Организация делопроизводства бухгалтерии

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, называется дело-производством.

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной на предприятии.

Номенклатура представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию.

Номенклатура дел ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, рассматривается с учетом происходящих изменений и вводится в дей-ствие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печат-ных изданий.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

Составление номенклатуры дел регламентируется Примерной ин-струкцией по делопроизводству (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23.05.1995 г. №13), а также Основными правилами работы архивов.

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно-функциональному или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Номенклатура по структурному принципу включает следующие отделы:

01. Общий отдел;

02. Отдел экономического прогнозирования;

03. Производственно-технологический отдел;

04. Технический отдел;

05. Отдел капитального строительства;

06. Финансовый отдел;

07. Бухгалтерия;

08. Отдел труда и заработной платы;

09. Отдел кадров и т. д;

Номенклатура, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:

01. Руководство;

02. Планирование;

03. Организация производственной деятельности;

04. Финансирование;

05. Учет и отчетность;

06. Кадры.

Номенклатура, построенная по структурно-функциональному принципу подразделяется таким образом:

01. Руководство;

02. Организационно-методическая работа;

03. Спортивно-массовая работа;

04. Отдел кадров;

05. Бухгалтерия;

06. Профсоюзный комитет.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприя-тия.

Индекс дела Заголовок дела Количество дел (томов) Срок хране-ния Примечание

1 2 3 4 5

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоя-щий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канцелярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 – индекс структурного подразделения, 18 – номер дела.

Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется десятичная, нумерационная и серийная цифровая индексация. Наиболее распространенной является десятичная система.

Во второй графе указывается заголовок дела. Для ведения делопроизводства бухгалтерии целесообразно предусмотреть следующие дела:

05. Бухгалтерия:

05-001 Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих орга-нов;

05-002 Копии приказов руководителя предприятия по основной де-ятельности;

05-003 Копии приказов руководителя предприятия по личному со-ставу;

05-004 Должностные инструкции работников бухгалтерии;

05-005 Штатное расписание;

05-006 Годовой бухгалтерский отчет;

05-007 Квартальные и месячные отчеты, предоставляемые инспек-ции налогового контроля, фонду социальной защиты населения, вне-бюджетным фондам, органам статистики;

05-008 Договоры, контракты, соглашения;

05-009 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности;

05-010 Отчеты кассира с приложениями;

05-011 Выписки банка с приложениями;

05-012 Авансовые отчеты;

05-013 Путевые листы;

05-014 Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей;

05-015 Журнал-ордер № 1 АПК;

05-016 Журнал-ордер № 2 АПК, ведомость № 25 АПК и т. д.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сро-ков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответ-ственных за формирование дел и т.д.

По окончании календарного года делопроизводственной службой составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Все документы, заводимые на предприятиях, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующиеправи-ла:

- помещать в дело только исполненные документы;

- помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и вре-менного хранения;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие возврату;

- дело должно содержать не более 250 листов (3–4 см).

Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятель-ные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хра-нятся по месту их формирования.

В настоящее время отмечается повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в организациях, на предприятиях всех форм собственности. В соответствии с Положением о государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.98. № 1947, государственным надзорным органом является Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор). В функции Госархивнадзоравходят проверка соблюдения правил обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства, включающих:

- создание и соблюдение оптимальных условий хранения докумен-тов, в том числе температурно-влажностного режима хранения;

- размещение документов в хранилищах;

- соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;

- учет документов, проверку их наличия и состояния;

- соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводст-ва.

Кроме того, Госархивнадзор осуществляет контроль за ходом при-ема-передачи документов ликвидированных предприятий, учреж-дений и организаций, недопущением незаконного уничтожения доку-ментов.

Инспекторские проверки проводятся у всех хозяйствующих субъек-тов независимо от форм собственности, начиная с республиканских органов государственного управления и заканчивая архивами физиче-ских лиц. По их результатам Госархивнадзор вправе привлекать к ад-министративной ответственности в соответствии с действующим зако-нодательством должностных и физических лиц.

По истечении отчетного периода (это, как правило, финансовый год) бухгалтерские документы, а также вся другая организационно-распорядительная документация подлежит передаче на архивное хра-нение. Следует отметить, что в соответствии с п. 55-64 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельно-сти) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03. 99 г. №11, требование о передаче доку-ментов на архивное хранение распространяется на ликвидируемые субъекты хозяйствования.

Сложившаяся практика вызывает необходимость организации опе-ративного и архивного хранения документов.