Состав реквизитов

2.1.1 При оформлении документов используется следующий состав реквизитов (реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени):

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 - код документа по [3];

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - регистрационный индекс;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 -подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 – визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

2.1.2 Все реквизиты делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, поч­товый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на но­мер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись должностного лица, отметка об исполнителе и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оп­тимальное положение реквизитов. Всего на документе может насчитываться до 32 реквизитов.

2.1.3 Расположение и размеры реквизитов приведены в приложении А (формуляр-образец). Формуляр-образец представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Формуляр-образец устанавливает:

§ форматы бумаги;

§ служебные поля;

§ конструкционную сетку;

§ расположение частей, зон реквизитов.

Формуляр-образец состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.