Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа и включает регистрационный номер и дату инициативного документа.

На № 02 – 15 от 17.06.2001

При получении ответного документа по этому реквизиту подбирается копия инициативного документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному и только вместе эти документы идут в работу и впоследствии подшиваются в дело.

Место составления или издания документа

Указывается на всех документах (кроме писем), если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Реквизит указывают в соответствии с принятым в РФ административно-территориальным делением.

г. Новомосковск

или

Москва

Например, автор документа – ООО «ОВК-Новомосковск», из названия организации ясно, что она находится в г. Новомосковске. На письмах этот реквизит не указывается, т.к. уже есть справочные данные об организации, куда уже входит место составления.

Адресат

Адресат указывается в документах, отправляемых в другие организации, структурные подразделения, должностным либо частным лицам (служебные письма, заявления, докладные записки и др.).

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

− наименование организации (в именительном падеже);

− наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

− должность, инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже);

− почтовый адрес.

Каждая из указанных частей адресата размещается с новой строки отделяется от другой 1,5-2 междустрочными интервалами.

«Правилами оказания услуг почтовой связи» установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах (в том числе в реквизитах 09 «Справочные данные об организации» и 15 «Адресат»):

− название улицы, номер дома, номер квартиры;

− название населенного пункта (город, поселок);

− название области, края, республики;

− страна (для международных писем);

− почтовый индекс.

Состав реквизита «Адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. (Он будет написан на конверте при отправке документа). Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если они известны.

ЗАО «Контакт»

Бухгалтерия

Главному бухгалтеру

И.П. Кононовой

ул. Солнечная, д.19

Москва, 127408

или

ЗАО «Контакт»

Бухгалтерия

При направлении документа руководителю организации название организации входит в наименование должности.

Ректору НИ РХТУ им. Д.И. Менделеева

акад. Д.П. Венту

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем - почтовый адрес.

Иванову И.П.

ул. Кирова, д.6, кв. 11

Новосибирск, 630102

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно.

Ректорам вузов

Если документ отправляется по факсу, то вместо почтового адреса указывается номер факса.

На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список на рассылку, готовится необходимое количество экземпляров документа, и на каждом указывается только один адрес.