Организация архива

Для хранения всех документов и ведения работ с ними в организациях создаются ведомственные архивы. Для них выделяются специальные помещения. В организации должна быть предусмотрена штатная должность заведующего архивом или приказом руководителя назначено лицо, ответственное за архив.

В организации составляется положение об архиве, где определяется состав докумен­тов архива, его задачи и функции, права, ответственность заведую­щего архивом.

Если накапливается очень большое количество документов, то через определенное время организация может передать их на хранение в государственный архив.

К помещению государственного архива предъявляются следующие требования:

необходимо предоставить специально построенное здание (или часть здания), приспособленное для хранения документов;

архив должен состоять из комплекса помещений, в который вхо­дят: хранилища для документов, рабочие кабинеты сотрудников, чи­тальный зал для работы пользователей (исследователей);

хранилища должны быть изолированы, оборудованы пожарной охранной сигнализацией.

Необходимо поддерживать температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе.

Допускается выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива во временное пользование вне архива структурным подразделениям организации, организациям данного ведомства, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.

Выдача дел производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.

20. Срок хранения документов, регистров б/у и отчётности.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", и по истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся в бухгалтерии с постоянным сроком хранения.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера