Оформление реквизитов

2.3.1 Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

2.3.2 Эмблема организации — это условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы может быть использован товарный знак (знак обслуживания), рисунок, отражающий главное направление деятельности, аббревиатура. Эмблему помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.

2.3.3 Код организации помещают на верхнем поле документа справа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

2.3.4 Код документа проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД).

Код документа при составлении конкретного вида документа проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включены в ОКУД.

Код унифицированной формы ОРД имеет следующую структуру:

ХХ ХХ ХХХ ХХХ

Код системы

Код подсистемы

Код вида документа

Регистрационный номер

Например, унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации, предприятия» будет иметь следующий код:

02 02 620 001

Унифицированная система ОРД

Документация по реорганизации

организации, предприятия

Приказ

Приказ о реорганизации организации, (предприятия)

Таким образом, приказ о реорганизации организации, предприятия имеет код ОКУД 0202620001.

2.3.5 При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

Пример:

Министерство образования

Республики Беларусь

В коммерческих организациях — это наименование консорциума или промышленно-финансовой группы.

2.3.6 Наименование организации, учреждения являющей автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом (уставом, положением, приказом и др.)

Пример:

Учреждение образования

«Борисовский государственный

политехнический колледж»

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименовании или за ним в скобках и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.

Сокращенное наименование организации образуется тремя способами:

ü по первым буквам слов, входящих в наименование (Борисовский государственный политехнический колледж (БГПК), Министерство внутренних дел (МВД));

ü по начальным слогам слов (Белорусский железнодорожный банк (Белжелдорбанк);

ü смешанный тип сокращений (НИИхиммаш).

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций располагают в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).

При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.

2.3.7 Автором документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Пример:

ООО “Интеллектсервис”

Отдел инновационных
технологий

2.3.8 Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

Почтовый адрес — адрес фактического местоположения организации, по которому с ней осуществляется связь.

Пример:

ул. Коллекторная, 10

220084, г. Минск

2.3.9 На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т. д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т. д.).

Пример:

ул. Есенина, 32, 224005, г. Брест

тел./факс (017) 270 28 16, 270 28 46

р/с 1230000000456

отд. ОАО «Белинвестбанк»,
г. Бреста, код 706

Совокупность перечисленных данных является юридическим адресом предприятия, фирмы. Используется только для писем и факсов. На бланк письма наносится типографским способом. В договоре является разделом текста данного документа.

Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяют. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

2.3.10 На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа». Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки, указывается на всех документах кроме писем и факсов.

Пример:

ПРОТОКОЛ

2.3.11 Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) — дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) — дата утверждения.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о пере­носе данных на машинный носитель» оформляют цифровым способом (основной способ). Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Пример - 08.07.2004

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов, в распорядительных документах высших органов государственной власти и управления оформляют словесно-цифровым способом.

Пример - 8 июля 2004 г.

2.3.12 Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом приме­няемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.).

Пример - № 01-10/136 (такой регистрационный индекс имеют исходящие и входящие документы),

где 01 — индекс структурного подразделения;

10 — номер дела по номенклатуре;

136 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

01-10 — индекс дела в соответствии с номенклатурой.

Индексами распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений, решений), также протоколов, актов являются порядковые номера, возрастающие в пределах календарного года по каждому виду документов отдельно.

Индекс приказа по личному составу смешанный, т.е. имеет добавление буквы к номеру регистрации.

Пример:

№ 35-К (индекс приказа по личному составу о приеме, переводе, увольнении с работы, премировании), срок хранения 75 лет;

№ 42-Л (индекс приказа по личному составу о предоставлении отпуска, командировании, взысканиях), срок хранения 3 года.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: № 27/19.

Располагается данный реквизит в одной строке с реквизитом «Дата».

Пример:

09.02.2006 № 26

(угловое расположение реквизитов)

09.02.2006 № 26

(продольное расположение реквизитов)

При изготовлении типографским способом бланка для письма и общего бланка для данных реквизитов наносят линии.

2.3.13 На бланк для письма типографским способом наносят реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего

документа» ниже линий для даты и регистрационного индекса.

Пример:

На № ____________от ___________

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

Это ссылка помогает учреждению, фирме, получившей письмо-ответ быстро найти копию инициативного письма.

Пример:

02.02.2006 № 02-12/86

На № ____________ от ___________ письмо-запрос

09.02.2006 № 04-10/42

На № 02-12/86 от 02.02.2006 письмо-ответ

2.3.14 Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс» с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

Пример:

г. Борисов