Требования к компьютерному составлению документов

В настоящее время используются средства вычислительной техники, позволяющие осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Разрабатываются и применяются различные программные системы подготовки документов. Документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

Текстовые компоненты документов являются преобладающими в их составе и несут основную смысловую нагрузку. Для их подготовки могут быть использованы различающиеся по своим функциональным возможностям программы: текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы.

Табличные компоненты документов включают в себя числовые данные, представленные в упорядоченной форме (таблицах). Для их подготовки могут быть использованы различные программы: текстовые процессоры, универсальные табличные процессоры, специализированные программы. Такие специализированные программы подготовки таблиц ориентированы на определенные конкретные области подготовки документов, связанные с обработкой большого количества таблиц и форм (бухгалтерские и финансовые расчеты, отчеты перед различными государственными органами и т.п.).

Графические компоненты документов представлены рисунками, чертежами, схемами, диаграммами и предназначены для иллюстрации и облегчения восприятия изложенных в текстовых и табличных компонентах положений. Для их подготовки могут быть использованы текстовые процессоры, табличные процессоры, графические процессоры.

Полный набор функций для подготовки графических компонентов документов характерен для графических процессоров, подразделяющих на системы научной графики, иллюстративной графики, коммерческой графики. Системы научной графики предназначены для подготовки документов картографии, научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие формулы.

Системы иллюстративной графики дают возможность квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах и в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономических, финансовых и социальных объектах и процессах, хранящихся в электронных таблицах, базах данных, отдельных локальных файлах, в виде двух – и трехмерных графиков различного типа.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем, объединяющих в своем составе основные программы подготовки документов и информационного обслуживания управленческой деятельности.