Информационно-справочные документы

Состав, назначение информационно–справочных документов. Протокол, его разновидности, правила оформления. Выписка из протокола. Акт. Служебное письмо: виды, особенности в оформлении. Назначение и оформление телеграмм, факсов, телефонограмм. Докладная и объяснительная записка. Справка.

Вопросы для самоконтроля:

1) Какие документы относятся к группе информационно- справочных?

2) Какие виды протоколов Вы знаете?

3) На какие части делится текст протокола?

4) По какой схеме строится текст основной части протокола?

5) В каких случаях составляется акт?

6) Какие сведения излагаются в каждой из трех частей акта?

7) На каком виде бланка оформляются служебные письма?

8) Как строится структура текста служебного письма?

9) Какие разновидности служебных писем Вы знаете, какие они имеют особенности в оформлении?

10) Каковы правила оформления телеграммы?

11) Какой документ называется факсом?

12) В чем особенность оформления телефонограммы?

13) Как оформляется внешняя и внутренняя докладная записка?

14) В чем особенность оформления справки личного характера?

15) Какие виды справочно-информационных документов содержат реквизит «Адресат»?

Организация документооборота

Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления: инструкция по делопроизводству. Организационные формы делопроизводства. Виды документопотоков. Требования к рациональной организации документооборота. Получение и обработка входящих документов. Отправка исходящих документов. Организация работы с внутренними документами. Регистрация документов. Контроль исполнения документов.

Вопросы для самоконтроля:

1) Какая служба в организации занимается организацией работы с документами?

2) Какие потоки документов принято различать в составе документооборота?

3) Какие организационные формы делопроизводства существуют?

4) Назовите основные принципы рациональной организации документооборота.

5) Каким образом осуществляется доставка входящих документов?

6) Какие действия выполняются при обработке входящих документов?

7) Что представляет собой резолюция и где она проставляется?

8) Как осуществляется отправка документов?

9) Как организуется работа с внутренними документами?

10) Что такое регистрация документов и какова ее основная цель?

11) Какие документы не подлежат регистрации?

12) Какие регистрационно-контрольные формы существуют?

13) Какие действия производятся при контроле исполнения документов?