На территории Российское Федерации

В настоящее время все большее распространение получает документирование деятельности, связанной с международными контактами. Российские компании выходят на зарубежный рынок, в свою очередь, зарубежные компании открывают свои представительства на территории России. В рамках международной деятельности создается документация на различных языках, которая должна действовать не только в стране создания документов, но и на территории других стран. Другими словами, документы должны иметь одинаковую по значимости юридическую силу во всех странах, где они могут быть использованы. К числу таких документов относятся договоры с зарубежными партнерами, служебные письма, решение головной компании об открытии своего представительства на территории РФ, доверенности, в т. ч; доверенность, выдаваемая головной компанией руководителю представительства, позволяющая ему осуществлять управленческую деятельность от имени зарубежной компании, и др.

Российские правила удостоверения документов, составленных на иностранных языках, опираются на международную правовую практику и предусматривают определенный порядок действий с такой документацией.

Прежде всего, требуется перевод документа на русский язык. Для ряда документов нормативного характера необходимо нотариальное заверение подписей руководителей зарубежной компании в стране ее нахождения (например, для решения об открытии представительства в России). В таком случае переводится не только текст документа, но и нотариальная заверительная надпись. Переводчик должен подписать переведенный текст, подтверждая точность перевода. Его подпись, в свою очередь, удостоверяется российским нотариусом, если перевод сделан в России, или нотариусом другой страны, где также может быть переведен документ.

Кроме того, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются государства, обязательным условием действительности документов на территории других государств является их легализация, т. е. соответствующее удостоверение.

Под легализацией документов подразумевается формальная процедура для удостоверения подлинности подписи, статуса лица, подписавшего документ, и подлинности печати или штампа, которыми документ был скреплен. В настоящее время наиболее широкoe распространение получили два способа такого удостоверения - консульская легализация и проставление апостиля.

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения с целью использования их в другом государстве. Иностранные документы, предназначенные для использования на территории России, могут быть легализованы на территории того государства, эти документы выданы, или же непосредственно в Российской Федерации. В первом случае документ сначала заверяется в МИД России или ином уполномоченном органе государства, на территориикоторого выдан документ, а затем легализуется в консульском учреждении Российской Федерации в этом государстве. Во втором случае иностранный документ сначала заверяется в дипломатическомпредставительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализируетсяв Департаменте консульской службы МИД России. И в этом, другом случае должен быть нотариально заверенный перевод Клиента на русский язык. Такая процедура легализации весьма сложна и требует значительных затрат. При этом она недостаточно совершенна: документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для того государства, чья консульская служба его легализовала.

В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. в Гааге (Нидерланды) была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаагская конвенция). Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 г. в соответствия с постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-ГО присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов".

В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп - апостиль, который удостоверяет подлинность документа и его удостоверения. Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения юга легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран - участниц Гаагской конвенции.

Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего документ лица или любого его представителя. Он должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции, и иметь форму квадрата со стороной не менее 9 см.