Організаційно-розпорядча документація

Організаційно-розпорядча документація (далі - ОРД) є найважливішою у системі управління, оскільки відіграє провідну роль в управлінській діяль­ності та призначена для оформлення процесів організації управління, право­вого закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ. Нормативні акти регламентують порядок створен­ня, оформлення й використання ОРД, до яких належать: вказівки (керівні на­станови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішен­ня, розпорядження, статути, укази, ухвали.

Згідно з чинним законодавством, Президент України видає укази та розпорядження; Верховна Рада України приймає закони, постанови, рішення; Кабінет Міністрів України, міністерства, комітети видають постанови й роз­порядження, накази, висновки, укладають угоди; комісії - інструкції та вказі­вки. ОРД створюються й установами, організаціями, підприємствами різних типів - відомствами, об'єднаннями, кооперативами, фірмами, комбінатами -для закріплення функцій, обов'язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні терміни (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки,

Розділ III. Тема 2. Види та зразки документації фахового спрямування

статути). В окремих документах визначаються права та обов'язки організацій у сфері планування, фінансів, господарсько-розрахункової діяльності, капіта­льного будівництва.

Державні і приватні, спільні підприємства, установи в повсякденній ді­яльності керуються законами (актами) органів державної влади. Проте кожна група таких закладів чи установ має свої інструкції, положення, правила, ста­тути тощо.

До ОРД належать також документи, які містять вимоги внести зміни й доповнення до раніше виданих і вже чинних наказів, розпоряджень тощо. Це викликано певними об'єктивними обставинами, що з'явилися в процесі ста­новлення й утвердження демократичних правових норм у державі. З цієї при­чини приймають рішення й видають накази на різних рівнях щодо визнання деяких ОРД такими, що втратили чинність.

ВКАЗІВКИ - розпорядчий документ, правовий акт керівників єдинона­чального органу державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру чи щодо виконання наказів, інструкцій вищих органів управління. Різновид вказівки - припис.

Реквізити: назва відомства, назва документа, номер, дата, місце видан­ня, заголовок, текст, підпис. Обов'язкові слова тексту: РЕКОМЕНДУЮ, ЗО­БОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ВИМАГАЮ - друкуються великими літерами.

ІНСТРУКЦІЇ - правовий акт, створений органом держуправління або утверджений його керівником, визначає правила організаційної, фінансової, науково-технічної діяльності підприємств, установ, організацій і певних під­розділів та служб, посадових осіб, окремих громадян чи поведінку працівни­ків (посадові інструкції) під час виконання службових обов'язків. Інструкції є організаційні, посадові, технологічні, фінансові (досконально вивчаються за фахом), відомчі й міжвідомчі. Під час влаштування на роботу слід уважно вивчити посадову інструкцію, в якій визначено посадові обов'язки й права.

НАКАЗ - розпорядчий документ, який видають на основі і для вико­нання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та вказівок зищих органів. Розрізняють накази з питань основної діяльності та накази по особовому складу. Текст наказу складається з констатаційної і розпорядчої частин або тільки з розпорядчої. Розпорядча частина має наказову форму, слово НАКАЗУЮ набирається великими літерами. Мова наказу висококуль­турна, має стислий виклад, точність формулювань. Часто в Книзі реєстрації наказів після тексту документа й підпису керівника додають: "З наказом ознайомлені" - з переліком згаданих у ньому осіб, які поряд зі своїм прізви­щем зобов'язані поставити власноручно підпис.

2.2. Довідково-інформаційні документи

Довідково-інформаційна документація різноманітна за видами та обся-гом. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові, доповідні, пояснювальні, аналітичні), запрошення, звіти, листи (службові), оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги

Українська мова фахового спрямування

з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки (перелі­ки), факси. Частину цих документів зобов'язаний уміти складати кожен гро­мадянин, а особливо фахівець і керівник певної частини установи, підприємс­тва, організації, незалежно інколи й від посади, яку обіймає. Це доповідні й пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про викона­ну роботу, про виконання раніше наміченого плану, про відрядження), спис­ки, тексти телеграм та телефонограм, плани роботи тощо.

Більшість з названих документів є вихідними (надсилаються з установ) і містять інформацію про фактичний стан справ, служать основою для прий­няття розпорядчих документів. Зміст інформації у них має допоміжний хара­ктер - вони спонукають до дії (запрошення, деякі види листів, записки, теле­грами) чи можуть бути доведені до відома і не потребують дії - відповіді. Ча­стина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а та­кож організацій і громадян.

АНОТАЦІЯ - стисла характеристика змісту книги, статті тощо. Міститься найчастіше на другій сторінці будь-якої друкованої праці. Цей документ необ­хідно вміти складати всім, хто створює підручники, посібники, укладає науково-методичну літературу (словники, збірники різного призначення).

ВІДГУК / РЕЦЕНЗІЯ - критична стаття, відзив, оцінка (критична оцін­ка) книги, статті, наукового твору, дисертаційного дослідження. Відгук має усну або письмову форму. За змістом подібний до рецензії, проте обсяг його невеликий.

Рецензія, як і письмовий відгук, затверджується відділом роботи з осо­бовим складом установи, в якій працює її автор, печаткою і підписом відпо­відальної особи.

ДОГОВІР / ТРУДОВА УГОДА - взаємне зобов'язання, письмова або усна угода про права та обов'язки між державами, установами, підприємст­вами та окремими особами. Трудовий договір чинне законодавство України визначає як угоду між працівником і власником підприємства, установи, ор­ганізації або уповноваженим його органом чи фізичною особою, за якою пра­цівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підля­ганням внутрішньому розпорядку (трудовому), а власник підприємства зо­бов'язується виплачувати працівникові заробітну платню і забезпечувати не­обхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Укладати трудовий договір працівник може на одному або водночас на кількох підприємствах (якщо не­має відповідних обмежень, передбачених законодавством, колективним дого­вором чи угодою сторін) у письмовій формі. ТРУДОВИЙ КОНТРАКТ - осо­блива форма трудового договору - так визначає ст. 211 Кодексу законів про працю.

ЗАПИСКА (службова, доповідна, пояснювальна, аналітична) - службо­вий документ, адресується керівникові організації, в якій працює адресант, або керівництву вищої інстанції, містить детальний виклад якогось питання, аналіз та пропозиції (аналітична записка) або детальне пояснення поведінки чи вчинку із вказівкою на його причину і пропозиціями щодо їх виконання чи виправлення.

Роздйі III. Тема 2. Види та зразки документації фахового спрямування

ЗАПРОШЕННЯ - коротке повідомлення про певну подію в науковому, політичному, культурному світі, в житті колективу або окремих осіб та про­хання взяти в ній участь. Запрошення є іменні та неіменні - офіційна листівка є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, нау­кову конференцію, святкову подію, на концерт чи вечір відпочинку.

ЗВІТ - письмове або усне повідомлення організації чи офіційній особі про виконання плану, завдання, доручення, про підготовку до заходів та їх проведення; подається вищій інстанції або посадовій особі. Звіти бувають ус­ні та письмові (переважно), періодичні і разові, текстові і статистичні, або цифрові - вони належать до обліково-фінансових і вивчаються в певних фа­хових ВНЗ або на спецкурсах.

(Окремо подано про листи як поширений вид документації в системі управління, їх види та особливості змісту й оформлення).

КОНТРАКТ - договір, угода, правовий документ, за яким встановлю­ються права та обов'язки між особою та установою (працівником і підприєм­ством), обумовлені певним терміном, про засади спільної виробничої чи тво­рчої діяльності. У контракті повинно бути зазначено: час (термін) роботи; по­сада і посадовий оклад; обов'язки організації перед контрактантом; обов'язки контрактанта перед організацією; права організації та контрактанта.

ОГОЛОШЕННЯ / АНОНС - офіційне повідомлення, оповіщення, інфо­рмація про масовий захід, формулюється коротко й точно в усній або пись­мовій формі.

ПЛАН - точний перелік господарських, культурних, оборонних та ін­ших заходів, що передбачає послідовність і термін їх проведення, із зазна­ченням відповідальних осіб, місця проведення заходів. Плани бувають: перс­пективні (на кілька років), піврічні, річні, на коротший термін, прості і склад­ні - залежно від кількості запланованих питань, часу й мети їх здійснення. Бі­знес-план - плановий документ фінансово-економічної діяльності, великий за обсягом, вивчається на фахових факультетах.

СПИСОК - письмовий документ, перелік у певному порядку (часто в алфавітному) з метою інформування або реєстрування чого- чи кого-небудь: предметів, документів, книг, установ, осіб певного колективу. КАТАЛОГ -синонім до слова список, найчастіше - список художньої літератури, мисте­цьких творів у музеях чи приватних колекціях, укладений в алфавітному по­рядку. У наукових роботах (реферати, статті, дисертаційні дослідження та ін.) подаються списки використаних (рекомендованих) джерел.

ТЕЛЕГРАМА - повідомлення, передане телефоном. Узагальнена назва різних документів, які надсилаються, як правило, каналами телеграфного зв'язку. Телеграми є звичайні, термінові, урядові, міжнародні. Звичайні теле­грами пишуть без прийменників, сполучників, розділових знаків, стисло пе­редаючи повідомлення. Службові пишуть у двох примірниках: перший з під­писом відповідальної посадової особи надсилають до відділення зв'язку, дру­гий (копію) підшивають до справи. Підпис ставлять в останньому рядку після тексту. Свою адресу адресант записує повністю - вона не входить до тексту телеграми й не оплачується адресантом.

Українська мова фахового спрямування

ТЕЛЕФОНОГРАМА - більш поширений вид документації, що переда­ється адресатові телефоном - текст диктується виразно представником адре­санта й записується представником адресата, перевіряється повторним чи­танням, записується у спеціальний журнал й доводиться до відома адресатів.

ФАКС - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, підприємств, фірм через телекомунікативний зв'язок чи принтер.

2.3. Документація з кадрових питань (документи по особовому складу)

Документація з кадрових питань (документація по особовому складу) має інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи, ор­ганізації, фірми. Ці документи ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту зарахування громадянина на певну посаду (роботу). Сюди належать: заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, пере­ведення чи зміщення на іншу посаду), накази по особовому складу (про при­йняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу по­саду, заохочення, стягнення, відрядження), виробничі характеристики, конт­ракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, що відбува­ють у відрядження, анкети, автобіографії, резюме, витяги з трудових книжок.

ЗАЯВА - документ, який подає адресант при прийнятті на роботу, при зарахуванні на певну посаду, при переведенні на іншу посаду, при вступі до навчального закладу, до певної організації (партії), при звільненні з роботи чи посади із зазначенням причини прийнятого власного рішення чи прохання. Реквізити заяви: адресат (у давальному відмінку однини), адресант (у родо­вому відмінку однини прізвище, ім'я, по батькові або прізвище й ініціали) -розміщені у правому куті аркуша, назва документа, текст, перелік доданих документів; дата, підпис адресанта - на одному рядку.

НАКАЗИ по особовому складу регламентують прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, в інший підрозділ, звільнення з посади, надання відпусток, відрядження, заохочення, стягнення тощо.

КОНТРАКТ (див. пояснення у розділі "Довідково-інформаційні доку­менти" - під назвою "Договір").

ОСОБОВА КАРТКА - документ для обліку кадрів. Заводиться на кож­ного працівника після одержання відділом кадрів наказу про прийняття на роботу. Заповнюється за відомостями з паспорта, військового квитка, трудо­вої книжки, диплома чи іншого посвідчення про освіту, вказують державні нагороди за пред'явленими документами. Обов'язкова дата заповнення, влас­ний підпис працівника. Відмітки про призначення й переміщення працівника в певній установі роблять на зворотному боці особової картки згідно з нака­зами. Зберігається у відділі кадрів. Заповнюють чорнилом, змінювані відомо­сті - олівцем.

ОСОБОВИЙ ЛИСТОК ОБЛІКУ КАДРІВ - документ заповнюється на керівних і прирівняних до них працівників інших категорій, зокрема на ви-

Розділ III. Тема 2. Види та зразки документації фахового спрямування

кладачів вищих закладів освіти й технікумів (коледжів), працівників органів суду, прокуратури, журналістів, інженерів, техніків, перспективних праців­ників на керівні посади та ін., без відомостей про партійність, національність; зберігаються у відділі кадрів установи, підприємства, організації.

ГРАФІК ВІДПУСТОК складає адміністрація підприємства, установи чи організації перед початком кожного поточного року. Підготовлений відділом кадрів чи відповідальною особою, погоджується з керівниками структурних підрозділів, профспілковим комітетом, затверджується керівником установи, підприємства, організації. Має табличну форму. Вказується на кількість днів відпустки, додаткові відпускні дні, з якого числа до якого числа, дата виходу на роботу. Інколи вимагається від кожного співробітника ставити підпис про ознайомлення з графіком.

ХАРАКТЕРИСТИКА - документ, в якому в офіційній формі оціню­ються ділові й моральні риси працівника, службовця, військовослужбовця, учня, студента як члена колективу.