Тема 7. Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения

Ценность и значение документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях с использованием всевозможных средств доставки, неодинаковы. Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки.

Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:

- в делопроизводстве организации,

- в архиве (архивной службе) организации,

- в государственном архиве.

Таким образом, экспертиза начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сро­ки хранения создаваемых документов

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подго­товке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют ра­боту экспертных комиссий структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в «Основных правилах работы ведом­ственных архивов». Экспертная комиссия создается приказом руково­дителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведую­щего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалте­рии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комис­сии входят секретарь и бухгалтер.

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государ­ственной архивной службы, курирующий данную организацию. Воз­главлять комиссию должен один из руководящих работников органи­зации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их за­седания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

- основная документация, наиболее полно отражающая дея­тельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, от­четы, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организаци­ями по вопросам деятельности) Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бух­галтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, админис­тративно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т. п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граж­дан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет).

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалте­рия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наибо­лее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хране­ние подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д. Если по какой-либо причине подлинники отсут­ствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется толь­ко подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные по­метки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помо­щью специально разработанных и утвержденных архивными учреж­дениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они ус­танавливают сроки хранения документации, типичной для большин­ства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие фун­кции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирова­ние, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы типовые и ведомственные перечни.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использо­вать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по за­головкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при фор­мировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов вре­менного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но раз­личной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документа­ции, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодич­ного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четы­ре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хране­ния.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтоже­нию, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению доку­ментов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) орга­низации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении доку­ментов к уничтожению проводится только одновременно с рассмот­рением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т. е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документов. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит со­ставной частью в регистрационный номер документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использова­на как схема построения справочной картотеки на ис­полненные документы.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составле­нии описей на дела постоянного хранения и со срока­ми хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных пра­вилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по де­лопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Ар­хивными учреждениями разработаны методические пособия по состав­лению номенклатур дел.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организа­ции, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типо­вые.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразде­ления. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная но­менклатура дел представляет собой систематизированный список на­званий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном Учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объеди­няются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенк­латуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распростра­няется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления.

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуаль­ную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начи­нает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Руководители структурных подразделений обязаны не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать тре­бования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документа­ми – «Государственной системой документационного обеспечения управ­ления», «Основными правилами работы ведомственных архивов» и изу­чить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенк­латуры являются сами документы, вся совокупность как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается мно­го. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как «Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематиза­ция документов внутри дела». Распределение документов в дела про­водится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевре­менное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключает его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.

В структурных подразделениях, если в них нет секретаря, выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каж­дое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систе­матически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выпол­нение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспе­чит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предус­мотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не пре­дусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, ис­полнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. В «Основ­ных правилах работы ведомственных архивов» указывается, что: «Каж­дый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соот­ветствии с требованиями государственных, республиканских, отрас­левых стандартов и других нормативных актов», т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи, от­меток, дат, индекса и т.п.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черно­вики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных докумен­тов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важ­нейшим из них является группировка в отдельные дела документов по­стоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением од­ного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы группируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, комплектуемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, группируемые по учеб­ным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятель­ность и формируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют боль­шой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома. Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справ­ки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: «Приказы за 1999 г.» - одно дело и «Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1999 г.» - второе. Также часто формируют протоколы и документы к ним. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты по­ступления. Например, отчет за 1999 год будет составлен в 2000 году, но помещается в дело 1999 г. И наоборот, план на 2000 г. составляется в 1999 году, а помещается в дело 2000 года. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но воз­можны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле груп­пируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постанов­ления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегий группируются в два дела:

- протоколы и решения коллегии;

- документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).

Переписку систематизируют в хронологической последовательнос­ти: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Свою специфику имеет формирование личных дел, бухгалтерских документов, обращений граждан.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно со­ответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по но­менклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Последнее время получила распространение подвесная система хра­нения документов. Однако она требует специального устройства (или спе­циальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

Часто дела хранятся в столах у исполните­лей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недо­оценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени, документы теряются.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформиро­ванных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополня­ется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшивае­мый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведом­ственных архивов».

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребо­ваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: ког­да, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-замес­титель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело); автор документа (название организации, структурного подразделения); корреспондент, вопрос или краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность дела.

Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранения исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения. Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления. Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в шкафах, на стеллажах. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Группировка в дела отдельных категорий документов

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям. Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе м распорядительными документами.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания директоров). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились. Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Единицей учета и хранения документной информации является дело. Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных.

На обложке каждого заводимого дела указывается название уч­реждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Затем с новой строки пи­шется название структурного подразделения. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).