Порядок узгодження та укладання угоди на закупівлю товарів і контроль за виконанням договорів та надходженням товарів

В умовах ринкової економіки регулювання господарських відносин між торговими підприємствами та їх постачальниками відбувається са­мостійно та фіксується в угоді, що укладається. При цьому угода є ос­новним документом, який визначає права та обов'язки сторін з органі­зації поставки товарів у торгові підприємства при умові його відповід­ності правовим нормам господарського законодавства.

Для проведення закупівельних операцій торговельні підприємства мо­жуть використовувати різні види угод: угода постачання (товарний кон­тракт), угода купівлі-продажу товарів, угода закупівлі сільськогосподар­ської продукції, угода консигнації, угода комісії тощо. Суттєвими умовами будь-якої угоди закупівлі товарів є:

—визначення предмета угоди;

—кількість та якість товару;

—сума угоди, ціни одиниці або партії товару;

—порядок розрахунків;

—порядок переходу права власності на товар;

—вимоги до пакування та маркування товарів;

—порядок постачання товару (місце, час);

—порядок прийому товару;

—перелік форс-мажорних обставин, за яких сторони звільняються від відповідальності за контрактом;

—характер та розмір відповідальності сторін, механізм та розмір економічних санкцій;

—порядок та місце вирішення суперечностей за контрактом;

—юридичні адреси та банківські реквізити сторін.

Заключним етапом управління формуванням товарного забезпечен­ня обороту торгового підприємства є організація контролю (моніторин­гу) за ходом виконання постачальником усіх зобов'язань з постачання товарів.

Для проведення цієї роботи використовують облікові картки за окре­мими постачальниками або спеціально розроблені комп'ютерні програ­ми, які дозволяють у динаміці оцінювати ступінь та ритмічність вико­нання зобов'язань з постачання товарів.

Отримана таким чином інформація використовується для:

—оцінювання окремих постачальників за ступенем ризику;

—обґрунтування рішень щодо доцільності проведення закупівель то­варів у окремого постачальника;

—прийняття управлінських рішень щодо звернення до арбітражно­го суду та накладання штрафів на постачальників, що не виконують по­кладені на себе зобов'язання;

— прийняття управлінських рішень стосовно додаткової закупівлі то­варів інших постачальників при сталому надходженні необхідних товарів на торговельне підприємство.