Внутренняя переписке

Докладная записка - документ, адресованный руководство данного или вышестоящего учреждения и содержащий о6срактное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному, устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только изъясняются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, методах выполнения работы. Отчетные докладные записки формируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указания распоряжений и т, п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Его докладная адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, - внешней. Внешние докладам записки оформляются на бланке, внутренние - на обычном лист бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дата, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Дм ее оформления может использоваться общий бланк организация

Внутренняя докладная записка включает; название вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, включающей наименование структурного подразделения, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю) будет основанием для принятия мер, издания документов, проведения мероприятий.

Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.

Другой разновидностью докладной записки являются служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Докладная записка - это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Служебная записка, как правило, составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, докладную записку, которая служит для осуществления информационных связей между подразделениями или должностными лицами организации на одном уровне управления, в практике управленческой деятельности называют служебной запиской. Однако следует отметить, что служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.

Пример оформления внутренней докладной записки приведен а приложении 25.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяется и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

Пример оформления объяснительной записки приведен в приложении 26.