Реквизиты 5, 6, 7, 8, 9, 10, 14 могут располагаться как угловым, так продольным расположением реквизитов

2.3.15 Гриф ограничения доступа к документу располагается в правом верхнем углу документа выше адресата или грифа утверждения. Этот реквизит указывается на документах содержащих секретную информацию или конфиденциальную. Состоит из слов «секретно», «совершенно секретно», «конфиденциально», «коммерческая тайна «(КТ). Под этим грифом указывается номер его экземпляра.

Пример:

Конфиденциально

Экз.1

2.3.16 Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита «Адресат» входит:

§ наименование учреждения (в именительном падеже);

§ наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

§ наименование должности, фамилия и инициалы (в дательном падеже);

§ почтовый адрес (при необходимости).

Примеры адресования документа в учреждение -

Научно-производственное

объединение «Агат»

ул. Строителей, 36, 224005, г. Брест

Пример адресования документа в структурное подразделение -

Научно-производственное

объединение «Агат»

Отдел инновационных технологий

ул. Строителей, 36, 224005, г. Брест

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример -

Генеральному директору научно-производственного объединения «Агат»

г-ну Петрову Н.С.

ул. Строителей, 36, 224005, г. Брест

Адресование должностному лицу сторонней организации.

ООО “Интеллектсервис”

Отдел инновационных технологий

Ведущему специалисту отдела

Иванову Н.С.

ул. Платонова, 25, 224005, г. Брест

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример - Столяровой Н.М.

ул. П. Глебки, д. 15, кв. 26

223120, п/о Логоза

Логойского р-на

Минской области

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адресат.

Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.

Пример -

Республиканские органы

государственного управления

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже.

Пример -

Директорам предприятий и

руководителям организаций

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам, учреждениям своей системы.

2.3.17 Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа, состоит из:

§ слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами без кавычек);

§ наименования должности;

§ личной подписи, ее расшифровки;

§ даты.

Пример -

УТВЕРЖДАЮ

Директор Борисовского
государственного политехнического колледжа

Подпись В.Ю.Шмаков

03.09.2009

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО “Информационные технологии”

Подпись Н.С.Петров

10.09.2009

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из:

§ слова «УТВЕРЖДЕНО» (прописными буквами без кавычек);

§ названия вида документа в именительном падеже;

§ даты и номера документа.

Примеры -

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора

Борисовского государственного

политехнического колледжа

20.09.2009 № 25

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

трудового коллектива

25.06.2004 № 15

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наиме­нование должности включают полное наименование организации.

Пример -

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Комитета по архивам

и делопроизводству при Совете
Министров Республики Беларусь

Подпись В.И.Михайлов

23.08.2004

2.3.18 Реквизит «Резолюция» располагается в правом верхнем углу первого листа документа между адресатом и текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована.

Пример - Соловьеву А.А.

Прошу подготовить

заключение к 12.09.2004

Бойко

02.09.2004

Указания руководителя могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания формулируются следующим образом — к руководству, к сведению, к исполнению. Конкретные указанию формулируются в повелительном наклонении и адресуются подчиненным лицам, например: срочно примите меры, немедленно подготовить ответ.

Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует писать под углом к линии строки.

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не за­трагивая его текста и полей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.

2.3.19 Реквизит «Заголовок к тексту» располагают слева после реквизитов бланка.

Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «О создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту», положение (о чем?) «О канцелярии», правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка, акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению», письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной).

Если заголовок превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до 100 мм от границы левого поля.

Место размещения заголовка на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

2.3.20 Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки чернилами красного цвета или с помощью штампа на контролируемых по указанию руководителя документах. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

2.3.21 Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связанного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.

Если сплошной связный текст документа содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы. Каждый раздел может быть разделен на любое количество подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты и подпункты.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует указывать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовками раздела и подраздела – 8 мм. Расстояние между заголовком и текстом – 15 мм.

Абзацы в тексте начинают отступом равным 12,5 мм.

2.3.22 Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись».

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют в сокращенной форме.

Пример:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Слово «Приложение» следует указывать от границы левого поля.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте.

Пример:

Приложение: список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложений несколько, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Пример-

Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.

2. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 5 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Министерства культуры Республики Беларусь от 01.08.2004 № 01-03/65 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

При направлении приложения не во все указанные в документе адреса отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.

2.3.23 Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Расшифровку не заключают в скобки и указывают на уровне последней строки наименования должности. В расшифровке инициалы следует указывать перед фамилией.

Пример –

Зам. директора по учебной

работе Подпись Я.К.Валуй

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

При временно замещении должностных лиц необходимо использовать аббревиатуру «И. о.» или «Зам.» Проставление косой черты рядом с наименованием должности лица замещающего не допускается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами с равными должностями и лицами несоподчиняющимися по службе их подписи располагают на одном уровне.

Пример –

Зам. директора по учебной Зам. директора по учебно-

работе производственной практике

Подпись Я.К.Валуй Подпись А.Ю.Мордасов

При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Расшифровки членов комиссии указывают в алфавитном порядке.

Председатель комиссии Подпись Н.С.Петров

Члены комиссии: Подпись С.К.Белова

Подпись В.Н.Иванова

Документы коллегиального органа подписываются председателем и секретарем данного органа.