Виза — внутреннее согласование

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример -

Зав. приборостроительным

отделением

Подпись О.Н.Никитина

25.10.2005

Юрисконсульт

Подпись Л.И.Иванова

25.10.2005

Замечания и дополнения визирующий оформляет на отдельном листе, а на проекте в реквизите виза выполняют запись «Замечания прилагаются».

Этот реквизит располагается, начиная от границы левого поля (нулевое положение табулятора), ниже реквизита «Подпись». На распорядительных документах визу допускается оформить на оборотной стороне последнего листа документа. На исходящих документах визу оформляют на экземпляре, который остается в организации.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

· составитель проекта документа, что подтверждает его ответственность за исполнение документа;

· руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

· заинтересованные должностные лица других подразделений организации;

· общественные организации (при необходимости);

· руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

· руководитель юридической службы или юрисконсульт организации;

· заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности.

Круг лиц визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

С актом ознакомлен: Подпись О.Н.Васильев

01.10.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

С приказом ознакомлены:

Экономист планового
отдела Подпись С.Н.Петров

30.10.2005

Менеджер отдела
рекламы Подпись А.С.Гришина

31.10.2005

2.3.27 Подпись ответственного лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

В организациях используются разные по назначению печати — гербовые и простые.

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь.

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

В организациях могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурных подразделений.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.). Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

2.3.28 Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

Отметка необходима для рациональной организации работы с документами в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Пример-

Михайлов 74 48 50

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее - пт) и может быть дополнена информацией:

- в первой строке — индекс структурного подразделения, в котором готовился документ;

- во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.

Пример:

02 Иванов 220 40 51

ТН 09.02.2006 c1-3 об-1

2.3.29 Отметка о заверении копии. Копия документа — документ, полностью воспроизводящих информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должны быть соответствующим образом заверена.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.

Пример-

Верно

Инспектор по кадрам Подпись С.Б.Постраш

16.07.2004

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организациях — печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа

2.3.30 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

Пример:

В дело 04-12

Подготовлен ответ

09.02.2006 № 04-12/49

Подпись

10.02.2006

2.3.31 Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.

Пример оформления штампа приведен на рисунке 1.

Борисовский государственный политехнический колледж

15.10.2004

№ 04-12/645

Рисунок 1 - Регистрационный штамп входящих документов

2.3.32 Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса

Вопросы и задания для самоконтроля

1 Что представляет собой формуляр-образец?

2 Как подразделяются реквизиты?

3 Что такое бланк документа?

4 Какие требования предъявляются к разработке бланков документов?

5 Какие используются способы для размещения реквизитов заголовочной части?

6 Какие данные составляют юридический адрес?

7 Где располагается адресат? Оформите несколько видов адресатов: учреждению, его структурному подразделению, руководителю учреждения, конкретному должностному лицу, частному лицу.

8 Какие элементы входят в состав реквизита “гриф утверждения”? Где располагается гриф утверждения?

9 Оформите пример грифа утверждения конкретным должностным лицом и пример утверждения распорядительным документом (приказом).

10 Назовите составные части резолюции.

11 Какие элементы входят в реквизит “подпись”?

12 Оформите подписи руководителя учреждения, его заместителя, руководителя структурного подразделения, двух лиц несоподчиняющихся по должности, документа, составленного комиссией.

13 Какие виды внутреннего и внешнего согласования Вы знаете?

14 Где располагаются все виды согласования документа?

15 Составьте и оформите внутреннее согласование документа с руководителями структурных подразделений учреждения.

16 В какой последовательности целесообразно производить внутренне согласование?

17 Что такое виза ознакомления?

18 Из каких элементов состоит гриф согласования?

19 Как оформить приложение к документу?

20 Назначение и правила оформления реквизита “отметка об исполнителе”.