Тема 5. Документ и системы документации

Документационное обеспечение управления – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в дея­тельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - органи­зация системы и процессов управления, т. е.: создание организации, включая выбор ее организационно-пра­вовой формы; регистрация организации; установление ее структуры; определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присво­ение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕТС); регламентация деятельности структурных подразделений и работ­ников; формирование коллегиальных и совещательных органов управ­ления; регламентация деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация труда работников и оценка труда работников; реорганизация организации; ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в орга­низационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функцио­нальное содержание деятельности организации в целом, ее подраз­делений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав орга­низации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных орга­нах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструк­ция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, ос­нованные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельно­сти организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подраз­деления — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверж­даться организационные документы могут непосредственно руково­дителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые доку­менты относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное распи­сание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации тру­да в организационно-правовые документы могут вноситься изме­нения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собранна акцио­неров, участников и др.) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций; изменения в штат­ное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положения о структурных подразделениях - распорядительными документами руководителя.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководст­во учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих ра­боту учреждения.

Организационно-правовые документы оформляются на стандарт­ном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем под­разделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организаци­онно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состо­ит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирова­ния) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юри­дической службой (юристом), заместителями руководителя органи­зации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учре­дители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему сво­его имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибы­ли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхо­да учредителей (участников) из его состава.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юри­дического лица. Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса Российской Федерации.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учреди­тельного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1. Вводная часть.

2. Цель заключения договора.

3. Наименование и правовая форма организации.

4. Предмет деятельности.

5. Место нахождения организации.

6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридиче­ского лица.

7. Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников (учреди­телей) по обязательствам созданного юридического лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.

11. Права и обязанности участников (учредителей).

12. Ответственность за нарушение договора.

13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из соста­ва организации и принятия новых членов.

14. Порядок рассмотрения споров.

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписа­ния, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то до­говор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права юри­дического лица со дня государственной регистрации. В соответству­ющие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется законо­дательством.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруе­мых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специ­фику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование органи­зации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, от­метка о регистрации — печатью органа государственной регистрации.

Положение об учреждении — правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. В пер­вую очередь, это органы власти и управления.

Текст положения об организации содержит разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» даются официальные полное и со­кращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направле­ния ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, ко­торые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обя­занностей, которыми наделяется организация в лице ее руководи­теля. Право — это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавли­ваются в объеме, необходимом для реализации возложенных на ор­ганизацию функций. К правам относится право на издание распоря­дительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделени­ям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных ор­ганах; право запрашивать информацию и др.

К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимо­действие на информационном и документационном уровнях.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хо­зяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком по­рядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обя­зательными реквизитами Положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, на­звание вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или со­вещательном органе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подраз­делений и иных органов.

Положения о структурных подразделениях и иных органах мож­но классифицировать следующим образом:

- положения о структурных подразделениях; положения о коллегиальных и совещательных органах: руково­дящих (совет директоров, правление) и специализированных (уче­ный совет, научно-технический совет и др.);

- положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, со­ветах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индиви­дуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разраба­тываются конкретные положения.

Цель разработки организационных документов — наиболее раци­ональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование право­вого акта, на основании которого создано и действует подразделе­ние, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобож­дения от должности руководителя подразделения, наличие у под­разделения печати.

Раздел «Основные задачи» – это перечень проблем, решаемых под­разделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления по­ставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, кото­рые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственно­сти, которую может нести руководитель подразделения в случае не­выполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и органи­зациями осуществляется взаимодействие, какую информацию полу­чает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются воз­никающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке ор­ганизации. Обязательными реквизитами документа являются наиме­нование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф ут­верждения. Положения о подразделениях подписываются руководи­телем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работ­ника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобож­дения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий дан­ную должность; квалификационные требования (уровень образова­ния, стаж работы); требования к специальным знаниям.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые работником.

Раздел «Права» определяет полномочия работника по выполне­нию возложенных на него обязанностей: право принимать опреде­ленные решение давать указания по конкретным вопросам; само­стоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; пред­ставительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных дей­ствий от других работников и др.

создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и органи­зациями осуществляется взаимодействие, какую информацию полу­чает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются воз­никающие разногласия.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структур­ного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руко­водителя) организации - куратор данного подразделения или руко­водитель структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируют должностные инструкции руководители заинтере­сованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее ут­верждения.

После утверждения должностная инструкция передается работ­нику, который проставляет на ней ознакомительную визу.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятель­ности руководства организации, коллегиального или совещательно­го органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые араб­скими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования ра­боты; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседа­нии; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязатель­ными реквизитами регламента являются наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид до­кумента, дата, номер документа, место составления, гриф утвержде­ния, текст, подпись. Регламенты утверждаются руководителем организации или руко­водителем коллегиального органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юри­дической службой.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников орга­низации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штат­ное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут плано­во-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штат­ного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, над­бавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зави­симости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы. Штатное расписание подписывается руководителем подразделе­ния, ответственного за его подготовку, или заместителем руководи­теля организации, утверждается руководителем организации с про­ставлением печати организации на грифе утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансо­вые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и раз­деляемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения об­щего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. п. Инструкции оформляются на общем бланке организации. В за­головке к инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Инструкция подписывается руководителем структурного подраз­деления, разработавшим ее, и утверждается руководителем организа­ции. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместите­лем руководителя, курирующим то направление деятельности, кото­рого касается содержание инструкции.

Документы инструктивного характера могут также называться правилами и положениями.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно - распорядительную деятельность и, соответственно издать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

- правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти;

- правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

- правовые акты организации, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст постановления и решения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях – «РЕШИЛ», которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. Постановления, решения подписываются руководителем органа управления.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам структуры и организации работы организации, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, реализации продукции, оказания услуг и т.д. Проекты приказов подготавливаются специалистами и согласовываются с ведущими сотрудниками организации: главным бухгалтером, юристом и подписываются руководителем. Подписанный приказ регистрируется. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не указан другой срок.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа, код организации, дата документа, регистрационный номер документа заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, подпись, визы согласования документа, отметка об исполнении документа, отметка для автоматического поиска документа. Текст приказа строится из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть определяет цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, ссылки на документы, послужившие основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части должен начинаться с указания конкретного действия выраженного глаголами в неопределенной форме. После этого в пункте указываются исполнители (должностные лица или функциональные подразделения) и срок исполнения. В последнем пункте приказа указывается лицо, ответственное за выполнение приказа в целом. Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений, на которые ссылаются соответствующие пункты приказа. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкцией и других правовых актов данной или вышестоящей организации. Указания оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом углу реквизита «Адресат».

Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно - правовым и распорядительным документам. Они инициируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ управленческого воздействия.

Процессы коллективного принятия управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода совещания и оформление протокола возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства. Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизитыы: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, гриф утверждения документа (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Датой протокола является дата заседания. Заголовком является наименование коллегиального органа или название протоколируемого совещания. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя и секретаря, а также присутствующих на заседании). При необходимости указывают должности присутствующих, а также фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве приглашенных составляется список, который прилагается к протоколу. Слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ» пишутся от нулевого положения табулятора. От второго положения табулятора ставят тире. Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных печатают в алфавитном порядке через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатают от нулевого положения табулятора. После них ставят двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатается от первого положения табулятора. Вопросы располагаются по степени важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ»– «ВЫСТУПИЛИ» — «ПОСТАНОВИЛИ» (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после — двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать в именительном падеже от первого положения табулятора. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или предоставлен докладчиком, то после тире с прописной буквы пишут — «Доклад прилагается». Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже от первого положения табулятора, после чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме прямой речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола. Протокол может содержать пункт об утверждении какого–либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.

Акт – документ, составленныйдля подтверждений установленных фактов и событий, действий. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Акты имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст документа, отметка о наличии приложения, подписи, гриф утверждения документа. Датой акта является дата его составления. Акт должен подписываться лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом указываются наименования должностей, распределение обязанностей между членами комиссии и председателем, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть должна иметь следующую схему: «основание», «составлен комиссией: председатель, члены комиссии, присутствовали». В основании указывается наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, председатель и члены комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Констатирующая часть определяет цели, задачи и сущность проведенной комиссией работы. Здесь указываются документыы, на основании которых проводилась работа. При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Акт составляется в трех экземплярах, а при необходимости в том количестве, которое определяется числом заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта помечтают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладная записка составляются по инициативе работника или по заданию го непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством. Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. А также справки составляются для отражения производственно–хозяйственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения библиографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для предоставления другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для предоставления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки – на стандартном листе бумаге формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Справки должны оформляться на бланке организации. Они подписываются исполнителем и содержат фактыы, послужившие основанием для их написания, и конкретную информацию, ради которой потребовалось написание справки. Если в справке содержатся сведения финансового характера, то она подписывается руководителем или главным бухгалтером и заверяется печатью. Для полного и конкретного изложения вопросов производственно–хозяйственной деятельности составляются докладные записки, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование организации, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст документа, подпись. Текст справки, как правило состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие поводом или основанием ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющими собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

Служебная записка – документ, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется конкретному должностному лицу. Ее текст состоит из обоснования предложения, просьбы, заявки.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый высшему должностному лицу. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Предложение – документ, содержащий перечень, конкретных предложений по определенному вопросу. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений. Предложение составляется руководителем подразделений и специалистами, предоставляется руководству; подписывается составителем.

Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Составляется руководителями подразделений, их заместителями или заместителяи руководителя организации. Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование работника, на которого составляется представление; занимаемая им должность и структурное подразделение; стаж работы; оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника. Подписывается составителем и адресуется руководителю организации.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Телефонограмма - документ, передаваемый по телефону. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера. Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

- исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы;

- наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму;

- подпись лица, принявшего телефонограмму;

- входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов сложных оборотов.Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Дикту­ют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать. После передачи телефонограммы попросите записавшего по­вторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В орга­низации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Особенностью этого вида документа является ука­зание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передав­шего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

Письмо - один из основных способов официальной связи между фирмами (организациями), и отдельными гражданами. Письма составляются на основе требований ГОСТ 6.30–2003.

Деловое письмо составляется на бланке письма формата А4 и А5 и подписывается руководителем организации и его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией. Письмо состоит из отдельных элементов (реквизитов), каждый из которых располагается на бланке в строго определенном месте. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает, что при оформлении служебных писем используются следующие реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак, код организации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, визы согласования, печать, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.

Деятельность кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок различных министерств и ведомств. К документированию трудовых правоотношений следует подходить особенно строго. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. От работника кадровой службы требуется безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов должен быть в каждой кадровой службе. Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации. Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

Ст.56 Трудового кодекса посвящена перечислению законодательных и иных нормативных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности значимости:

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- иные федеральные законы;

- Указы Президента Российской Федерации;

- Постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- Уставы, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации;

- Акты органов местного самоуправления и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Порядок заключения трудового договора регулируется положениями главы 10 Трудового кодекса РФ, а также нормативно – правовыми актами и организационно – распорядительными документами федеральных, территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов управления, конкретизирующих порядок заключения трудовых договоров с учетом специфики функционирования подведомственных предприятий (организаций, учреждений).

Как следует из ст.56 ТК РФ, трудовой договор представляет собой соглашение между участниками трудовых отношений – работодателем и работником – в соответствии с которым работодатель обязуется:

- предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;

- обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативно – правовыми актами, а также коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

- выплачивать работнику своевременно и в полном размере заработную плату.

Работник, в свою очередь, обязуется лично выполнять определенную трудовым договором трудовую функцию, соблюдая при этом действующие на предприятии правила внутреннего трудового распорядка.

Иными словами, трудовой договор – это особый вид соглашения между сторонами, предполагающий добровольное и взаимное исполнение ими своих обязательств, вытекающих из содержания трудового договора. В качестве характерных особенностей данного соглашения, отличающих трудовой договор от иных видов соглашений, регулирующих трудовые отношения, можно выделить следующие:

- обязанность работодателя предоставить работнику именно ту работу, которая предусмотрена трудовым договором, одновременно обеспечив работнику надлежащие условия труда, а также своевременную и в полном объеме выплату заработной платы;

- конкретизацию обязанностей, принимаемых на себя работником в соответствии с трудовым договором, выраженную прежде всего в предписываемом личном выполнении им строго определенной трудовой функции (то есть выполнении работы по определенной специальности, квалификации или должности) с соблюдением установленных на предприятии правил внутреннего распорядка;

- совершение трудового договора в письменной форме и, как минимум в двух экземплярах.

С целью обеспечения юридической силы трудового договора необходимо принять во внимание два обстоятельства. Первое из них – момент вступления трудового договора в силу. К сожалению, практика заключения трудовых договоров указывает на то, что и по сей день, хотя Трудовой кодекс действует уже более двух лет, для некоторых работодателей этот вопрос остается не до конца ясным. Между те согласно ст.61 ТК РФ трудовой договор следует полагать вступившим в силу либо непосредственно после того, как он был пописан сторонами трудовых отношений, либо после того, как работник – с ведома или по поручению работодателя – был допущен к работе.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую си­лу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй – у работника.

Реквизиты трудового договора: наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, текст, подписи, печать.

Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, ус­ловия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).

Трудовой контракт, подписанный руководителем ор­ганизации и работником, хранится в личном деле работ­ника.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Организация сама должна разработать правила внутреннего трудового распорядка исходя из своей специфики. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании коллектива, визируется юристом и утверждается руководителем. С ними должны быть ознакомлены все работники организации.

Штатное расписание представляет собой перечень должностей в организации с указанием их количества размеров должностных окладов. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждается распорядительным документом.

Кадровая служба должна быть обязательно оснащена необходимым набором средств оргтехники: копировальный аппарат, принтер, сканер, телефон/факс.

Учитывая, что большинство документов сегодня готовится на компьютере принтер является обязательной деталью кадровой службы. При оснащении кадровой службы необходимо обратить внимание на возможность применения цветной печати. Использование цвета позволяет повысить качество документов, наглядность, легкость восприятия. В случае потребности кадровой службы в распечатке фотографий сотрудников, аналитических материалов для руководства, а иногда и подразделений сотрудникам с юбилеями, днями рождениями, праздниками и т.п., использование цветного принтера именно в кадровой службе выглядит вполне обоснованным.

К средствам составления и изготовления текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, печатающие устройства для персональных компьютеров, графопостроители, диктофоны и некоторая другая техника.

Довольно много текстовой и табличной документации изго­тавливается на пишущих машинах. Их целесообразно применять в следующих случаях: если необходимо сэкономить средства, но в то же время требуется высокое качество пе­чати; когда приходится регулярно заполнять бланки нестандартных форматов или выполнен­ные типографским способом; если нет необходимости дальнейшего редактирования отпечатанных материалов.

К пишущим машинам предъявляются следующие общие требова­ния: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. В отличие от механических, электронные пишущие машины компактны, легки, не нуждаются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют другие операции редактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом режиме работа мало, чем отличается от работы на компьютере. Машины имеют как постоянную, так и оперативную память. Многие электронные пишущие машины оснащены жидкокристаллическим однострочным или полно страничным дисплеем.

Множительные технологии - это совокупность машин, предназначенных для копирования документов.

Сканер сегодня является стандартным оборудованием офиса. В кадровой службе он обеспечивает оцифровку фотографий сотрудников для размещения в электронной картотеке (базе данных) персонала, перевод в электронную форму поступающих бумажных документов. В кадровой службе используются в основном простые планшетные сканеры. В больших организациях могут использоваться скоростные потоковые сканеры производительностью десятки страниц в минуту, но обычно такие системы устанавливаются централизованно в службе ДОУ и используются для сканирования документов для всех подразделений, включая кадровую службу, с передачей отсканированных материалов на компьютеры кадровой службы по локальной сети.

В средних и больших организациях все чаще используются и цифровые фотокамеры для получения фотографий сотрудников. Поступающий на работу сотрудник фотографируется цифровым фотоаппаратом, полученное изображение сразу переносится в компьютер и прикрепляется к электронной личной карточке. В тех случаях, когда фотография используется в организации прохода в здание (пропуск, электронная пропускная система)цифровые фотоаппараты используются и для регулярного (как правило раз в 5 лет) обновления фотографий.

В организациях, где руководство и сотрудники часто ездят в заграничные командировки, кадровая служба обычно занимается и оформлением соответствующих документов, получая и заполняя необходимые анкеты в посольствах. К этим анкетам всегда прикладывается фотография сотрудника, на которого оформляется виза. Поэтому службе кадров необходимо иметь запас фотографий на сотрудников, которые ездят в зарубежные командировки. Если фотографии есть в электронной форме, то когда фотография требуется – она сразу распечатывается на цветном принтере на фотобумаге, и именно того формата, который предписывается требованиями конкретного посольства.

В тех случаях, когда в организации используется пропускная система, служба кадров может при оформлении на работу распечатывать пропуск сразу с фотографией сотрудника, а при наличии ламинатора – и запечатывать пропуск в пленку для большей его сохранности.

Если в организации используется современная пропускная система, то фотография может использоваться и службой охраны. Как правило, такие системы предусматривают, что когда сотрудник подносит свою электронную карточку к считывающему устройству, на экране службы охраны возникает карточка с увеличенной фотографией данного сотрудника.

Кадровой службе приходится принимать и обрабатывать большое количество присылаемых резюме. Получение резюме в электронной форме позволяет быстро сортировать полученные резюме, распределяя их по тематическим папкам (например, по вакансиям) и направляя копии резюме руководителям подразделений, имеющих незаполненные вакансии.