Державний стандарт України

Державний стандарт України розроблено і внесено Державним науко­во-дослідним інститутом "Система" (ДНДІ "Система") Держкомстату Украї­ни, затверджено і введено в дію Наказом Держкомстату України № 215 від 25.08.1994 р. (чинний від 01.07.1995 р.)

Документ має такі розділи:

1. Галузь використання.

2. Основні положення.

3. Загальні положення.

4. Діловодство.

5. Організація роботи з документами.

У першому розділі зазначено: "Цей документ установлює терміни та визначення понять у галузі діловодства й архівної справи". Терміни, регламе­нтовані в цьому стандарті, є обов'язковими для використання в нормативній документації всіх видів, у довідковій та навчально-методичній літературі, що належить до певної галузі.

Для кожного поняття встановлено один стандартизований термін, хоч подані визначення "в разі необхідності можна змінювати", вводячи похідні ознаки, розкриваючи значення використовуваних термінів.

Визначення діловодства подано як "діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності", а документ - це "матеріальний об'єкт, що містить у зафіксова­ному вигляді інформацію, оформлення у заведеному порядку і має згідно з чинним законодавством юридичну силу".

Зовнішні ознаки документа - це "сукупність ознак, яка містить спосіб фіксування інформації, носій, фізико-хімічний стан, форму і розмір докумен­та, елементи його правового, діловодного, художнього оформлення та нане­сення знаків письма". Документація - це сукупність документів з певного предмета, а документування - створення документів.

Вид письмового документа - сукупність письмових документів, об'єднаних усередині певної системи документації спільністю ознак, які харак­теризують структуру змісту документів, залежно від їхнього цільового призна­чення (наказ, звіт, акт). Автором називається організація або особа, яка створила документ. Текст документа визначається як "мовна інформація, зафіксована будь-яким видом письма чи будь-якою системою звукозаписування".

Види документів визначено так: текстовий, письмовий, рукописний, машинозчитуваний, машинописний (рукопис), автограф, чернетковий, чисто-вий, зображальний, графічний, фотодокумент, аудіовізуальний, кінодоку-

Українська мова фахового спрямування

мент, фонодокумент, істинний документ (правдник), копія (документа), мік­рофільм, особовий документ (офіційний документ, який засвідчує особу лю­дини і (або) її права, обов'язки, а також службове або суспільне становище і містить інші відомості біографічного характеру), документ особового похо­дження (особовий документ) - створений особою поза сферою її службової діяльності або виконанням службових обов'язків.

У розділі "Діловодство" дано визначення офіційного документа (ство­рений організацією або посадовою особою і відповідно оформлений), управ­лінського, визначено реквізити як сукупність обов'язкових даних у докуме­нті, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної си­ли. Бланк офіційного документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змін­ної. Внутрішній документ призначений для функціонування в організації, в якій він створений. Вхідні документи надходять в організацію, а вихідні від­правляються з неї. Оригінал офіційного документа - перший або єдиний його примірник, дублікат - повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Копія точно відтворює інформацію ін­шого документа, всі його зовнішні ознаки чи частину їх. Витяг з офіційного документа - це його копія, яка відтворює деяку його частину і відповідно за­свідчена. Уніфікований документ "створений за уніфікованою формою, за­повнений у заведеному порядку і має юридичну силу". Формуляр-зразок (документа) - модель побудови форми документа, яка встановлює галузь ви­користання, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сіт­ки та основні реквізити.

1.2. Основні вимоги до написання ділових паперів

X сесія Верховної Ради України XI скликання 28.10.1989 р. прийняла Закон про мови, в якому зазначено, що "українська мова є одним із виріша­льних чинників національної самобутності українського народу" і Україна забезпечує їй статус державної.

Ділові папери пишуть в офіційно-діловому стилі, якому притаманне вживання слів і виразів тільки в прямому значенні, відсутність емоційно за­барвленої лексики, наявність канцеляризмів і штампів у побудові фраз, ре­чень, поділ тексту на частини, послідовність і переконливість доказів.

Найголовніші вимоги до складання документа такі: достовірність та об'єктивність змісту; повнота інформації; стислість; нейтральність тону ви­кладу.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти ві­дображають справжній стан речей. Точність не допускає подвійного тлума­чення змісту слів і виразів. Текст документа вважається повним, коли його зміст розкриває всі обставини справи. Стислість викладу зобов'язує уникати зайвих слів, невиправданих повторів, надмірно довгих міркувань не по суті справи. Переконливий текст веде до прийняття адресатом пропозицій або ви­конання прохань, викладених у документі, прискорює прийняття необхідних

Розділ III. Тема 1. Ділові документи як засіб писемної професійної комунікації

рішень і виконання їх. При оформленні документа слід пам'ятати, що його автор (підприємство, установа, організація) є не службовою, а юридичною особою. Тому форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповіда­ти нормам адміністративного права.

Текст - головна частина документа. Він складається з таких логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. У вступі адресант вказує на привід, що призвів до укладення документа. У доказі викладається суть питання (дове­дення, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунка­ми, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали). У закінченні (може бути активним чи пасивним) формулюється мета, заради якої складено доку­мент. Активне закінчення називає (вказує на) дію, яку має виконати (зверши­ти) адресат. Пасивне закінчення інформує адресата про якийсь факт, дію.

При підготовці документа рекомендовано дотримуватися таких основ­них правил:

1. Уживати прості речення, це сприятиме прискореному сприйняттю
тексту.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, які виражають стан­
дартні аспекти змісту (наприклад: у зв'язку з..., згідно з рішенням..., з ме­
тою організації..., зважаючи на... тощо).

3. Прямий порядок слів необхідний при логічному наголосі в реченні на
об'єкті, зворотний - при логічному наголосі на самій дії.

4. Означення повинні вживатися перед означуваними словами.

5. Вставні слова краще ставити на початку речення. Це сприятиме точ­
ності й зрозумілості висловлювань.

6. У діловому мовленні часто вживаються складнопідрядні речення, які
надають переконливості проханню, пом'якшують враження від відмови, по­
вно обґрунтовують суть прохання, рішення, причини написання документа.
При можливості і стилістичній потребі тексту деякі підрядні частини речень
можна замінювати дієприслівниковим чи дієприкметниковим зворотами.
Дієприслівниковий зворот ставлять на початок речення, роблячи на ньому
логічний наголос. Наприклад: Зважаючи на вищевикладені факти... Урахо­
вуючи всі названі причини... Підсумувавши висловлені пропозиції...

7. Замінювати особові займенники іменниками.

8. Уникати емоційних виразів, що виявляють суб'єктивне ставлення до
викладених фактів. Тон службового документа повинен бути нейтральним.

9. Дотримуватись естетики розміщення слів, абзаців, усіх реквізитів.

10. Скорочення окремих слів потрібно робити за загальноприйнятими
усталеними формами. Скорочення імен і по батькові роблять тільки ініцішіьне.

11. Якщо перед прізвищем є назва посади, професії, звання, вченого
ступеня, то ініціали записують після прізвища; в усіх інших випадках - перед
прізвищем.

12. Автор управлінського документа - юридична особа, тому виклад
тексту провадиться від третьої особи або першої особи множини. Наприклад:
Збори ухвалили... Дирекція надсилає... Підприємство зобов'язується...
Просимо повідомити...

Українська мова фахового спрямування

Останній варіант стосується наказів, заяв, службових листів, доповід­них та пояснювальних записок.

13. У розпорядчих документах вживаються мовні конструкції наказово­го характеру. Наприклад: "наказую" (у наказах, розпорядженнях), "пропо­ную" (у вказівках), "рекомендую" та ін. Це сприятиме точності, зрозумілості, стислості викладу, послідовності й обґрунтованості у прийнятті рішень.

1.3. Вимоги до оформлення сторінки документа

1. Усі реквізити, властиві певному документові, мають бути наявними в
усталеній послідовності й у певному місці аркуша: назва адресата - справа
вгорі, на 1 / 3 частині рядка, у давальному відмінку, деякі - в називному від­
мінку (у стандартизованих документах), назва адресанта - у родовому відмі­
нку (посада, прізвище, ім'я, по батькові - повністю - в деяких документах).
Виправлення, перекреслення, використання коректора не дозволяються.

Слово "Копія", "Для службового користування" (ДСК), "Таємно", "Ці­лком таємно" - у правому верхньому куті аркуша.

Держаний герб - на печатках органів державної влади й державного управління, на службових посвідченнях, штампах, бланках державних уста­нов - посередині вгорі або в кутовій лівій частині бланка.

2. Назву документа писати з нового рядка, з великої літери, крапка піс­
ля назви не ставиться (за вимогами Єдиного державного стандарту).

3. Деякі реквізити документів (слова "ПОРЯДОК ДЕННИЙ", "СЛУ­
ХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "ЗАТВЕРДЖУЮ", "ПОГОДЖЕ­
НО", "ВИДАТИ" та деякі інші резолютивні слова) пишуться з великої літери
і друкуються великими буквами. Друкується документ через 1,5 міжрядкові
інтервали, ліве поле - 2,5 - 3 см, праве - до 1 см.

4. Дату після документа проставляють зліва, арабськими цифрами, у
стандартизованих документах - зліва вгорі, на штампі, або після назви доку­
мента. Далі, внизу, в цьому ж рядку, де записано дату, ставлять свій підпис
(розпис), ще далі, в дужках, - ініціали (або один ініціал) й прізвище адресанта
(адресантів).

5. Слід дотримуватися естетики розміщення слів, абзаців, правильних
переносів. Не допускати переносів у назвах документів, прізвищах.

6. Скорочення окремих слів мають бути загальноприйнятими.

7. Кругла печатка під документом частково займає підпис керівника.

Потрібно знати______________________________________________