Оттиск печати

Законодательство РФ устанавливает обязанность юридических лиц различных организационно-правовых форм иметь свою печать. Заверение документов печатью организации - дополнительный способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, подтверждающих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

Оттиск печати удостоверяет:

- правовой статус организации, т. е. то, что она является определенной организационно-правовой формой юридического лица;

- подлинность документа и его принадлежность данной организации;

- право должностного лица подписывать документ и подлинность его подписи.

Печати, которые используют организации, подразделяются на гербовые, печати юридических лиц и простые. Гербовая печать и печать юридического лица, приравненная к гербовой печати
могут иметь только круглую форму.

В центре гербовой печати помещается изображение Государственного герба РФ (или герба субъекта РФ). По окружности воспроизводится наименование организации, которое должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Если в учредительных документах предусмотрена сокращенное наименование организации или ее наименование на иностранном языке (или языке субъекта РФ), они размещаются в печати после полного наименования. Печать должна также содержать данные о местонахождении организации и ее государственной регистрации (ОГРН).

Использование герба в печатях органов власти и управления, учреждений и организаций регламентируется федеральными законами, правовыми актами субъектов РФ, муниципальных образований. Форма, размеры и технические требования к гербовым печатям установлены стандартом ГОСТ Р 51511-2001'.

Право на воспроизведение в печатях Государственного герба Российской Федерации закреплено Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; далее - Закон № 2-ФКЗ. Статья 4 Закона № 2-ФКЗ определяет: "Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния".

Герб субъекта РФ размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, что регулируется их законодательными и иными правовыми актами. Например, в Москве эти вопросы регламентируются законами города Москвы, распоряжениями мэра и другими нормативно-правовыми актами. В их числе законы города Москвы от 11.06.2003 № 40 "О государственной и муниципальной символике в городе Москве" и № 39 "О гербе города Москвы"; распоряжение Мэра Москвы от 17.04.1998 № 392 -РМ "Об использовании изображения герба города Москвы, наименований "Правительство Москвы", "Мэрия Москвы", "Москва" на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения"; распоряжение Правительства Москвы от 11.06.2002 № 812-РП "О бланках документов, печатях и вывесках префектур административных округов города Москвы" и др.

Герб города, района и т. п. размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти соответствующего муниципального образования в соответствии с Федеральным законом от 28.08.1995 № 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

Негосударственные организации должны иметь круглую фирменную печать, которая приравнивается к гербовой. В ее центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (ОГРН). Требования к печатям устанавливаются в законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность негосударственных организаций различных организационно-правовых форм. Например, в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее -Закон № 208-ФЗ, определено: "Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации". Подобная норма включена и в Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Простые печати могут иметь разную форму: квадратную, круглую, прямоугольную, треугольную, овальную. На них воспроизводится название организации или структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности, а также может содержаться надпись, указывающая на то, для чего данная печать применяется: "для пакетов", "для справок", "отдел кадров", "канцелярия" и др.

Таких печатей в организации может быть несколько. Их оттиски используются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т. д.

Правила проставления оттисков печатей на документах нормативно не определены. Как правило, они проставляются, захватывая часть названия должности, оставляя свободными личную подпись и расшифровку подписи руководителя. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи. Ряд документов имеет специально отведенное для этого место, которое отмечается символом "М. П." (место печати).

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах) и должны использоваться только специально назначенными работниками.

В ряде нормативно-методических документов общего действия приведен примерный список документов, которые должны заверяться печатью организации. Удостоверение документов оттиском печати предусмотрено и специальными нормативными актами (например, инструкцией о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации перечень документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Инструкция должна закреплять и порядок пользования печатями, установленный в конкретной организации.

Примерный перечень документов, заверяемых печатью, содержится в приложении 6.