Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ

по курсу «Документирование управленческой деятельности»

Новомосковск

СОДЕРЖАНИЕ

введение.. 5

1 СТРУКТУРА КУРСА.. 7

2 ПРОГРАММА КУРСА И ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ.. 8

2.1 Цели и задачи курса. Основные понятия курса. 8

Вопросы для самоконтроля: 8

2.2 Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. 8

Вопросы для самоконтроля: 8

2.3 Требования к оформлению реквизитов документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. 8

Вопросы для самоконтроля: 8

2.4 Требования к оформлению бланков документов. 9

Вопросы для самоконтроля: 9

2.5 Оформление текстов документов. 10

Вопросы для самоконтроля: 10

2.6 Организационные документы.. 10

Вопросы для самоконтроля: 10

2.7 Распорядительные документы.. 11

Вопросы для самоконтроля: 11

2.8 Кадровые документы.. 11

Вопросы для самоконтроля: 11

2.9 Информационно-справочные документы.. 12

Вопросы для самоконтроля: 12

2.10 Организация документооборота. 12

Вопросы для самоконтроля: 12

2.11 Номенклатура дел. 13

Вопросы для самоконтроля: 13

2.12 Формирование дел. 13

Вопросы для самоконтроля: 13

2.13 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче на архивное хранение. 13

Вопросы для самоконтроля: 13

2.14 Требования к оформлению финансово-бухгалтерских документов. Организация работы с документами в бухгалтерии. 14

Вопросы для самоконтроля: 14

3 ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ВЫПОЛНЕНИЮ и защите КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 14

4. Методические указания по выполнению контрольной работы... 15

5 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ ПО КУРСУ.. 17

6 ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ПО ТЕМЕ «ОФОРМЛЕНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ». 18

7 ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ПО ТЕМЕ «ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ». 20

8 ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ПО ТЕМЕ «ОФОРМЛЕНИЕ приказов по личному составу». 23

9 ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ПО ТЕМЕ «ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ». 25

10 Требования к оформлению реквизитов документов.. 29

01 - Государственный герб Российской Федерации. 29

02 - Герб субъекта Российской Федерации. 29

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 29

04 - Код организации. 30

05 –Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. 30

06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 30

07 - Код формы документа. 30

08 - Наименование организации. 31

09 - Справочные данные об организации. 32

10 - Наименование вида документа. 32

11 - Дата документа. 32

12 - Регистрационный номер документа. 33

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа. 33

14 - Место составления или издания документа. 33

15 – Адресат. 34

16 - Гриф утверждения документа. 35

17 – Резолюция. 36

18 - Заголовок к тексту. 36

19 - Отметка о контроле. 37

20 - Текст документа. 37

21 - Отметка о наличии приложения. 37

22 – Подпись. 38

23 - Гриф согласования документа. 39

24 - Визы согласования документа. 39

25 – Оттиск печати. 40

26 - Отметка о заверении копии. 40

27 - Отметка об исполнителе. 41

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 41

29 - Отметка о поступлении документа в организацию.. 41

30 – Идентификатор электронной копии документа. 42

11 ТРЕбования к оформлению бланков документов.. 43

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА.. 46

1 Законодательные и нормативно-методические материалы.. 46

2 Учебники, учебные пособия. 46

Приложение А Образец титульного листа контрольной работы.. 48

Приложение Б Кодификатор заданий. 49

приложение В Схемы расположения реквизитов документов. 50

Приложени е г Образцы бланков и документов. 52

Введение

Курс «Документирование управленческой деятельности» входит в цикл гуманитарных и социально-экономических дисциплин учебного плана по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».

Специфика труда экономиста по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» (как и любого другого специалиста, работающего в сфере управления) состоит в том, что документ является для него и результатом, и средством труда, поэтому специалист должен знать правила составления и оформления различных документов и основные принципы организации работы с документами.

Курс состоит из двух взаимосвязанных частей: делопроизводство и машинопись.

Знание делопроизводства поможет научиться грамотно составлять служебные документы, работать с ними по установленным правилам, а навыки машинописи помогут быстро оформить эти документы.

Целью изучения дисциплины является получение студентами теоретических знаний и формирование практических навыков по документационному обеспечению управления предприятием как базового процесса в реализации управленческих функций.

Изучив дисциплину «Документирование управленческой деятельности», студент должен:

- знать:

1) основные правила оформления текстовых документов;

2) основные термины и понятия, которыми оперируют в процессе делопроизводства согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

3) основные нормативные акты, регулирующие ведение документационное обеспечение управления;

4) нормативные акты, регулирующие ведение делопроизводства в сфере бухгалтерского учета;

5) требования к оформлению организационно-распорядительных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

6) методы организации работы с организационно-распорядительными документами;

7) основные требования к оформлению и работе с кадровыми документами;

8) основы оформления финансово-бухгалтерских документов и организации работы с документами в бухгалтерии.

- уметь:

1) бегло осуществлять набор на компьютере с печатного и рукописного текстов;

2) оформлять текстовые документы в соответствии с требованиями государственных стандартов;

3) составлять служебные документы по различным управленческим ситуациям;

4) выполнять типовые операции по работе с документами (сбор и обработку информации, подготовку проекта документа, подписание и утверждения документа, доведение его до исполнителей, исполнение, контроль исполнения, хранение и поиск).

- иметь навыки:

1) быстрого и грамотного оформления служебных документов;

2) обработки входящих, исходящих и внутренних служебных документов.

Студенты заочного отделения самостоятельную подготовку по курсу «Документирование управленческой деятельности» должны начинать с изучения теоретического материала, изложенного в рекомендованных учебниках, учебных и методических пособиях, нормативно-методических документах.

После изучения вышеуказанных материалов студенты могут приступать к выполнению контрольной работы.

Форма контроля: зачет, включающий в себя выполнение и защиту контрольной работы, а также знание теоретических вопросов.

СТРУКТУРА КУРСА

Структура курса для заочного отделения приведена в таблице 1.

Таблица 1 - Распределение часов по темам и видам занятий

Тема	Количество часов
Лекции	СРС
1 Цели и задачи курса. Основные понятия курса	0,5
2 Последовательное освоение клавиатуры компьютера (изучение «слепого десятипальцевого метода»)	-
3 Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации	0,5
4 Требования к оформлению реквизитов документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003	-
5 Требования к оформлению бланков документов	0,5
6 Оформление текстов документов
7 Организационные документы
8 Распорядительные документы	1,5
9 Кадровые документы
10 Информационно-справочные документы	1,5
11 Организация документооборота	0,5
12 Номенклатура дел	0,5
13 Формирование дел	0,5
14 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче на архивное хранение	0,5
15 Требования к оформлению финансово-бухгалтерских документов. Организация работы с документами в бухгалтерии	0,5
Примечание – СРС - самостоятельная работа студента.

ПРОГРАММА КУРСА И ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

Цели и задачи курса. Основные понятия курса

Цели и задачи курса «Документирование управленческой деятельности». Термин «делопроизводство (документационное обеспечение управления)». Основные понятия курса: информация, документ, реквизит, документирование, официальные документы, документооборот. Основные нормативные акты, регулирующие документационное обеспечение управления.

Вопросы для самоконтроля:

1) Поясните основные понятия курса «Документирование управленческой».

2) Какие два этапа включает в себя делопроизводство?

3) Какие нормативные акты регулируют документационное обеспечение управления в России?

Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

Унификация документов. Процесс унификации. Стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: назначение и содержание.

Вопросы для самоконтроля:

1) Что представляет собой процесс унификации документов?

2) Что представляет собой унифицированная система документации? Какие виды унифицированных систем документации действуют в настоящее время?

3) Для каких целей создаются классификаторы технико-экономической и социальной информации?

4) Требования к оформлению какого вида документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?