Раздел 4. Организация работы с документами

Тема 8. Организация документооборота.

· Понятие, структура и объем документооборота.

· Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение документов.

· Регистрация документов.

· Рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения или исполнителям (резолюции).

· Исполнение документов.

· Обработка, составление и движение отправляемых (исходящих) и внутренних документов.

Тема 9. Контроль исполнения документов.

· Этап постановки документов на контроль.

· Этап ведения контроля.

· Этап анализа исполнительной дисциплины.

Тема 10. Формирование и оформление дел.

· Технология работы с документами.

· Инструкция по делопроизводству на предприятии.

· Номенклатура дел.

· Процедура передачи документов в архив и уничтожения документов.

· Роль секретаря-референта в организации делопроизводства.

· Технические средства составления, обработки, пересылки и копирования информации.

Примерное содержание раздела.

Документооборот и документопотоки. Структура документооборота предприятия. Требования, предъявляемые к документообороту предприятия. Документооборот состоит из потока поступающих в учреждении документов (входящий), поток отправляемых документов (исходящий), поток внутренних документов (внутренний). Поэтому к документообороту предъявляют следующие требования: прямоточность движения документов, прохождение документов кратчайшим путем, избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии и их функциональными обязанностями, единообразие маршрута движения.

Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящих документов.

Порядок обработки отправляемых документов. Передача документов внутри организации.

Регистрация и контроль исполнения документов. Контроль сроковый, предупредительный (текущий), последующий (итоговый). Индексирование документов. Порядок снятия документов с контроля.

Регистрационные учетные формы (журнальная, карточная, автоматизированная).

Систематизация и хранение дел. Правила составления и применение номенклатуры дел предприятия. Конкретная, примерная и типовая номенклатура дел. Группировка документов в первичные комплексы. Понятие «дело». Принципы формирование дел: номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический, экспертный.

Передача документов в архив. Типовые сроки хранения дел. Дела постоянного и временного сроков хранения. Оформление дел и составление описи. Уничтожение дел.

Службы и работники, ответственные за ведение документооборота.

Ведение делопроизводства на компьютере. Создание и ведение баз данных. Оформление документов с помощью программ Microsoft Office. Современные средства оргтехники: копировальные, факсовые аппараты, мини-АТС.

Методические указания.

При изучении этой темы следует обратить внимание на то, что делопроизводство на предприятии состоит из двух стадий: документирование – создание, составление документа, правила его оформления и организация работы с документами, т.е. документооборот, регистрация, контроль исполнения, составление номенклатуры дел и подготовка документов к передаче в архив.

Следует отметить, что инструкция по делопроизводству определяет распределение функций, обязанностей работников предприятия без дублирования. В соответствии с функциональными обязанностями составляются должностные инструкции каждого сотрудника, сотрудники, выполняющие сходные функции объединяются в отделы, отделам присваиваются порядковые номера и составляется сводная номенклатура дел предприятия.

Особое внимание следует уделить процедуре передачи дел в архив, составу и задачам экспертной комиссии по передаче дел в архив, хранению документов в архиве, передаче дел в государственный архив. При этом отдельно рассматривается процедура передачи документов на уничтожение.

Вопросы для самоконтроля к теме 8:

1. Определение и целевое назначение документооборота.

2. Что является документопотоком?

3. Типы документопотока.

4. Исходя из чего рассчитывается объем документооборота?

5. Этапы технологической цепочки обработки и движения поступивших документов.

6. Для чего необходимо предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов?

7. С какой целью регистрируются документы?

8. Что такое индексирование документа? Как, из чего формируется регистрационный номер поступившего, отправляемого и внутреннего документа?

9. Что такое резолюция? Из каких элементов она состоит?

10. Этапы обработки и движения отправляемых и внутренних документов.

Вопросы для самоконтроля к теме 9,10:

1. Задачи, которые можно решить с помощью системы срокового контроля.

2. Функции, которые выполняет документационная служба в процессе контроля исполнения документа.

3. Какие операции входят в этап ведения контроля исполнения документа?

4. Каким образом документ снимается с контроля?

5. Каким образом, и с какой целью ведется анализ исполнительной дисциплины?

6. Процедура передачи документов в архив.

7. Процедура уничтожения документов.

8. Роль секретаря-референта в организации делопроизводства.

9. Технические средства составления, обработки, пересылки и копирования информации.

10. Какая информация содержится в номенклатуре дел?