Комп’ютерні технології Microsoft Office в обліку

Як було визначено раніше, поява комп’ютерних технологій пов’язана з появою персональних комп’ютерів, але це є зовсім точним визначенням. Комп’ютерні технології своєю появою зобов’язані розробці і швидкому розповсюдженню операційної системи Microsoft Windows для комп’ютерів платформи IBM PC. Ця графічна операційна система з об’єктно-орієнтованим середовищем здійснила революцію в області інформаційних технологій. Взамін послідовності заздалегідь встановлених процедур обробки інформації (введення, перетворення даних, розрахунків тощо) в Microsoft Windows запропонована так звана “віконна технологія” із стандартизованим інтерфейсом користувача. Процедури обробки інформації в графічній системі перетворились у сукупність об’єктів (вікон, кнопок, списків тощо) та подій (клацання по миші, натискування клавіш клавіатури, сигнал від апаратури і т. ін.).

Швидкому завоюванню ринку операційною системою Microsoft Windows сприяло багато її переваг, одною з яких є розроблений на єдиній з Microsoft Windows платформі пакет офісних додатків Microsoft Office.

Microsoft Office – пакет офісних програм, який на сьогоднішній день займає величезну долю ринка офісних додатків. Комплект містить декілька додатків, які утворюють єдине середовище для обробки різноманітної інформації. До складу стандартної поставки Microsoft Office входять: текстовий редактор Microsoft Word; електронна таблиця Microsoft Excel; засіб для підготовки і демонстрації презентацій Power Point; інструмент для організації і планування роботи MS Outlook, який містить поштову програму, базу даних по контактах, календар тощо. Крім цього, до складу професіональної версії Microsoft Office додатково входить засіб для управління базами даних MS Access.

Microsoft Office містить набір інструментів, загальних для всіх додатків: засоби перевірки правопису і граматики, графічний редактор, редактор математичних формул, організаційних діаграм тощо. Всі додатки можуть легко обмінюватися інформацією один з одним завдяки використанню інтерфейсів.

Не зважаючи на недоліки додатків Microsoft Office (взаємодіють не з усіма базами даних, вимогливість до дискового простору та ресурсів комп’ютера, відносно невелика надійність у роботі) їх можна використовувати для створення спеціальних клієнтських додатків і більшість недоліків переборювати створенням клієнтських програм на базі сучасних засобів швидкої розробки додатків систем візуального програмування.

Комплексні інформаційні технології Microsoft Word

Текстовий редактор Microsoft Word надає широкі можливості для роботи з текстовими документами, що зробило його дуже популярним для фіксування різноманітної економічної інформації. Широкого розповсюдження набули базові інформаційні технології обробки текстових документів у Microsoft Word, до яких належать:

1. Створення і редагування текстових документів:

· введення, пошук і заміна тексту, форматів, спеціальних символів та ін.;

· форматування текстового документу;

· вставка розширеній тексту (примітки, зноски, посилання);

· структурування текстового документу;

· створення головного документу;

· вставка автозмісту, покажчиків, списків ілюстрацій та ін.;

· редакторська правка із зберіганням авторського тексту та виправленій редактора.

2. Злиття постійної інформації основного документу і змінної інформації джерела (бази даних):

· підготовка основного документу із постійним текстом;

· вибір джерела змінної інформації у вигляді записів бази даних;

· масове тиражування документів із постійним текстом основного документу та змінної інформації джерела.

3. Створення інтегрованих документів із зовнішніми об’єктами (рисунками, фрагментами електронної таблиці, формулами, звуковими вставками та ін.).

4. Зберігання текстових документів у вибраних форматах.

5. Підготовка до публікації текстового документу, перевірка орфографії, друк, електрона розсилка та ін.

У текстовому редакторі Microsoft Word будь-який документ оснований на шаблоні. За допомогою елементів автотекста, що використовуються в шаблоні, забезпечується автоматизація введення тексту у документ. В шаблоні містяться макроси, що забезпечують автоматизацію виконання типових операцій.

Документ може оброблятися у різних режимах, яким відповідають інформаційні технології. Основні режими роботи з документом:

· простий (мінімум можливостей для роботи з об’єктами, “чорновий” набір тексту, сама велика швидкість введення);

· Web – документ (дизайн Web – сторінок);

· розмітка сторінки (перегляд і макетування печатної сторінки, робота з колонтитулами, колонками тексту, рисунками);

· структура (робота зі структурними частинами документу, копіювання, переміщення, зміна їх ієрархії, перегляд структури документу, перехід в режим Головного документу);

· схема документа (введення структури і тексту документу; швидкий перехід до структурної частини документу).

Microsoft Word забезпечує роботу з великими по розміру документами. Вони досягають десятків мегабайт, що складають декілька тисяч друкованих сторінок. Для зручності роботи ці документи структуруються на часті типу глава, розділ, параграф. Кожна структурна частина документу повинна мати заголовок відповідного ієрархічного рівня – Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 і т. ін. Структурні частини можуть бути вкладеними в інші частини. Максимальна глибина вкладок – 9 рівнів.

Всі додатки, що працюють під управлінням операційної системи Windows, підтримують стандартні технології інтеграції за допомогою методів:

· DDE (Data Dynamic Exchange) – використовує протокол обміну даними додатків Windows, забезпечує запуск додатків, в якому створений об’єкт, для його редагування.

· OLE (Object Linking and Embedded) – технологія впровадження/ зв’язування об’єктів різних додатків.

Microsoft Word в якості об’єктів використовує:

· фрагменти інших документів Word.

· гіпертекстові документи (Hypertext Document).

· листи електронної таблиці Microsoft Excel.

· рисунки

· організаційні діаграми (MS Organization Chart).

· об’єкти редактора формул (Microsoft Equation).

· діаграми Microsoft Graph.

· бази даних та інші додатки, установлені на комп’ютері.

Автоматизація бухгалтерського обліку на базі програмного продукту Microsoft Word передбачає використання комплексних інформаційних технологій, забезпечуючи:

· високу якість, надійність і зручність роботи з електронними документами;

· скорочення трудовитрат на роботу з бухгалтерськими документами;

· створення системи управління бухгалтерськими документами та документообігом;

· групову роботу колективу користувачів з електронними документами та ін.

Microsoft Word забезпечує розв’язок більшої кількості перелічених задач в комплексі з іншими програмами автоматизації бухгалтерського обліку. Засобами Microsoft Word здійснюється:

1. Створення стандартизованих шаблонів (електронних форм) типових бухгалтерських документів.

2. Уніфікація стилів оформлення, створення елементів автотекста і автозаміни для бухгалтерської документації.

3. Описання бухгалтерських документів за допомогою класифікаційних ознак, забезпечуючі пошук інформації.

4. Створення користувацького інтерфейсу для роботи з бухгалтерськими документами (меню команд, панелі інструментів).

5. Захист електронних документів від несанкціонованого доступу.

Електроні форми забезпечують інтерактивний режим роботи з документом за рахунок елементів управління, які вони містять. Існують різні види електронних форм:

· типові бланки документів, які призначені для заповнення полів і виведення на друк, у тому числі, для заповнення типографських бланків;

· Web–форми для публікації, розповсюдження за допомогою електронної пошти або сети Інтернет, забезпечуючі збір і наступний аналіз інформації в СКБД Access або Microsoft Excel.

Базові інформаційні технології обробки даних в MS Excel

Microsoft Excel – одне з найбільш популярних додатків Microsoft Office 2000, що використовуються у роботі спеціалістами різного профілю (економістами, фінансистами, бухгалтерами, статистами, інженерами, аналітиками і т. ін.). Електроні таблиці є ідеальним середовищем виконання обчислень різної складності без особистих витрат на програмування, яке забезпечує зберігання великих масивів інформації типу реляційних баз даних – більше 60 тис. записів на кожному листі робочої книги. До складу Microsoft Excel входить розвинутий математичний апарат, а також спеціалізовані інформаційні технології статистичного аналізу, доступні графічні засоби подання і аналізу даних.

Інформаційні технології Microsoft Excel доступні користувачам різної кваліфікації – від кінцевих користувачів до професійних програмістів. Кінцеві користувачі, як правило, обмежуються заповненням таблиць даними, введенням нескладних формул, виконанням команд меню. Просуненні користувачі створюють комплексні інформаційні технології, основані на використані всього арсеналу засобів Microsoft Excel, в першу чергу, це – набір вбудованих функцій, стандартні настройки; розв’язують задачі моделювання і аналізу даних; використовують можливості Microsoft Excel з інтеграції даних і функцій обробки інших програмних засобів, і в першу чергу Microsoft Office. Професійні програмісти за допомогою інструментальних засобів (мова програмування Visual Basic for Application) створюють закінчені додатки і спеціальні “настройки” Microsoft Excel, забезпечують високий рівень автоматизації обробки інформації.

Microsoft Excel широко використовується і для автоматизації бухгалтерського обліку. Документи розрахункового характеру (розроблювальні і розрахункові таблиці, облікові регістри) можуть переводитись у електрону форму, зберігатися як шаблони для багаторазового використання. Microsoft Excel підтримує електронний документообіг, забезпечує створення, опис, пошук, зберігання документів складної структури, взаємозв’язок комплексів розрахункових документів. Але при цьому Microsoft Excel грає роль не тільки ”великого калькулятора”: у сучасних комп’ютерних системах бухгалтерського обліку на основі Microsoft Excel створюються “клієнтські” додатки, що забезпечують підготовку первинних облікових даних, аналіз результативної інформації. Існуючі обмеження електронних таблиць Microsoft Excel досить не суттєві і відтворюються у великому ступені технічними параметрами комп’ютера.