с учетом его количества и конструктивных особенностей, а также характера выполняемой секретарем работы.

Желательно, чтобы рабочий стол секретаря имел достаточно количество ящиков для размещения документов и рабочих аксессуаров, один из этих ящиков должен запираться на ключ.

Рабочее кресло должно быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки от переднего края сиденья. При этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию.

В любой организации при планировании рабочего дня секретаря необходимо соблюдать ряд требований, выполнение которых позволит наиболее рационально использовать его рабочее время.

Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать. Но как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

- постепенное вхождение в работу;

- ритмичность труда;

- обязательное чередование труда и отдыха;

- смена видов деятельности;

- согласованность действий секретаря и руководителя;

- обязательное планирование выполняемых работ.

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное, квартальное или годовое.

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является ежедневник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать календарь типа LOTUS ORGANIZER, установленной на персональном компьютере. LOTUS ORGANIZER называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии LOTUS ORGANIZER для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из LOTUS ORGANIZER. При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 16 часов. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции, приходится, как правило, на утро.

Основной задачей секретаря-референта при организации кадровой работы является практическое осуществление кадровой политики, выработанной руководством фирмы, и ведение кадровой документации в соответствии с действующим законодательством и нормативными документами.

Можно назвать следующие основные функции секретаря-референта, обеспечивающие решение этой задачи:

- комплектование коллектива фирмы необходимыми специалистами и техническими работниками;

- систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

- документирование трудовых правоотношений фирмы со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

- организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

- составление отчетной и справочной документации по кадрам;

- организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

- организация проведения регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроля соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.

Контрольные вопросы

1. Этапы развития системы делопроизводства в России.

2. Древние формы кадровых документов.

3. Нормативно-правовая деятельность в области документоведения в СССР.

4. Понятие и состав нормативно-методического обеспечения делопроизводства.

5. Нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительных власти.

6. Система государственных стандартов на документацию.

7. Унифицированные системы документации, их состав.

8. Нормативные документы в области охраны труда.

9. Основные понятия делопроизводства.

10. Правила оформления документов. Состав реквизитов, требования к их оформлению.

11. Правила оформления документов. Требования к бланкам документов и их оформлению.

12. Оформление документов на компьютере.

13. Назначение и состав организационно-правовой документации.

14. Назначение и состав исполнительно-распорядительной документации.

15. Назначение и состав справочно-информационной документации.

16. Состав и содержание кадровой документации.

17. Личное дело, его состав и назначение.

18. Порядок расположения документов в личном деле.

19. Нормативно-правовая база кадровой документации.

20. Современные способы и техника создания документа.

21. Оформление документов при приеме на работу.

22. Приказ по личному составу. Порядок подготовки.

23. Порядок учета кадров в организации. Типовые формы.

24. Личная карточка работника и государственного служащего: оформление, назначение.

25. Порядок оформления документов при переводе.

26. Порядок оформления документов при увольнении.

27. Классификация причин увольнения.

28. Экспертиза ценности документов: порядок организации и проведения.

29. Систематизация документов и формирование дел.

30. Номенклатура дел: ее структура и значение.

31. Порядок формирования, согласования, пересмотра номенклатуры дел.

32. Хранение документов в оперативной деятельности.

33. Организация делопроизводства на основании обращений граждан.

34. Понятие конфиденциальности документов. Состав конфиденциальной документации.

35. Совершенствование документационных форм организации.

36. Назначение и содержание Табеля форм документов организации.

37. Альбом форм документов организации, содержание и этапы его разработки.

38. Должностная инструкция секретаря: содержание.

39. Менеджер по кадрам. Его задачи функции в организациях.

40. Оформление и ведение трудовых книжек.

Список рекомендуемой литературы

Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г.

Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001г.

Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ

Об участии в международном информационном обмене: Федеральный закон от 4 июля 1996г. № 85-ФЗ

Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ.

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ от 6.04.2001 г. № 26

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. №536.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: ВНИИДАД, 1991.

Основы законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах. М.: Росархив, 1993.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225.

Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. №69.

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Класс 0200000 «Организационно-распорядительная документация». Класс 0300000 «Первичная учетная документация».

Басаков М.И. Документы по персоналу организации: Практическое пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов – на – Дону: «Издательский центр «МарТ», 2003.

Васильев О.В. Делопроизводство на компьютере. М.ПРИОР.2004.

Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: ИНФРА-М, 2002.

Винокуров М.А. и др. Автоматизация кадрового учета. – М.: ИНФРА-М.,2001.

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2003.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва-Новосибирск: ИНФОРМ – М.: Сибирское согласие, 2006.

Красавин А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: Учебное пособие. М.: Издательский дом «ИНФРА-М», 2002.

Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере. – М.: «Кудиц-Образ».2001.

Организация работы с документами. Учебник/ В.А. Кудряев и др. М. 2002г.

Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. – М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.

Пустозерова В.М. Прием работников.– М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах. М.: «ПрессЮрЛит», 2004.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. М., 2006.

Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М.: МЦФЭР, 2002.

Стенюков М.В., Пустозерова В.М., Аринина П.С. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М.: «Издательство ПРИОР»,2001.

Стенюков М.В. Документы отдела кадров. – М.: «Приор - издат», 2003

Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. – М.: «Издательство ПРИОР»,2001.

Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. М.: Издательство НОРМА, 2003.

* * *

Оглавление

Введение.............................................................................................................. 3

Тема 1. История развития системы делопроизводства в России...................... 3

Тема 2. Нормативно–методическое обеспечение делопроизводства............. 21

Тема 3. Основные понятия системы документационного обеспечения.......... 34

Тема 4. Основные требования к оформлению управленческих документов. 35

Тема 5. Документ и системы документации.................................................... 40

Тема 6. Оформление и ведение кадровых документов в организации.......... 59

Тема 7. Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения............................................................................................................ 74

Тема 8. Организация делопроизводства на основании обращений граждан 83

Тема 9. Обработка конфиденциальных документов....................................... 87

Тема 10. Совершенствование документационных форм организации.......... 99

Тема 11. Обеспечение секретарской деятельности........................................ 108

Контрольные вопросы.................................................................................... 114

Список рекомендуемой литературы.............................................................. 116