Гриф согласования документа

Этим реквизитом оформляется внешнее согласование документа, которое может проводиться с подчиненными и неподчиненными организациями, если содержание документа затрагивает их интересы. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента Образования

личная подпись О.И. Трофимов

03.04.2004

Если согласование документа осуществляется отдельным документом (протоколом, письмом и др.), гриф согласования проставляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Минтруда России

от 28.12.2004 № 58

Гриф согласования оформляется на последнем листе документа ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа.

Визы согласования документа

Используют для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с документами как подтверждение факта ознакомления (виза ознакомления). Виза включает наименование должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Юрисконсульт

личная подпись Н.И. Власов

26.09.2004

При наличии замечаний к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Юрисконсульт

личная подпись Н.И.Власов

26.09.2004

Замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования или полистное визирование.

Оттиск печати

Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Это документы финансового характера, удостоверяющие права лиц и др.

В организации печати бывают двух видов: гербовая (или приравненная к ней фирменная – «круглая») и простая.

Гербовая (фирменная) печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба РФ (герба субъекта РФ, эмблемы организации), а по окружности – полное наименование организации, указание на место его нахождения, ИНН и др. сведения по усмотрению организации (ОКПО, ОГРН). (ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Указанные требования вступили в силу с 1 января 2004 г.).

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, при опечатывании сейфов и т.п.