Выступили

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Каждое из этих слов пишется прописными буквами на отдельной строке, после них может ставиться двоеточие.

В разделе СЛУШАЛИ в кратких протоколах указывается фамилия, инициалы выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме приводятся: фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (Слушали кого), содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). После фамилии выступающего ставится тире и передается или стенографическая запись выступления или краткое ее содержание.

Изложение выступления формулируется от третьего лица. При наличии текста выступления или тезисов они не записывается в протокол, а через тире после фамилии делается запись: Текст доклада прилагается.

Аналогично оформляется часть текста, начинающаяся словом «выступили», но фамилии выступающих указываются в именительном падеже и отвечают на вопрос кто? После тире косвенной речью записывается содержание выступления. Каждое выступление начинается с новой строки, с абзаца.

В этом разделе в кратких протоколах указываются только фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В полных протоколах фиксируется также сами выступления, включая вопросы к докладчику. Вопросы и ответы на них оформляются так:

Вопрос: Какие финансовые документы были подготовлены к предстоящей встрече представителей фирм?

Ответ: Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка.

В особо важных случаях выступивший должен завизировать протокол. Визапроставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое решение. Оно может иметь инструктивный и распорядительный характер и начинаться глаголом неопределенной формы: обеспечить, выделить, направить, поручить, представить, завершить, реорганизовать и пр.

Текст этой части может иметь позитивные оценки: о добрить, утвердить, огласить и др. Иногда указываются результаты голосования по каждому пункту повестки дня, например, заседания ученого совета по присуждению ученых степеней кандидатов и докторов наук:

За – 15,

Против – 1,

Воздержалось – 1.

или:

Единогласно.

Решение формулируется кратко, четко, конкретно, недвусмысленно. Текст делятся на пункты, подпункты 1.1, 2.1. и т.д. Постановляющая часть не должна содержать общие формулировки типа ПОВЫСИТЬ, ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ и пр. Четкость и конкретность по схеме – ЧТО выполнить, КОМУ, К КАКОМУ СРОКУ.

3) В оформляющей части проставляются подписи председателя и секретаря заседания.

Некоторые протоколы, например, заседания комиссии по трудовым спорам или совета директоров акционерного общества подписываются всеми присутствовавшими на заседании членами комиссии или совета. Личные подписи проставляются на первом экземпляре документа.

Значительная часть протоколов является документами постоянного или долговременного сроков хранения (протоколы заседаний ученых советов, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций и их ликвидации, протоколы счетных комиссий и т.д.).

Протоколы подлежат обязательной регистрации по месту их создания. Отдельные протоколы подлежат утверждению или вышестоящим органом, или руководителем ведомства.