Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

3.1 Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Мicrosoft Word, и применяется гарнитура шрифта Тimes New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Вырав­нивание по ширине листа.

3.3 При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка с наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом,

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Название вида документа печатают прописными буквами.

3.4 Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

3.5 Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков для пишущей машинки или 73 мм на компьютере.

3.6 При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере: 0 - граница левого поля, 1 - 12,5 мм, 2 - 40 мм, 3 - 60 мм, 4 - 80 мм, 5 - 100 мм, 6 - 120 мм, 7- 140 мм.

3.7 От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

3.8 От первого положения печатают начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».

От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатают коды по [1] - [3].

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка не ставят.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Вопросы для самоконтроля

1 На каком расстоянии располагается реквизит “адресат”, “гриф утверждения”?

2 Как продлевается заголовок к тексту, если он превышает пять строк?

3 Каким интервалом отделяются реквизиты документа друг от друга при подготовке документа в программе MS Word?

4 Каким интервалом отделяются составные части многострочных реквизитов?

5 Какая максимальная длина строки многострочных реквизитов?

6 В каких случаях выполняется нумерация страниц? Где указывают номера страниц?

7 Какой шрифт, начертание, размер шрифта используют при подготовке документов в редакторе MS Word?

8 Следует ли отделять пробелом инициалы от фамилии в расшифровке подписи?

9 Какой размер абзацного отступа устанавливает стандарт при подготовке документов?