Переписка с использованием различных каналов связи

Телеграмма и телетайпограмма (телекс) - обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Этот вид документов используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Порядок составления, оформления и обработки телеграмм установлен Правилами оказания услуг телеграфной связи1.

По приоритетности обработки телеграммы подразделяются на следующие категории:

- "вне категории";

- "внеочередная";

- "Президент Российской Федерации";

- "высшая правительственная";

- "правительственная";

- "срочная";

- "обыкновенная".

Кроме того, Правилами определены возможные виды телеграмм, например: "с уведомлением о вручении телеграфом", "с доставкой в срок, указанный отправителем", "на художественном бланке формата А4" и др. Сроки доставки телеграмм определяются их видами.

Право подачи телеграмм ряда категорий и видов определяется Президентом РФ и Правительством РФ. Среди них такие, как "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "криптограмма", "криптограмма на перфоленте" и др.

Текст телеграммы разборчиво пишется или печатается на телеграфном бланке или светлой бумаге. Допускается оформление текста телеграммы на бланке организации, при этом реквизиты бланка не передаются.

В соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи в телеграмму включают следующее:

- отметка о категории телеграммы (в телеграмме категории "обыкновенная" данная отметка не проставляется);

- отметка о виде телеграммы;

- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма с указанием наименования адресата (фамилии адресата). В наименование адресата - организации или должностного лица входит наименование организации, должность и фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица;

- текст телеграммы;

- подпись отправителя (по его желанию).

В нижней части бланка подаваемой телеграммы указываются фамилия и адрес отправителя, которые не считаются частью содержания телеграммы.

- Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адресе наименование населенного пункта (города, села и др.) указывается в именительном падеже наименование республики, края, области и района - в родительном. Перед номерами строений, корпусов и квартир соответствующие слова "строение", "корпус" или "квартира" пишутся полно или сокращенно без точек в конце - "стр", "корп", "кв". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно сокращать не писать, если это не приведет к неточности адреса.

Телеграммы могут быть отправлены с указанием:

- полного адреса;

- условного или сокращенного адреса;

- "до востребования";

- номера абонентского ящика и т. п.
Условный или сокращенный телеграфный адрес должен быть зарегистрирован у оператора связи, оказывающего услуги телеграфной связи на территории, где находится организация. Организация, имеющая условный или сокращенный телеграфный адрес обязана ежегодно перерегистрировать его у оператора связи.

Условный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например: "МОСКВА
БЕРЕЗА ВОДОРЕЗОВУ", "КАЛУГА ГОРНЕФТЕПРОДУКТ ХОМУТОВУ"

Телеграмма с одним текстом может быть направлена в ода или несколько адресов. При отправке многоадресной телеграммы подаваемое количество текстов соответствует количеству адресатов, в адресной части каждой телеграммы указывается только один адрес. Можно подготовить многоадресную телеграмму с одним текстом по списку адресов (не более 20 адресов в списке).

Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и вил телеграмм, пересылаемых в пределах территории РФ, должен оформляться на русском языке. Те же элементы телеграмм, пересылаемых в пределах территорий субъектов РФ,, могут оформляться а их государственных языках и дублироваться на русском языке.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы "не"), знаки препинания. Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо цифрами, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", а также знак "скобка" могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб"), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "дробная черта" могут быть представлены либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть записаны полными словами или сокращенно: "нр", "двтч", "вскл".

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово и не должен содержать более 300 слов.

Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Он заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Телеграммы от организаций, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью организации или печатью "Для телеграмм". Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Пример оформления телеграммы приведен в приложении 27.

Телексная связь отличается от телеграфной оконечными устройствами и является более оперативной по сравнению с ней. Для передачи телексов используется аппаратура, которая устанавливается в организации-пользователе. Технические особенности контроля передачи текста этим видом связи обусловливают ряд особенностей: не имеющие отношения к содержанию цифры и слова в тексте; знаки " + " если конец сообщения неясен, "-" если сообщение последнее, " +?" в конце сообщения, если ожидается ответ. Телексная связь является абонентской, поэтому категория вида (как в телеграмме) в телексах не используется.

Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению телеграммы по составу реквизитов: адресат, текст, подпись, номера, наименование организации-отправителя, его адрес. Заголовок телекса содержит сведения о получателе и отправителе, дату и время передачи информации.

Текст излагается кратко и сжато, так же как в телеграмме. Но в тексте телекса употребляют точки и запятые.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т. п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

В состав реквизитов телефонограммы входят: название учреждения-автора документа; должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму; номер его телефона; наименование организации-получателя; должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму; номер его телефона; дата и номер телефонограммы; текст (не превышающий 50 слов); наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись, фамилия и инициалы.

Тем самым при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Пример оформления телефонограммы приведен в приложении 28.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

В отличие от телеграммы или телекса эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является практически копией переданного документа. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы.

Исходящий факс оформляют в одном экземпляре с соблюдени­ем всех необходимых требований, после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, кото­рые печатает аппарат факсимильной связи, - указание (код) отпра­вителя, дата и время передачи, номер факса, количество страниц.

Вопрос о юридической силе факсограммы в действующих нормативно-методических документах в настоящее время не ре­шен, поэтому по факсу обычно передают оперативную информа­цию. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи они оформляются по общим прави­лам. При этом:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководите­лем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

- ответственность за содержание передаваемой информации воз­лагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с от­меткой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адре­сатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа на­правляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контрольные вопросы

1. Назовите организационные документы, входящие в У СОР Д.

2. Где закреплены требования к оформлению и структуре текста положения?

3. Какие виды распорядительных документов используются в организациях, действующих на основе единоначалия?

4. Какие виды распорядительных документов используются в организациях, действующих на основе коллегиального принципа управления?

5. В чем заключаются особенности применения распоряжения?

6. Какие требования зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению письма?

7. Чем отличается оформление краткого протокола от полного?

8. 8 чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней докладных записок?

9. В каких случаях составляются акты и каковы требования к оформлению этого документа?

Глава 5 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

5.1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Работа с документами в любой организации поручается специализированному структурному подразделению, которое может носить название управление делами, общий отдел, канцелярии и др. В небольших организациях эту работу выполняет секретер организации.

Эффективность деятельности делопроизводственной службы зависит от множества факторов: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности современной организационной, компьютерной техникой, средствами связи, условий труда. Помимо этого, при создании делопроизводственной службы должны быть решены и правовые вопросы ее деятельности - статус права, функции, ответственность службы ДОУ. Эти вопросы решаются в соответствии с действующими законодательными актами нормативно-методическими документами и с учетом специфики работы самой организации.

При организации самой службы должна быть разработана ее оптимальная для конкретного управленческого аппарата структура, регламентированы разнообразные и сложные связи между ее участками и тем самым созданы условия и для разделения труда делопроизводственного персонала, и для его специализации.

Кроме того, при создании службы ДОУ неизбежно встают вопросы:

- выбора оптимальной организационной формы работы с документами;

- определения должностного и численного состава службы ДОУ;

- регламентации задач и функций службы ДОУ в целом, ее структурных подразделений, каждого отдельного работника;

- разработки и закрепления (регламентация) порядка документирования и работы с документами, т. е. оптимальной технологии работы с документами в данной организации.

5.1.1. Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

При использовании централизованной формы все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, отправка исходящих документов, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т. к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать компьютерную технику и оргтехнику, предусмотреть единство организационного и методического руководства документационным обеспечением. Централизованная форма гарантирует более эффективный поиск сведений о документах, т. к. регистрация всех документов в одном месте позволяет создать единую информационную систему (базу данных). Проще и быстрее осуществляется поиск самих документов, потому что хранение также централизовано. При выборе централизованные формы работы с документами в структурных подразделениях производственные операции не выполняются, дела не формируются и, таким образом, нет необходимости включать в штаты структурных подразделений секретаря или делопроизводителя.

Однако полная централизация работы с документами возможно только в небольших учреждениях с объемом документооборота 50 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположной централизованной службы. В этом случае каждое структурное подразделение одной организации имеет работника, отвечающего за делопроизводство, или создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. При этом единства способов и методов ведения делопроизводства добиться сложно, т. к. каждое подразделение использует свои методы и правила работы с документами. Эта форма характерна для организаций и учрежденческий аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические ocобенности {например, исходя из соображений защиты информации самостоятельности деятельности структурных подразделений

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводства (секретарь отдела, делопроизводитель). При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация входящих документов, поступивших в адрес руководства, контроль за сроками исполнения, изготовления тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства. Документы, поступающие в адрес подразделения или переданные на исполнение по резолюции руководителя, проходят регистрацию и контроль, формируются в дела, хранятся и проходят экспертизу ценности и предархивную обработку непосредственно в структурном подразделении. При смешанной форме возможно выполнение одной и той же Технологической операции (например, регистрация документов, контроль за их исполнением) для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов при использовании традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в службе ДОУ, если руководству структурного подразделения - то в этом подразделении. При такой форме организации работы с документами в каждом структурном подразделении необходим специалист по делопроизводству, например секретарь подразделения. Попытки возложить делопроизводственные функции на специалистов управленческого аппарата никогда не были эффективны. Во-первых, при этом возрастает стоимость делопроизводственных работ, во-вторых, резко снижается качество документационного обеспечения.

Для создания и организации службы делопроизводства вопрос о выборе организационной формы является одним из самых сложных. В каждом конкретном случае он решается самой службой ДОУ и руководством учреждения. Вопрос обычно связан с первоначальной организацией службы ДОУ или ее коренной реорганизацией. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), модернизацией технологии обработки документов, изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

5.1.2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь и взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Структура службы ДОУ определяет состав ее внутренних разделений, их взаимодействие, характер подчинения.

В нормативно-методических документах межотраслевые действия названия служб ДОУ регламентированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомств как структура, в которой выполняется работа с документами, или орган контроля и координации документационного обеспечен в центральном аппарате и в сети подчиненных организаций.

Канцелярия создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях как структурное подразделение, выполняется документационное обеспечение всей организации.

Общий отдел чаще всего является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В общих отделах обычно организуют те же участники, что и в канцелярии, но, кроме того, в структуру общего отдела входят такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. Однако принципиальной ошибкой многих руководителей является поручение всей работы по ДОУ не секретарю организации, а секретарю руководителя. Личный секретарь всегда обеспечивает деятельность руководителя, оказывая помощь в работе с документами (набор текста, составление документов по поручению своего руководителя справочно-поисковая работа по документам и другим информационным ресурсам) и бездокументном обслуживании (телефон, работа в приемной, командировки руководителя, расписание его работы, сервисные функции, подготовка и документирование совещаний и заседаний и др.). Личный секретарь зачастую не в состоянии решать при этом еще вопросы документационного обеспечения даже небольшой организации. Поэтому, рассматривая вопросы организации службы ДОУ, следует определить функциональные обязанности секретаря. Возможно, рационально создать службу ДОУ с названием "секретариат", в составе которой будут работать и секретарь руководителя, и секретарь организации (фирмы).

Действующие нормативно-методические документы регламентируют наименования и приблизительную структуру служб документационного обеспечения государственных учреждений и предприятий. Что касается негосударственных организаций, то решение о создании службы и ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива1. Не обязательно придерживаться уже сложившихся названий служб ДОУ, но в то же время не следует увлекаться "экзотическими" вариантами, например "отдел документоведения", "управление информационными ресурсами", "отдел по работе с документами" и др. Типовые названия служб ДОУ предполагают и типовую структуру, которая проверена временем и вполне себя оправдала.

Для обслуживания руководства организации создается, как правило, специализированное структурное подразделение, которое чаще всего носит название " секретариат ". Секретариат может включать приемную руководителя организации (его секретариат), приемные и секретариаты заместителей руководителя. При наличии в структуре организации постоянно действующего коллегиального органа (например, коллегии, совета и др.) в состав секретариата включают секретаря коллегии и протокольное бюро (отдел, группа).

В составе секретариата работают помощник руководителя секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

- организация и документационное обслуживание совещаний проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседания подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за выполнением принятых решений);

- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

- бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работе
приемной, сервисные функции и т. п.).

Секретариат может создаваться в учреждениях, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган, как структурное подразделение, ответственное за документированием его деятельности. Выполняет следующие функции:

- разработка планов работы коллегиального органа;

- организация заседаний коллегиального органа (включая рассылку повестки дня, проектов рассматриваемых документов)

- техническое и сервисное обслуживание заседания (рабочего места, исправность демонстрационной техники, микрофонов диктофонов, пакет документов для участников заседаний и др.);

- документирование заседания (стенограмма или диктофонная запись) и подготовка на их основе протокола.

Секретариат может создаваться с целью обеспечения распорядительной деятельности руководителю. В этом случае выполняются функции:

- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства, их согласование со структурными подразделениями;

- анализ информации (справок, докладов и др.) структурных подразделений по отдельным вопросам, связанным с распорядительной деятельностью руководства;

- регистрация и рассылка принятых документов по управляемым объектам;

- организация хранения и справочно-информационной работы по распорядительным документам.

Протокольная группа (отдел) часто создается в органах местного самоуправления. Выполняет функции подготовки проектов распорядительных документов руководства органа местного управления, проверки их юридической силы, а также редактирование, оформление и выпуск.

Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

- прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

- доставку документов в структурные подразделения;

- обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

- количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету я регистрации документов создается для обеспечения следующих операций:

- регистрация" входящих, исходящих и внутренних документов;

- формирование и ведение базы данных (справочно-информационного массива) по регистрации;

- контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (с точки зрения визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т. д.);

- справочно-информационная работа (поиск сведений о документах, поиск документов, выдача документов из дел во временное пользование).

Группа контроля (может носить название "бюро", "отдел", "инспекция") выполняет следующие функции:

- организация и ведение контроля за сроками исполнения документов;

- контроль за ходом исполнения документов в структурных подразделениях;

- анализ исполнительской дисциплины;

- информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т. п.) создается в составе службы ДОУ, если организация (учреждение) получает большое количество обращений граждан.
подразделение выполняет:

- прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

- подготовку обращений к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

- формирование и хранение дел с документами по обращениям

- анализ и обобщение результатов рассмотрения документа в организации и причин обращения;

- организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Группа изготовления документов не имеет в настоящее время устойчивого названия. Ранее эти службы носили название "машинописное бюро". В настоящее время их называют "центра
подготовки документов", "компьютерный набор" и др. Как правило, в этих специализированных участках службы ДОУ выполняю следующие работы:

- перепечатка документов с черновиков;

- считка и правка текстов документов;

- учет выполняемой работы.

Копировально-множительные бюро создаются там, где выполняются работы, связанные с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Такие бюро выполняют:

- копирование текстов;

- тиражирование текстов документов (инструкций, приказов, методических указаний и иных внутренних документов организации);

- тиражирование рекламной продукции, буклетов, брошюр.

Архив организации (ведомственный архив) осуществляет следующие функции:

- организация архивного хранения документов;

- экспертиза ценности документов;

- оказание структурным подразделениям методической помощи при оформлении документов для сдачи в архив;

- прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел;

- учет, систематизация, хранение и организация использования документов;

- контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

- ведение справочной работы по архивным документам;

- подготовка дел к передаче на государственное хранение.

5.1.3. Задачи и функции службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ, независимо от ее названия, являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Служба ДОУ обеспечивает весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Достижение этой цели предусматривает решение следующих задач:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив организации в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

- сокращение документооборота;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных
технологий делопроизводства.

Функции современной службы ДОУ определяются исходя из цели и задач ее деятельности и включают полный объем работ которые выполняются службой. Нормативными документами службой делопроизводства закреплены следующие функции:

- разработка и проектирование бланков документов;

- осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов, их учет;

-регистрация входящих, исходящих и внутренних документа и выполнение информационно-справочной работы по документам;

- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;

- осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установлении срок;

- организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;

- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

- организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации;

- организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива;

- повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства;

- разработка нормативно-методического обеспечения ДОУ (положений, инструкций, правил, регламентов, памяток и др.);

- организация рабочих мест, в т. ч. автоматизированных, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Перечисленные функции отнесены к типовым, они должны выполняться любой службой вне зависимости от ее названия, структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.

5.1.4. Должностной состав службы ДОУ

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других
служащих.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой ДОУ (т. е. управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), а также заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировально-множительным бюро Наименование должности "начальник" или "заведующий" учитывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих включены документовед, помощник руководителя, референт редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии,
секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информацией
по разработке нормативно-методической базы делопроизводства подготовке по заданию руководства проектов документов. Возможно устанавливать в штатном расписании должность старшая специалиста. При этом необходимо соблюдать соотношение между старшими специалистами и специалистами как 2:1. В последняя время слово "специалист" часто употребляется для наименование должности, а не категории служащего. В штатных расписания
фигурирует специалист 1 или 2 категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители. В эту категорию входят экспедитор, делопроизводитель, архивариус, машинистки и стенография стая, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда.

5.1.5. Численный состав службы ДОУ

В каждой организации должностной и численный состав делопроизводственной службы устанавливается штатным расписанием. При этом количество штатных единиц зачастую определяется исходя из возможностей организации. Чаще всего формирование штата делопроизводственных работников проводится без учета их реальной загруженности. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала может колебаться в значительных пределах. Иногда в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой - необоснованное сокращение. В последнем случае это сразу сказывается на оперативности работы управленческого аппарата, т. к. специалисты начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

Реальный объем работы делопроизводственной службы зависит, прежде всего, от объема документооборота и, конечно, от затрат времени на выполнение делопроизводственных операций, а также от степени автоматизации процессов обработки документов. Исходя из этого были разработаны методики расчета оптимальной численности работников службы ДОУ.