Формуляр акта

Наименование министерства Гриф утверждения

или ведомства (при необходимости)

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного

подразделения

А К Т

00.00.0000 №

Место издания

Заголовок к тексту

Основание: Распорядительный или нормативный документ, послуживший основанием

для написания акта (через один интервал)

Составлен комиссией:

Председатель Наименование должности И.О. Фамилия

Члены комиссии: Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в алфавитном порядке через один-полтора интервала, нумеруются арабскими цифрами)

Присутствовали: Наименование должности И.О. Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта

Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения.

Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала.

Приложение: (если необходимо)

При необходимости указывают количество экземпляров (через 2-3 интервала от текста или приложения).

Составлен в двух экземплярах:

1-й – кому (куда)

2-й – кому (куда)

Председатель Личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Присутствовали Личная подпись И.О. Фамилия

Протокол – документ, создаваемый коллегиальным органом или группой лиц по вопросам, требующим совместного обсуждения и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях. На основании протокола издаются распорядительные документы – постановление, решение.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка (протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол правонарушения и др.), а также протоколы договорного типа (протокол разногласий, протокол согласования разногласий, протокол согласования цены и пр.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основе черновых рукописных записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и т.п.).

Протокол ведется, как правило, во время заседания, а оформляется не позднее чем через три (пять) дня со дня проведения заседания на общем бланке, или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по типу общего бланка, или на специальном бланке протокола. Если протокол содержит несколько страниц, то на бланке оформляется только первый лист, а последующие страницы - на обычной бумаге.

· Дата протокола - дата ПРОВЕДЕНИЯ совещания, а не оформления протокола. Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, напр., 20 - 25.07.2008.

· Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа в течение года (календарного, учебного и др.).

· Заголовок к тексту – указание на вид коллегиального органа в родительном падеже (заседания, совещания, собрания) и название коллегиального органа (заседания чего?- кафедры русского язык; совещания чего? - аппарата управления).

· Место составления протокола указывается по факту проведения заседания и должно соответствовать почтовым правилам РФ: г. Дубна Московской обл.(20).

По способу записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными, по полноте записи -полными и краткими..

В кратких протоколах указывают повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения; текст полностью НЕ приводится.

Краткие протоколы могут вестись на оперативных производственных совещаниях, а также в тех случаях, когда заседания стенографируются или записываются с помощью звукозаписывающей аппаратуры. Подписанные председателем и секретарем стенограммы прилагаются к протоколу.

Такие протоколы не дают полного представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому предпочтительнее полныепротоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу совещания (заседания).

Структура протокола (как полного, так и краткого) состоит из трех частей:

1) заголовочная (вводная), содержит информацию о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня;

2) основная, фиксирует ход заседания;

3) оформляющая, подписи участников.

1 ) Заголовочная (вводная) часть протокола с юридической точки зрения обычно несет в себе большую смысловую нагрузку. Например, протокол не может считаться действительным, если на заседании не будет кворума (достаточного числа участников для принятия решения), поэтому важнейший элемент преамбулы – состав присутствующих. В зависимости от характера события эти сведения могут оформляться отдельным документом или перечисляться поименно. Также необходимо в этой части перечислить приглашенных, состав которых нередко имеет определяющее значение для постановляющей части протокола.

Заголовочная часть начинается с указания фамилии председателя и секретаря. После слов председатель и секретарь возможно тире. Инициалы имени и отчества можно поставить и перед фамилией.

Следующий элемент вводной части с указанием состава присутствующих отделяется от предыдущего элемента двумя межстрочными интервалами:

Если присутствующих на заседании не более 15 человек, то после слова «присутствовали» ставится двоеточие, далее указываются фамилии, инициалы в алфавитном порядке (последовательность указания фамилии, инициалов имени и отчества не имеет значения) без наименования должности через один межстрочный интервал.

Если (на расширенных заседаниях) общее количество присутствующих больше 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись: Присутствовали 45 работников (список прилагается).

Аналогичным образом оформляется состав приглашенных, но с указанием их должности с включением в нее наименования организации (для иногородних указывается также географическое название места, откуда они прибыли).

Ниже состава присутствовавших (или приглашенных) через 2-3 межстрочных интервала оформляется повестка дня.

Оба слова печатаются на отдельной строке без абзацного отступа (допустимо - прописными буквами), после них можно поставить двоеточие, точка в конце не ставится. Возможно расположение этих слов по центру.

С новой строки перечисляются вопросы, выносимые на рассмотрение коллегиального органа. В конце формулировки пункта точка не ставится. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и начинается с предлога О /об.

В повестке дня НЕ рекомендуются вопросы типа «РАЗНОЕ». Каждый вопрос должен иметь четкую формулировку. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их важности. В ряде случаев (при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов) повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, делается лишь отсылочная запись: Повестка дня заседания прилагается.

Вместо слов «повестка дня» возможны другие варианты: Рассмотренные вопросы.

2) Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: