Тема 6. Оформление и ведение кадровых документов в организации

Кадровая служба традиционно представляет собой самостоятельное структурное подразделение, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав кадровой службы.

Одна из основных обязанностей службы кадров – оформление и ведение документации, фиксирующей трудовую деятельность работника.

Функция документации по личному составу – оформление и закрепление трудовых отношений.

Перечень документов, предоставляемых при приеме на работу: паспорт (иной документ, удостоверяющий личность); трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается работником впервые либо работник поступает на работу на условиях совместительства; при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем); страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Проверяется подлинность этих документов.

Прием на работу в организацию нового работника сопровождается оформлением документов: резюме, анкета, заявление, автобиография, характеристика, рекомендательное письмо, личный листок по учету кадров, трудовой договор, приказ о приеме на работу.

Заявление о приеме на работу. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Функциональное назначение данного документа заключается в документировании добровольного согласия (просьбы) соискателя вакансии о приеме на предприятие в качестве работника конкретного структурного подразделения соответствующей должности (профессии, специальности).

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Оформление заявления о приеме на работу производится на листе бумаги формата А4 или А5 с соблюдением основных требований ГОСТ Р 6.30 – 2003. Заявление о приеме на работу подшивается в личное дело.

В содержании заявления о приеме на работу обычно отражаются: наименование предприятия; наименования структурного подразделения (место работы); наименование должности (профессии, специальности); предполагаемая дата приема на работу; сведения о согласии с условиями приема на работу или (если указанные условия отличаются от общепринятых) сведения о том, на каких именно условиях работник поступает на предприятие (в качестве совместителя, сезонного или временного работника, для исполнения конкретной работы и т.п.).

Рекомендуемыми реквизитами документа являются: наименование адресата; наименование вида документа; заголовок к тексту документа; текст документа; подпись; дата.

В дополнение к перечисленным реквизитам в процессе рассмотрения документа могут использоваться: резолюция; отметка о контроле; визы согласования документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Необходимость заявления о приеме на работу от гражданина, если он не является работником организации, решается в зависимости от сложившейся практики. Заявление служит для документирования инициативного правового факта – желания гражданина получить работу в данной организации и на определенной должности.

Личный листок по учету кадров используется на протяжении многих десятилетий с целью определения документа для фиксирования персональных данных гражданина.

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие данные.

Поступающий на работу обязан в период работы в организации об всех последующих изменениях в данных, в личный листок, сообщать в отдел кадров организации для фиксирования этих изменений в дополнении к личному листку по учету кадров.

Автобиография пишется поступающим на работу в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни трудовой деятельности. Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом. В некоторых документах действуют типовые бланки этого вида документа, облегчающие процесс его составления.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Постановлением Госкомстата 6 апреля 2001 года были разработаны и утверждены новые формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Реквизиты приказа по личному составу: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Датой приказа является дата его подписания. Прика­зы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам

На основании заявления о приеме на работу издается приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1). В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тек­сте приказа не указана дата приема на работу, то дейст­вие приказа считается с момента его подписания.

Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года.

Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу ИвановаА.Ф. », в сводных — «по личному составу», при этом в названии группа сотрудников не перечисляется.

Текст сводных и некоторых индивидуальных прика­зов по личному составу состоит только из распорядитель­ной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопреде­ленной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТА­ВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу — фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями Трудового кодекса. Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, по­служивший основанием на издание распорядительного документа.

Проект приказа по личному составу визируют юрис­консульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или за­мещающее его должностное лицо.

На основании Трудового кодекса необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем лиц. Это условие становится особенно важным при решении трудовых кон­фликтов.

Регистрируют приказы по личному составу в специ­альных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные:

- дата приказа;

- регистрационный номер приказа;

- содержание приказа;

- кем подписан приказ.

После издания приказа о приеме на работу оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.

Деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.

Согласно ст.66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Оформляется трудовая книжка на каждого работника, проработавшего в организации, на предприятии более 5 дней по месту первой основной работы.

Записи в трудовых книжках являются основанием для назначения работнику пенсии. Поэтому форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек работников, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей устанавливается Правительством РФ. В настоящее действуют два нормативных документа:

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».

2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003.

В содержании трудовой книжки отражаются сведения:

- о работнике (его основные профессиональные данные);

- работе, выполняемой работником;

- переводе работника на другую постоянную работу;

- увольнении работника (включая основания прекращения трудового договора);

- награждении работника за успехи в работе.

- На титульном листе трудовой книжки в обязательном порядке указываются:

- дата заполнения документа;

- подпись владельца документа (т.е. работника);

- подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии, заверенная печатью организации.

Основными сведениями о работнике, отражаемыми в содержании трудовой книжки, являются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, дата рождения работника; образование работника, профессия (специальность) работника.

Основными сведениями о работе (трудовой деятельности), отражаемыми в содержании трудовой книжки, являются сведения о приеме на работу, сведения о переводе на другую работу; сведения о квалификации работника, сведения об увольнении.

Перечисленные сведения вносятся в содержание раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, представленного в табличной форме на последующих 10 разворотах документа, посредством отдельных записей. Каждая совершаемая в содержании данного раздела запись должна иметь порядковый номер и дату. Кроме того, в последней графе таблицы, образующей раздел «Сведения о работе», указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого совершена соответствующая запись.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника могут быть внесены в трудовою книжку по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Сведения об увольнении работника (прекращении трудового договора) отражаются в содержании трудовой книжки. При прекращении трудового договора с работником по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующий пункт ст.83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по иным основаниям, предусмотренным ТК РФ (иными федеральными законами), в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующие статью и пункт ТК РФ (или ФЗ).

Основными сведениями о награждении работника являются сведения:

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

- награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом предприятием;

- других видах поощрений, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Эти сведения вносятся в содержание раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки, представленного в табличной форме на последующих 10 разворотах документа, посредством совершения отдельных записей. Каждая запись должна иметь порядковый номер и дату совершения.

В содержание трудовой книжки могут включаться сведения о времени военной службы, о времени обучения.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. В содержании вкладыша отражаются те же сведения, что и в содержании трудовой книжки.

- с оформлением трудовой книжки при поступлении работника на работу впервые;

- оформлением записей в процессе работы;

- оформлением трудовой книжки при увольнении работника;

- оформлением трудовой книжки в случае внесения изменений и исправлений;

- оформлением дубликата трудовой книжки.

Трудовые книжки должны вестись на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, наряду с государственным языком РФ, могут вестись и на государственном языке этой республики.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких – либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Работодатель - физическое лицо не имеет права оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые, а также производить записи в трудовых книжках работников, оформленных им другими работодателями.

Сведения о работнике вносятся на основании паспорта (иного документа, удостоверяющего личность), а образование, профессия – на основании документов об образовании, о квалификации или о наличии у работника специальных знаний.

Оформление записей в трудовой книжке в процессе работы производится работодателем (уполномоченным на это лицом). Все записи в трудовой книжке оформляются на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Оформление записи об увольнении работника, как правило, производится в день его увольнения. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или федерального закона. С вносимой в трудовую книжку записью об увольнении работодатель обязан ознакомить работника под расписку в его личной карточке.

Непосредственно перед увольнением работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, проверяются на соответствие фактическому положению дел, после чего заверяются подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек), печатью предприятия (службы кадров) и подписью самого работника.

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке РФ и государственном языке республики в составе РФ, то заверению подлежат оба текста.

В процессе обращения с трудовой книжкой не исключается необходимость внесения в ранее совершенные в ней записи изменений и исправлений. Изменения и исправления допускается вносить только на основании соответствующих документов.

Так, внесение изменений в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника, а также о его образовании (профессии, специальности) производится на основании: паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака, свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества, документов об образовании, других документов, подтверждающих необходимость и законность внесения изменений в содержание ранее совершенных записей в трудовой книжке.

Исправленные в содержании трудовой книжки сведения во всех случаях должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В наибольшей степени это касается сведений о работе.

При определенных обстоятельствах может возникнуть необходимость в оформлении дубликата трудовой книжки. Такая необходимость может быть обусловлена:

- утратой трудовой книжки по вине работника;

- утратой трудовой книжки по вине работодателя;

- непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению;

- выявлением в трудовой книжке записи, признанной недействительной;

- утратой (в том числе в массовом порядке) трудовых книжек по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон трудовых отношений.

При утрате трудовой книжки работник, допустивший утрату, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель в срок не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления обязан оформить и выдать работнику дубликат трудовой книжки

Если утрата трудовой книжки допущена по вине работодателя, то он обязан незамедлительно принять меры к оформлению и выдаче работнику дубликата трудовой книжки, как только ему стало известно о факте утраты или порчи документа.

При массовой утрате трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа. Работодатель на основании акта комиссии оформляет и выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на первой странице книжки делается надпись «Выдан вкладыш серия_____ № ___». Вкладыш заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

Личная карточка – основной документ по учету персонала. Применяются два варианта унифицированной формы: для работников – карточка ф.Т-2, для государственных служащих– ф. Т-2 ГС.

Личная карточка (форма Т-2)заводится после подпи­сания приказа по личному составу на работников, приня­тых на постоянную или временную работу. Ее заполняют в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

1. Общие сведения.

2. Сведения о воинском учете.

3. Назначения и перемещения.

4. Отпуска.

5. Дополнительные сведения.

6. Дата и причина увольнения.

Все сведения заносятся в личную карточку без сокра­щений. В графе «Общие сведения» указываются фами­лия, имя, отчество работника, дата и место рождения, об­разование (подробные сведения), общий и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес и телефон.

Если на работника личное дело не заводится, электронная карточка Т – 2 формируется работником кадровой службы с экземпляра, заполненного работником. Бумажный экземпляр личной карточки (при необходимости с другими документами) помещается в прозрачный файл, который подшивается в папку регистратор, содержащую личные карточки в алфавитной последовательности фамилий работников. Личная карточка заводится в одном экземпляре.

Личная карточка работника применяется для документирования основных сведений о работниках предприятия, учреждения, организации в процессе осуществления ими трудовой деятельности. Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Текст этого документа представляет собой комбинацию таблиц и трафаретного текста.

Все записи в карточке делаются на основании документов, представленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. При увольнении работника в карточке проставляется дата и номер приказ, указываются причины увольнения. Все записи в карточке должны быть без сокращений. В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

Информация из личной карточки лежит, как правило, в основе автоматизированных баз данных по персоналу.

При наличии личного дела карточка Т – 2 имеет вторичный характер. Электронная её форма изготавливается на компьютере, а распечатка помещается в личное дело. Распечатка карточки необходима для внесения в нее дополнительных сведений и росписей работника. Одновременно эти сведения вносятся в электронный экземпляр карточки. Прежние записи в карточках не уничтожаются.

Карточка является не только источником учетной информации, но и ее юридическим подтверждением. Карточки заменяют собой личное дело с точки зрения участия ее в информационном процессе.

Учетная карточка играет ярко выраженную справочную роль, роль оперативного информационного источника.

При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется отметка о дате и при­чинах увольнения.

Личные карточки работников, как и трудовые книж­ки, должны храниться в сейфах.

В целях учета трудовых книжек и контроля за их сохранностью ведется книга или журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши (с указанием серии и номера), выданные вновь.

Журнал учета имеет следующие графы табличной части: №№п/п; дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней; фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки; серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней; профессия, специальность работника, который сдал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней; наименование функциональной службы, куда зачислен работник; дата и № приказа, на основании которого произведен прием работников; роспись ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку; получено за заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней руб.коп.; дата выдачи неа руки трудовой книжки при увольнении; росписьработника в получении трудовой книжки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данном журнале и личной учетной карточке.

Чистые бланки трудовых книжек регистрируются в специальной приходно-расходной книге (журнале) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот журнал имеет следующие графы табличной части: дата (число, месяц, год); от кого получено или кому отпущено; основание (наименование документа, дата и номер); приход: количество: трудовых книжек (серия и номер); вкладышей (серия и номер); сумма: руб. коп.; расход: количество: трудовых книжек (серия и номер), вкладышей (серия и номер); сумма: руб. коп.

Документирование перевода сотрудника на другую работу включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления или докладной записки, нового трудового договора и приказа о переводе.

Трудовой кодекс Российской Федерации содержит определение перевода – это изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора и устанавливает виды переводов:

- перевод на другую постоянную работу в той же организации;

- перевод на постоянную работу в другую организацию;

- перевод на работу в другую местность.

Эти переводы допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую предполагается перевод работника.

Переводом на другую работу, требующим согласие работника, следует считать поручение ему работы по соответствующей специальности, квалификации, должности либо работы, при которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные условия труда, обусловленные при приеме на работу (заключении трудового договора).

Перевод включает следующие процедуры:

- написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его руководителю структурного подразделения в котором он работает (при переводе по инициативе работника);

- написание руководителем структурного подразделения, где работает работник, представления или докладной записки о переводе работника (при переводе по инициативе работодателя);

- согласование заявления или представления с руководителем подразделения, в которое переводится работник;

- согласования заявления или представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений, юрисконсультом;

- составление унифицированной или традиционной формы приказа о переводе;

- визирование приказа, подписание приказа руководителем, ознакомление работника с приказом.

Заявление о переводе на другую работу содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием должности, фамилии, инициалов); автор (должность, структурное подразделение, инициалы, фамилия), наименование вида документа, текст, подпись, дата. В тексте излагается просьба работника перевести его не другую работу. Заявление пишется в одном экземпляре. Заявление как правило визирует непосредственный руководитель, который передает его руководителю организации для получения его резолюции.

Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места его работы и должности, оценку деловых и моральных качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, указание вида перевода, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает и адресует руководителю фирмы руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, руководителями заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом.

Если должность (например, в филиалах организации), на которую переводится сотрудник, входит в номенклатуру вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и направляется в этот орган за подписью первого руководителя филиала. Одновременно оформляется или обновляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.

При переводах внутри фирмы часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождают, как правило, перевод работника по инициативе руководства. Однако перевод по инициативе работника не исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

При положительном решении руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор.

В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно включать: обозначение распорядительного действия (ПЕРЕВЕСТИ), фамилию, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы до перевода, фраз «с его согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, специальности), после перевода, дата перевода, размер заработной платы и другие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность работы и т.п.). Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обязательным указанием, что назначение осуществляется переводом.

Основанием к пункту приказа о переводе является: новый трудовой договор, заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резолюции и др.

Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом унифицированной формы № Т-5 для одного работника и № Т-5а для группы работников. Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы. Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений. Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом.

Если новое место работы связано с материальной ответственностью, виза бухгалтерии обязательна.

На основании подписанного приказа (распоряжения) о переводе отдел кадров делает соответствующие отметки в трудовой книжке, личной карточке, лицевом счете и других документах. Перевод на другое место работы (должность), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда, поэтому копия соответствующего приказа (распоряжения) направляется в бухгалтерию.

Следовательно, перевод сотрудников на другую работу не связан с составлением и оформлением значительного числа документов.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность лица, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнение к личному листку (анкете);

- заявление о приеме на работу;

- личный листок (анкета) с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копии);

- характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии документов органов ЗАГС, дипломов, свидетельств, аттестационные листы и т.п.).

Если изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к личному листку (анкете), где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказа о переводах по службе в личное дело не включаются. Не подлежат приобщению к личному делу справки с места жительства, о состоянии здоровья и др.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию (секретарем), с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении, месте жительства и т.п.;

- приобщать к делу полученные документы.

Внесение в документы личного дела изменений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

Расторжение трудового договора.

Основанием для прекращения трудового договора могут быть:

- соглашение сторон (ст. 78);

- истечение срока трудового договора (ст. 79), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

- расторжение трудового договора по инициативе работника (ст. 80);

- расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81);

- перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

- отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (ст. 75);

- отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (ст. 73);

- отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (ст. 72);

- отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (ст. 72);

- обстоятельства, не зависящие от воли сторон (например, призыв на военную службу, неизбрание на должность, получение инвалидности и т.д.) (ст. 83);

- нарушение установленных Трудовым кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст. 84).

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

Порядок прекращения действия трудового договора может быть представлен в общем виде следующим образом:

- составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

- передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования;

- ознакомление с докладной запиской работника, проставление росписи об ознакомлении;

- проведение беседы с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;

- составление заместителем руководителя при увольнении работника по инициативе работодателя служебной записки на имя руководителя с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса;

- передача заявления, докладной записки или служебной записки руководителю для принятия решения;

- принятие руководителем решения по увольнению работника, написание резолюции на заявлении или докладной записке;

- при увольнении по инициативе работодателя составление заместителем руководителя обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника; подписание обращения руководителем;

- получение от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнение работника;

- составление унифицированной или традиционной формы приказа о прекращения действия трудового договора с работником; при необходимости – согласование проекта приказа с руководителем структурного подразделения, профсоюзным органом;

- визирование приказа, ознакомление работника с приказом;

- внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

- внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку;

- получение расчета по заработной плате и трудовой книжки, роспись за получение трудовой книжки.

Работник пишет заявление, в котором указывается причина увольнения и конкретная дат окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов и начинается чаще всего с заявления или служебной записки. Однако основанием могут быть и другие документы. Например, решение о ликвидации юридического лица, приказ о проведении реорганизации (сокращении штатной численности), решение аттестационной комиссии; акт с подтверждением дисциплинарного проступка; акт о несчастном случае, объяснительная записка работника, протокол медицинского освидетельствования, приговор суда и др.

На основании личного заявления, служебной записки или других документов составляется проект приказа.

Исходным документом для рассмотрения вопроса о прекращении действия трудового договора по инициативе работодателя является докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

При увольнении работника по инициативе работодателя до издания приказа о прекращении трудового договора в случаях нарушения им дисциплины или сокращения штатов должно быть получено согласие профсоюзного органа.

Заместитель руководителя готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. Его подписывает руководитель.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в службу кадров в виде заверенной выписки из протокола или решения этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа на увольнение.

Традиционный текстовой приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распорядительного действия, фамилия, имя, отчество, должность (профессия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и даты других документов, сопровождающих процедуру увольнения.

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы №Т-8 или №Т-8а. Эти формы имеют практически те же содержательные элементы, как и пункт об увольнении в традиционном приказе.