Тема 14. Использование табличного редактора при автоматизации обработки данных

Табличный процессор— это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц.

Электронная таблица — это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и граф, на пересечении которых располагаются клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст.

Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы. Электронные таблицы не только автоматизируют расчёты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций.

Рисунок 1 – Вид программы Microsoft Excel.

Значение в числовой клетке таблицы может быть либо записано, либо рассчитано по соответствующей формуле; в формуле могут присутствовать обращения к другим клеткам.

Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения расчетов. В каждом пакете имеются встроенные функции и алгоритмы статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.

Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.

Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Многомерные таблицы позволяют быстро делать выборки в базе данных по любому критерию. Самые популярные табличные процессоры — Microsoft Excel и Lotus 1-2-3.

В Microsoft Excel автоматизированы многие рутинные операции, специальные шаблоны помогают создавать отчёты, импортировать данные и многое другое.

К обработке данных относится:

- проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в редактор;

- построение диаграмм;

- обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);

- решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии "что - если" и другие задачи);

- статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование (инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа").

Можно выделить следующие режимы работы табличного процессора:

- формирование электронной таблицы;

- управление вычислениями;

- режим отображения формул;

- графический режим;

- работа электронной таблицы как базы данных.

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг.

Пример: складывается значение ячейки B5 с числом 25, полученный результат делится на сумму ячеек D5, E5 и F5, результат запишем в ячейку А2.

=(B5+25)/СУММ(D5:F5)

Рисунок 2 – Составление формул.

Синтаксисом формул называется порядок, в котором вычисляются значения. Синтаксисом формулы задается последовательность вычислений. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор вычисляемых величин.