Объяснительная записка

00.00.0000 №

Заголовок к тексту (О чем)

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия

В дело 00-00

личная подпись

Дата

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного, хозяйственного обеспечения и др. (6)

Несмотря на то, что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению НЕ предусмотрено использование в деятельности организации служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто полностью заменяет собой докладную и объяснительную записки.

Сотрудники, составляющие документы, порой затрудняются определить, как можно назвать составленный ими документ. В таких случаях, чтобы не создавать себе лишние трудности, документы, которыми они обмениваются между собой или предоставляются руководству, называют служебными записками. Служебная записка, если и имеет право на существование, то как документ, осуществляющий коммуникативные связи на одном уровне управления. Можно сказать, что служебные записки – это внутренняя переписка между структурными подразделениями. Большое их количество во всех современных учреждениях и организациях объясняется также особенностями сегодняшнего времени (7).

Те вопросы, которые раньше решались бездокументным образом, например, по телефону или в устной беседе, в нынешней обстановке решаются исключительно путем обмена документами. Опыт показывает, что в деятельности организаций (особенно крупных организаций) могут возникнуть ситуации, при которых информационные связи между подразделениями необходимо документировать. В таких случаях наиболее подходящий для этого документ – служебная записка.

Нежелание и неумение сотрудников составлять докладные и объяснительные записки обусловлено также сформировавшимся устойчивым мнением, что указанные документы связаны либо с нарушением трудовой дисциплины, либо другими негативными ситуациями.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу, оформляется аналогично внутренней докладной записке, за исключением наименования документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА).

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения.

Предложение – разновидность докладной записки. Содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу (8 а).

Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения чаще всего составляются по заданию руководства. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно нескольким или всем структурным подразделениям организации.

Текст документа может состоять из двух частей: краткого обоснования - на основании чего или в связи с чем составляется предложение - и заключения – перечня конкретных предложений. Первая часть (обоснование) может отсутствовать, тогда текст состоит из одной части – конкретных предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами, подписываются составителем и представляются руководству. В органах власти и управления предложения могут представляться в вышестоящие органы, в компетенции которых находится решение данного вопроса.

На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представление оформляется на стандартном листе бумаги (8 б).

Текст представления содержит следующую информацию:

· фамилия, имя, отчество,

· дата рождения,

· образование,

· занимаемая должность, структурное подразделение,

· стаж работы (общий; в данном структурном подразделении, в данной должности),

· оценка служебной деятельности,

· повышение профессионального уровня,

· оценка деловых и моральных качеств,

· участие в общественной работе,

· мотивы назначения, перемещения или поощрения,

· должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов:

1) справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности организации - сопроводительная (препроводительная), отчетно-аналитическая;

2) справки, удостоверяющие юридический факт биографического или служебного характера (9).

1) Сопроводительные, отчетно-аналитические справки, как и докладные записки, могут быть внешними и внутренними. В любом случае они отражают основную (производственную) деятельность организации:

· о документообороте предприятия,

· о состоянии исполнения документов,

· о согласовании проекта распоряжения и т.д.

Внешние справки составляют по указанию вышестоящей организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки, оформляются на бланке для письма или на специальном бланке (формата А4) аналогично внешним докладным запискам.

Реквизитами внешних справок являются:

Внешние справки составляются в 2-х экземплярах: первый экземпляр отправляется адресату, второй - подшивается в дело. Такие справки подписываются руководителем предприятия или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Заголовок к тексту в справках по запросу других организаций отвечает на вопрос «о чем?» и указывает дату и период времени, относящиеся к событиям, изложенным в справке:

О комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2008 г.

О текучести кадров за сентябрь 2008 г.

О текучести кадров за период с 1 ноября 2007 г. по 1 ноября 2008 г.

Об использовании работников за первое полугодие 2008 г.

Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.2008

Реквизит «Адресат» на внешних справках размещается в правом верхнем углу. Текст справки, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления.

Во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели, могут быть оформлены в виде таблицы.

Выводов и предложений, в отличие от докладной записки, в справке не приводят.

Внутренние справки составляются по указанию руководства организации, представляются руководителю организации или на рассмотрение коллегиального органа, оформляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично внутренней докладной записке. Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель.

2) Справки, удостоверяющие юридический факт биографического или служебного характера чаще всего составляются о:

· подтверждении места работы, занимаемой должности,

· заработной плате,

· месте проживания,

· трудовом стаже,

· избрании на выборные должности,

· членстве в общественных организациях,

· образовании и т.д.

Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

В большинстве случаев в тексте справки с места работы отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество (полностью) работника, его должность или профессия. Иногда в справке требуется указать размер заработной платы. Такие справки подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью организации.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (полностью) лица, о котором даются сведения. Справка может содержать указание о том, в течение какого срока она действительна.

Количество экземпляров каждой справки регламентируется. Каждая справка выдается сотруднику однократно в течение срока ее действия. В исключительных случаях (при утрате, при непригодности для дальнейшего использования, при изменении анкетных данных) справка может быть выдана повторно.

Справка с места работы, как правило, оформляется на общем или трафаретном бланке. На практике используются две формы. В одной из них адресат смещен в конец текста и выражается в формулировке:

Выдана для представления в _______________________________

(наименование организации)

или

Выдана по месту требования.

Образец справки с места работы (1)

ООО «Рассвет»

Ул. Зеленина, 25,

Санкт-Петербург, 123451

тел.:

факс:

ОГРН

ИНН/КПП