Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета

Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила документирования операций, ведения учетных регистров, организации документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.

Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:

а) рабочий альбом форм документов;

б) график документооборота.

Рабочий альбом форм документов представляет собой альбом, в который собираются все первичные документы, применяемые на данном предприятии.

Он формируется по разделам:

- документация по учету основных средств;

- документация по учету материальных ценностей;

- документация по учету труда и его оплаты;

- документация по учету кассовых операций;

- документация по учету платежных и банковских операций;

- документация по учету затрат и выходу продукции основного производства;

- документация по учету процесса реализации;

- документация по учету работы транспорта.

Рабочие альбомы форм первичных документов утверждаются приказом по организации и хранятся в бухгалтерии наравне с другими нормативными материалами. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Документооборот, организованный по графику, позволяет:

· ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки;

· способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

· повышает производительность труда счетных работников;

· способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

Работники организации (начальники цехов, мастера, работники отделов, кладовщики, подотчетные лица и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации, осуществляет главный бухгалтер.