Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы: докладные записки, справки, акты и др.

Эти документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам: они содержат сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации (1).

Особенностью этих документов является то, что они в процессе документооборота учреждения идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Отдельные разновидности информационно-справочных документов, например, служебные записки, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения должностными лицами. Таким образом, эти документы, в первую очередь, реализуют внутренние коммуникативные связи организации.

К информационно-справочным документам относятся:

· протокол,

· докладная записка,

· объяснительная записка,

· предложение,

· представление,

· справка,

· акт,

· переписка,

· сводка,

· заключение,

· список и др. (2)