Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах

Реквизит 25 «Оттиск печати». В настоящее время в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в организации используются печати двух видов:

· главная (гербовая или фирменная) печать,

· простые печати структурных подразделений (10).

Главной печатью организации заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом руководителя предоставлены соответствующие полномочия.

Право на изображение Государственного герба Российской Федерации на печати организации определено ст. 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ «О государственном гербе РФ». Правила оформления гербовой печати установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (с измен. № 1 от 26.12.2002).

Главным элементом гербовой печати является изображение двуглавого орла. Гербовой печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения: связанных с получением денег или материальных ценностей, на документах, удостоверяющих личность, на гарантийных и договорных письмах.

Гербовая печать используется также при заверении копий ряда документов, например: копии положений, уставов, направляемых в государственные организации, копии судебных решений и некоторых других документов. Существует перечень документов, на которых проставляется гербовая печать.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой. В центре печати размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, а по окружности указывается полное наименование организации и номер ее государственной регистрации (ОГРН).

Расположение оттиска главной печати по отношению к названию должности и личной подписи должностного лица определено в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрирована Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418). Оттиск печати должен быть хорошо читаемым и захватывать только окончание наименования должностного лица, подписавшего документ. Наложение печати на личную подпись недопустимо (11).

Простые печати применяются для внутренней документации учреждения, на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов. Простых печатей в учреждении, организации, предприятии может быть несколько. В этом случае на печати воспроизводятся два наименования - организации и структурного подразделения: «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «протокольный сектор», «административный отдел» и т.д. В отличие от гербовых печатей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, простые печати могут быть различной величины, а по форме - не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.

По характеру материалов, из которых изготовлены печати, они делятся на каучуковые и металлические.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

18.5. Отметки на документах как отражение этапов

их прохождения и исполнения

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Отметку располагают ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа. Реквизит состоит из заверительной надписи Верно (с прописной буквы, без кавычек), наименования должности лица, заверившего копию; личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителем, руководителем службы кадров, делопроизводства и др.).

Верно

Начальник Протокольного сектора Личная подпись Л. И. Иванов

10.03.2008

На копии исходящего письма, остающейся в делах предприятия, дату ее заверения, наименование должности лица, заверившего копию, можно не указывать.

При пересылке копии в другие организации заверительную копию удостоверяют печатью организации. При рассылке документов подведомственным организациям их копии заверяют печатью того отдела (сектора), где хранится подлинный документ. На таких копиях в месте, где предусмотрена подпись руководителя, размещается печать управления делами, канцелярии, протокольного сектора и т. п.

При рассылке документов, имеющих юридическую силу, копии рассылаемых документов заверяют печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» указывает на лицо, составившее документ. В ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуется лишь один способ оформления реквизита: инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона:

В.А. Петров

971 45 64

Реквизит предназначен для осуществления оперативной телефонной связи с исполнителем с целью получения разъяснений и уточнений по затронутым в документе вопросам. Деловой этикет предписывает обращение к незнакомому должностному лицу либо по имени и отчеству, либо по фамилии в сочетании со словом «господин» или «госпожа». Предлагаемый ГОСТом способ оформления реквизита исключает возможность первого варианта обращения (инициалы не несут необходимой информации). Второй вариант обращения (только по фамилии) не всегда удобен, в особенности если фамилия исполнителя не склоняется (Черных, Ломинаго, Шевченко и др.). Поэтому в реквизите допустимо вместо инициалов указать полностью имя и отчество исполнителя (12).

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Телефон обозначается тремя группами цифр при отсутствии черточек между ними.

В ответных письмах можно указать не только номер телефона, но и номер кабинета, если получатель письма изъявит желание лично встретиться с человеком, подготовившим документ. В междугородных письмах перед номером служебного телефона обозначается в скобках код города.

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе. В состав реквизита включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также слова В дело № с указанием номера дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя и дата проставления отметки.

В дело № 18 - 14 Личная подпись 24.05.2008

В дело № 08 - 05   Отправлен факс 01.04.2008 № 1218 Личная подпись 02.04.2008

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №»; «Дан устный ответ»; «Учтено при составлении заявки»; «Вопрос решен по телефону» и др.

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или при помощи специального нумератора в правой нижней части лицевой стороны первого листа входящих документов. Возможно проставление отметки на оборотной стороне листа.

Реквизит состоит из названия организации (или структурного подразделения), куда поступил документ; даты его получения и входящего регистрационного номера. Отметка о времени поступления при необходимости может содержать указание на часы и минуты. Наименование организации указывается, как правило, в сокращенном виде.

СЗАГС

03.01.2008 № 001

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» является отметкой (колонтитулом), которая проставляется в нижней части каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Обычно в имени файла отражается его содержание, а также имеются сведения об именах и датах. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.

Контрольные вопросы для самопроверки:

1) Какие документы подписывают руководитель организации и/или его заместители? В каком случае подписываются все экземпляры отправляемых документов?

2) В каком случае подписывается только первый экземпляр отправляемого документа? Какая отметка проставляется в других экземплярах документа?

3) Расскажите о правилах оформления реквизита «Подпись».

4) Каков порядок подписания документа в случае, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует?

5) В каком случае необходимы две или более подписей в документе? Приведите примеры документов, которые заверяются двумя подписями.

6) Допустимо ли использовать факсимильную подпись в подлиннике документа? Какими нормативными документами регламентируется применение факсимильной и электронной подписей в документах?

7) Что означает согласование документа? Назовите способы согласования.

8) Как согласуется документ, если внешних инстанций несколько?

9) Допустим ли отказ от согласования? Как оформляется реквизит «Виза согласования документа» в случаях несогласия должностного лица с содержанием документа?

10) Какие печати используются в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов?

11) Расскажите о правилах оформления реквизита «Оттиск печати».

12) Как может быть оформлен реквизит «отметка об исполнителе»? Мотивируйте свой ответ.

Литература

· Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

· Федеральный закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418.

· Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - 5-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 352 с.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.

· Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учеб. пособие /Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.

· Новосёлов В.И. Юридическая сила документа //Советские архивы. 1971. № 1. С. 57-63.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.

· Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.

· Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд. «Проспект», 2004. - 216 с.